Untuk Apa Gantt Chart Digunakan

Dalam manajemen proyek, langkah awal Anda dimulai dengan peta jalan – ringkasan tingkat tinggi yang merinci penglihatan, arahdan kiriman proyek Anda dengan penekanan pada apa yang perlu Anda lakukan dan mengapa. Pendekatan dan alat yang berbeda dapat membantu membangun peta jalan yang andal. Salah satunya adalah Gantt chart.

Namun, bagan Gantt mampu lebih dari sekadar membangun peta jalan. Mereka juga dapat digunakan untuk perencanaan proyek, manajemen tim dan sumber daya, dan kolaborasi.

Untuk apa Gantt chart digunakan?

Pada intinya, bagan Gantt adalah cara yang bagus untuk menghubungkan tugas dan tanggal berkat sifatnya yang dua sumbu. Setelah Anda membuat tugas dan menentukan tanggal mulai dan berakhirnya, Anda mendapatkan salah satu garis waktu dengan visualisasi terbaik yang menunjukkan informasi penting secara sekilas. Sementara kekuatannya terletak pada menampilkan tanggal dan tenggat waktu, manfaat bagan Gantt jauh melampaui itu.

Apa-itu-bagan-gantt-digunakan-untuk-manfaatTanggal dan tenggat waktu yang ditentukan dengan jelas memberdayakan anggota tim untuk memprioritaskan pekerjaan mereka dan memenuhi tenggat waktu.

Pada saat yang sama, tanggal yang telah ditentukan sebelumnya tidak menghilangkan fleksibilitas anggota tim. Peta jalan harus fleksibel karena produk dan proyek akan mengalami perubahan seperti hal lain di dunia. Ada asumsi bahwa Gantt chart tidak mengizinkan perubahan – tetapi justru sebaliknya. Jika Anda mencari perangkat lunak manajemen proyek, Anda akan menemukan bahwa banyak alat seperti GanttPRO, Wrike, dan Microsoft Project menawarkan fitur penjadwalan otomatis. Fitur ini secara otomatis menyesuaikan tanggal jika ada perubahan pada tugas yang bergantung.

Manfaat Gantt Chart

Jika Anda masih tidak yakin tentang kekuatan grafik Gantt, maka manfaat berikut ini akan mempengaruhi Anda. Bagan Gantt telah memberi manfaat bagi lusinan industri: TI, pemasaran, konstruksi, konsultasi, desain, manufaktur, pendidikan, perencanaan acara, ritel, pemeliharaan, peluncuran produk, dan banyak lainnya. Bidang ini mungkin berbeda, tetapi bagan Gantt memungkinkan mereka melakukan hal berikut:

Baca Juga:  5 Langkah Menuju Rapat Manajemen Proyek yang Sukses

1. Pecah ruang lingkup pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil yang dapat dikelola

Bagaimana perasaan Anda jika Anda disuruh membangun rumah sekarang? Panik? Terkejut?

Tidak mungkin untuk mulai mengerjakan sesuatu tanpa memotongnya. Orang-orang takut dengan sejumlah besar pekerjaan dan cenderung melakukan tugas di mana hasilnya terlihat. Kerangka waktu yang lebih jelas dan tugas yang ditentukan secara jelas dengan tenggat waktu yang Anda miliki, semakin produktif Anda.
Jangan takut untuk menambahkan ke bagan Gantt item sebanyak yang Anda butuhkan dan ikuti langkah demi langkah. Jika ada yang tidak beres, ingatlah bahwa rencana Anda fleksibel.

2. Hubungkan tugas dengan dependensi

Anda hampir tidak akan menemukan proyek di mana tugas-tugas sepenuhnya terpisah satu sama lain. Paling sering, tugas terhubung, dan koneksi ini menunjukkan hubungan di antara mereka, yaitu urutan tugas yang perlu dilakukan.

Dalam Manajemen Proyek, ada jenis dependensi berikut:

    • Selesai untuk memulai
    • Mulai untuk memulai
    • Selesai sampai selesai
    • Mulai sampai selesai

3. Komunikasikan status proyek

Selain peserta, proyek dapat mencakup mitra, pemangku kepentingan, atau klien. Mereka tidak perlu memiliki akun untuk perangkat lunak yang Anda gunakan untuk bagan Gantt. Solusi modern yang kuat memungkinkan mengekspor bagan ke format populer atau membagikannya dengan hak untuk dilihat. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat berbagi kemajuan proyek dengan pemangku kepentingan dengan alat yang tepat.

Baca Juga:  Teknik Penjadwalan Proyek untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

4. Mengatur kolaborasi tim dalam sistem terpusat

Apa-itu-bagan-gantt-digunakan-untuk-manfaatPembuat bagan Gantt modern tidak hanya digunakan untuk menetapkan tujuan proyek dan inisiatif strategis. Mereka memungkinkan peserta untuk menyusun semua informasi terkait proyek di satu tempat dan mengatur kolaborasi tanpa perlu beralih ke aplikasi lain.

Akibatnya, bagan Gantt menjadi hub tempat semua dokumen disimpan, dan diskusi diadakan dengan cara yang dapat diakses. Menyimpan segala sesuatu di garis waktu mengurangi kebutuhan akan rapat pembaruan status yang berlebihan.

5. Pertahankan anggota tim dalam lingkaran dengan peta jalan yang diperbarui

Proyek Anda tidak akan diperbarui secara ajaib dengan sendirinya. Setiap saat, itu harus hanya berisi informasi aktual: tugas, tanggal, dokumen, sumber daya, dll.

Ini berarti bahwa sebuah proyek perlu diperbarui terus menerus oleh manajer dan tim. Seharusnya tidak dilakukan, katakanlah, seminggu sekali. Pembaruan konstan menyiratkan bahwa orang yang bertanggung jawab menyelami peta jalan mereka, menentukan detail, dan mengubahnya jika situasinya mengharuskan.

6. Alokasikan sumber daya secara merata

Seperti disebutkan sebelumnya, bagan Gantt bukan hanya tentang tugas dan tanggal. Mereka adalah alat holistik yang memberikan fitur manajemen sumber daya juga.

Masalah dengan manajemen sumber daya dan beban kerja di banyak proyek adalah bahwa sumber daya tidak tersebar secara merata. Beberapa dari mereka dapat memiliki terlalu banyak tugas dan kelebihan beban yang berdampak negatif pada kesehatan proyek. Pada saat yang sama, peserta proyek lain dapat berkinerja buruk karena penugasan tugas yang tidak tepat.

Bagan Gantt bermanfaat bagi mereka yang memperbaiki masalah dan membantu mengalokasikan sumber daya secara merata.

Baca Juga:  Kanban vs Scrum

7. Bekerja dengan anggota tim jarak jauh dan memotivasi mereka

Analisis oleh Flexjobs menemukan bahwa pekerjaan jarak jauh telah meningkat sebesar 44% sejak 2015, dengan bekerja dari rumah menjadi norma baru di seluruh dunia.

Ada tantangan unik yang terlibat dalam mengelola proyek dengan tim jarak jauh. Yang utama adalah mengumpulkan semuanya di satu tempat dan mengoordinasikan semua orang. Bagan Gantt, sebagai solusi efektif untuk tim internal, akan membuat semua orang tetap pada pemahaman yang sama terlepas dari negara atau zona waktu tempat anggota tim Anda berada.

Juga, sangat mudah untuk kehilangan motivasi ketika Anda tidak dapat melihat hasil yang jelas dari pekerjaan yang Anda lakukan. Garis waktu bagan Gantt adalah salah satu cara terbaik untuk memvisualisasikan proyek dan menunjukkan kepada semua orang bagaimana kemajuannya. Dan jika Anda dapat melihat apa yang telah Anda lakukan, apa yang sedang berlangsung, dan apa yang ada di depan, Anda terus mengikuti perkembangan proyek.

Bagan Gantt lebih dari sekadar peta jalan proyek

Ketika ditanya, “untuk apa Gantt chart digunakan?” Orang harus ingat bahwa peta jalan proyek terdiri dari banyak aspek: tugas, tanggal dan tenggat waktu, sumber daya, komunikasi tim, visi, dan tujuan, dll.

Alat modern berdasarkan bagan Gantt menawarkan peluang untuk pekerjaan yang nyaman pada produk, proyek, dan peta jalan. Garis waktu yang divisualisasikan membantu anggota tim untuk segera menyadari di mana mereka berada pada saat tertentu dan melihat apa yang harus mereka capai sesudahnya.

Tinggalkan komentar