Template Manajemen Proyek Gratis Terbaik pada tahun 2022

Manajer proyek yang sukses bekerja dengan cerdas. Mereka membangun keterampilan, berlatih keras, dan menggunakan alat yang tepat. Tidak heran mereka sering menyelesaikan sesuatu menggunakan template manajemen proyek. Formulir yang sudah jadi ini tidak hanya memudahkan untuk memantau tugas dan melacak kemajuan, tetapi juga membantu mempercepat, menstandarisasi, dan meningkatkan seluruh proses manajemen proyek.

Karena setiap proyek memiliki banyak aspek, dokumentasi proyek mencakup berbagai bidang. Faktanya, ada template untuk hampir semua tahap dalam siklus hidup proyek, dari awal hingga selesai.

Template manajemen proyek melayani banyak tujuan. Mereka dapat membantu tim menetapkan tujuan, menetapkan tugas, mengelola pengeluaran, memantau kemajuan, tetap sesuai jadwal, dan memindahkan proyek dari satu pencapaian ke pencapaian berikutnya.

Dokumen terkait proyek dibuat menggunakan alat pembuatan yang berbeda seperti Excel, Microsoft Project, Google Spreadsheet, dan PowerPoint. Untungnya, Anda tidak perlu membuat ulang dokumen-dokumen ini dari awal. Jika Anda ingin lebih efisien, formulir dan template manajemen proyek yang sudah jadi pasti dapat membantu.

Berikut adalah 30+ templat manajemen proyek gratis paling berguna yang dapat membantu Anda mengatur tugas, menghemat waktu, dan menandai semua item di daftar periksa Anda.

Template praktis ini akan menghemat waktu Anda yang berharga saat menjalankan proyek Anda.

Template Manajemen Proyek Gratis Terbaik pada tahun 2022

30+ templat paling berguna dalam manajemen proyek

Untuk membantu Anda menemukan template yang Anda butuhkan dengan mudah dan cepat, kami telah menyusun daftar ke dalam kategori umum.

Piagam proyek & rencana proyek

Template-manajemen-proyek-gratisKeberhasilan proyek tergantung pada pemahaman yang jelas dan lengkap tentang tujuan, prioritas, peran, dan jadwal. Untuk mencapai ini, semua pemangku kepentingan harus berada di halaman yang sama setiap saat. Memiliki pemahaman penuh tentang fungsi spesifik mereka, pemangku kepentingan juga harus memiliki pandangan tingkat atas dari proyek secara keseluruhan. Dokumen inti seperti piagam proyek, rencana, dan ikhtisar akan membantu Anda menyelesaikannya. Dokumen-dokumen ini memformalkan fondasi proyek dengan mendefinisikan tujuan, ruang lingkup, tugas komponen, pemangku kepentingan/tim, jadwal, persetujuan, dan informasi relevan lainnya.

    1. Ikhtisar Proyek (Evernote)
    1. Perencanaan Strategis (Evernote)
    1. Templat Piagam Proyek MDM (Matt McCarty, Google Spreadsheet)
    1. Piagam Proyek (Danilo Cho, Word)
    1. Piagam Proyek (NYU, Word)
    1. Piagam Proyek (MyPMLLC.com, Word)
Baca Juga:  Peran Kantor Manajemen Proyek Langkah Kunci untuk Sukses

Pelacakan proyek, garis waktu, dan bagan gantt

Template-manajemen-proyek-gratisProyek perlu terus dipantau setelah mereka berjalan. Formulir pelacakan dan templat laporan memberi pemilik proyek, pemimpin, dan pelanggan visibilitas yang mereka butuhkan untuk menilai kemajuan proyek serta tantangan dan peluang yang dihadapinya saat ini. Antara lain, templat pelacakan proyek membantu menentukan apakah semuanya berjalan sesuai rencana, jadwal, dan anggaran. Pelacakan dan laporan proyek juga memungkinkan manajer untuk melakukan tindakan perbaikan jauh sebelum hambatan besar terjadi.

Garis waktu dan jadwal proyek dapat dibuat menggunakan tabel sederhana tetapi dokumen kompleks dengan banyak variabel harus dibuat sebagai bagan Gantt. Dokumen canggih tersebut memberikan detail yang lebih besar dengan menunjukkan pencapaian spesifik dan ringkasannya, tugas komponen, dan hasil, pemilik tugas, tanggal mulai dan jatuh tempo, dependensi, dan informasi relevan lainnya.

    1. Dasbor Manajemen (SmartSheet, Excel)
    1. Linimasa Proyek (Smartsheet, Google Spreadsheet)
    1. Pelacakan Proyek (Smartsheet, Google Spreadsheet)
    1. Pelacakan Proyek (Vertex42, Excel)
    1. Jadwal Proyek (Vertex42, Excel)
    1. Garis Waktu Proyek (Vertex42, Excel)
    1. Kerangka Garis Waktu Proyek (Google Spreadsheet)
    1. Gantt Chart (Smartsheet, Google Spreadsheet)

Manajemen anggaran

Template-manajemen-proyek-gratisSelain menjadi praktik yang baik, tetap dalam anggaran berfungsi sebagai tolok ukur untuk menilai kesehatan dan kesuksesan proyek. Tentu saja, itu juga mengatakan banyak tentang keterampilan dan akal dari manajer proyek.

Dokumen-dokumen berikut membantu pemimpin proyek melacak dan mengelola pengeluaran terkait proyek. Mereka juga memungkinkan manajer untuk membuat alokasi sumber daya dan strategi biaya yang mendorong efisiensi dan produktivitas tanpa merusak bank.

    1. Anggaran Bulanan (Google Spreadsheet)
    1. Laporan Pengeluaran (Google Spreadsheet)
    1. Anggaran Proyek (Evernote)
    1. Anggaran Proyek Rinci (Vertex42, Excel)

Pemantauan tugas & daftar tugas

Template-manajemen-proyek-gratisPada dasarnya, sebuah proyek mewakili hasil yang diinginkan ketika satu set tugas terkait benar-benar disampaikan. Sederhananya, sebuah proyek adalah jumlah dari tugas-tugas komponennya. Inilah sebabnya mengapa manajer proyek rajin memantau kemajuan setiap kiriman, terutama yang memiliki ketergantungan yang signifikan. Dan inilah mengapa templat pelacakan tugas dan daftar tugas sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Dokumen tersebut memungkinkan manajer untuk menetapkan prioritas, memperjelas kepemilikan peran, membantu pemangku kepentingan yang kesulitan, dan memastikan bahwa tidak ada hambatan besar yang akan muncul di kemudian hari. Template berikut akan membantu Anda meminta pertanggungjawaban setiap anggota tim dan memastikan bahwa hasil tercapai tepat waktu, sesuai anggaran, dan setara dengan standar kualitas yang diharapkan.

    1. Daftar Tugas (Google Spreadsheet)
    1. Daftar Tugas (Vertex42, Excel)
    1. Area Tanggung Jawab (Evernote)
Baca Juga:  Cara Membuat dan Mengelola Anggaran Proyek yang Dapat Dilakukan

Pelacakan absen & jadwal kerja

Template-manajemen-proyek-gratisManajemen waktu yang baik mengarah pada hasil proyek yang sangat baik. Ini membantu membentuk tim yang terorganisir dengan baik yang berjalan sesuai jadwal dan mencapai kesuksesan yang dapat diprediksi seperti jarum jam. Jadi gunakan templat ini untuk mengoptimalkan dua sumber daya paling berharga yang dimiliki sebuah proyek: bakat dan waktu.

Dokumen-dokumen ini akan membantu Anda merencanakan jadwal, melacak waktu, dan memastikan bahwa kumpulan bakat tim Anda tidak akan pernah sia-sia.

    1. Perencana Harian (Evernote)
    1. Lembar Waktu Mingguan (Google Spreadsheet)
    1. Perencana Mingguan (Evernote)
    1. Kartu Waktu Mingguan (Vertex42, Excel)

Pelacakan masalah & ubah permintaan

Template-manajemen-proyek-gratisHal-hal tidak selalu berjalan sesuai rencana. Namun jangan panik saat hal ini terjadi. Lacak proyek dan catat semua hal relevan yang tidak memenuhi harapan Anda. Buat semua orang menyadari tantangan ini dan gunakan sumber daya yang tepat untuk memperbaiki masalah tersebut. Jika melakukannya tidak cukup, Anda dapat memulai perubahan dan merekomendasikan alternatif yang lebih baik. Template pelacakan masalah dan formulir permintaan perubahan ini adalah alat yang tepat untuk mengatur semuanya dengan benar.

    1. Pelacakan Masalah (ProjectManager.com, Excel)
    1. Ubah Formulir Permintaan (Google Documents)

pemantauan KPI

Template-manajemen-proyek-gratisJangan biarkan kinerja proyek menjadi permainan tebak-tebakan. Tetap di atas situasi dengan memiliki visibilitas dan kontrol atas semua fakta di lapangan. Bagaimanapun, proyek memiliki tolok ukur khusus yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja tim dan individu. Metrik ini memungkinkan penilaian yang akurat tentang kesehatan proyek secara keseluruhan dan apakah proyek tetap sesuai jadwal, sesuai anggaran, dan selaras dengan harapan. Template pemantauan KPI ini dapat membantu Anda melacak metrik yang relevan dan menjaga agar proyek tetap berjalan sesuai rencana.

Pelacak KPI (Smartsheet, Excel)

Manajemen tim

Template-manajemen-proyek-gratisMendapatkan semua orang di halaman yang sama dapat membutuhkan usaha, terutama jika Anda mengelola sebuah proyek yang melibatkan beberapa departemen. Template ini memperjelas struktur, akuntabilitas, dan saling ketergantungan semua tim dalam proyek. Mereka juga dapat berfungsi sebagai direktori ad-hoc untuk mengidentifikasi dan terhubung dengan pemangku kepentingan dengan cepat.

    1. Daftar Tim (Google Spreadsheet)
    1. Struktur Rincian Kerja (WBS) (Vertex42, Excel)
Baca Juga:  Cara Membuat dan Mengelola Anggaran Proyek yang Dapat Dilakukan

Rencana komunikasi

Template-manajemen-proyek-gratisKeberhasilan suatu proyek tergantung pada sistem komunikasi yang efektif. Pesan tidak hanya harus jelas, tetapi juga harus menjangkau semua pemangku kepentingan secara tepat waktu, efisien, dan kuat. Ingat, kolaborasi dan percakapan memungkinkan profesional manajemen proyek untuk mengambil tindakan yang tepat, memperbaiki masalah, dan membangun solusi yang lebih baik.

Template ini akan membantu Anda membuat semua orang diperbarui dan selalu berada di halaman yang sama. Gunakan dasbor untuk memberikan pandangan sekilas tentang status dan kinerja proyek. Buat catatan rapat yang informatif dan dapat ditindaklanjuti untuk menetapkan kejelasan dan memajukan tim. Dan selalu tutup proyek yang sudah selesai dengan sesi “pelajaran yang didapat” post-mortem.

    1. Dasbor Manajemen (SmartSheet, Excel)
    1. Agenda Rapat (Evernote)
    1. Catatan Rapat (Google Documents)
    1. Catatan Rapat (Evernote)
    1. Presentasi Post Mortem (Microsoft, PowerPoint)
    1. Templat Analisis Post Mortem (Pemerintah Kanada, Word)

Kesimpulan

Jika Anda membenci tantangan, Anda tidak akan pernah menyukai manajemen proyek. Agar berhasil di lapangan, Anda perlu menangani banyak bagian yang bergerak — mulai dari jadwal dan anggaran hingga kontrol kualitas dan penanganan masalah. Mengelola sebuah proyek membutuhkan keterampilan dan disiplin, tetapi untungnya, Anda tidak selalu harus menemukan kembali kemudi.

Proses, praktik, dan dokumentasi dalam manajemen proyek telah menjadi standar selama bertahun-tahun. Dengan demikian, Anda dapat menemukan banyak templat dokumen untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari.

Template ini mencakup beberapa dokumen yang paling umum digunakan dalam manajemen proyek. Anda dapat mengunduh dokumen ke perangkat Anda atau membuat salinan di penyimpanan cloud Anda. Ini selalu dapat digunakan kembali oleh setiap tim di organisasi Anda. Ingat, Anda dapat menyesuaikan atau menyempurnakan dokumen apa pun yang tercantum di sini agar sesuai dengan proyek atau lingkungan operasional spesifik Anda.

Tinggalkan komentar