Teknik Penjadwalan Proyek untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Mengapa memiliki teknik penjadwalan proyek yang kuat itu penting?

Berapa kali Anda meluncurkan sebuah proyek, hanya untuk menyadari di tengah jalan Anda lupa satu langkah? Atau, penghalang jalan muncul, dan Anda tidak mengalokasikan waktu untuk penundaan? Atau lebih baik lagi, berapa kali proyek bor api muncul yang perlu dilakukan secepatnya? Sebenarnya, penundaan dan kemacetan jalan tidak dapat dihindari dan dampak keterlambatan dalam satu proyek tidak hanya memengaruhi satu proyek, tetapi juga seluruh beban kerja Anda.

Mengelola banyak proyek dalam satu garis waktu adalah sebuah tantangan, apa pun industri Anda. Tim yang sudah dibanjiri pekerjaan, sering kali kesulitan untuk menambahkan proyek baru ke dalam alur kerja mereka sambil mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk memastikan kesuksesan.

Langkah pertama untuk mengasah teknik penjadwalan proyek Anda adalah memperkuat diri Anda dengan alat manajemen proyek yang tepat. Anda dapat memvisualisasikan, mengelola, dan mengukur sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah proyek.

Salah satu contoh alat tersebut? Sebuah grafik Gantt. Ini membantu Anda memvisualisasikan proyek Anda dari perspektif garis waktu dan memungkinkan Anda untuk mengatur ketergantungan antar tugas. Memahami hubungan antar tugas berarti Anda dapat mengidentifikasi potensi kemacetan dan menambahkan bantalan strategis untuk membantu proyek berjalan dengan lancar.

Dan itu hanya permulaan! Wrike baru-baru ini merilis laporan benchmark industri Layanan Profesional, di mana mereka mensurvei 1.000+ pemimpin untuk memahami tantangan manajemen proyek teratas mereka. Di bawah ini adalah bagian yang menyoroti wawasan — secara universal berharga untuk industri apa pun — tentang bagaimana tim proyek dapat meningkatkan produktivitas melalui pengoptimalan teknik penjadwalan proyek mereka.

Teknik penjadwalan proyek untuk meningkatkan produktivitas anda dan untuk layanan profesional: laporan survei benchmark industri.

Salah satu industri khususnya yang perlu menguasai teknik penjadwalan proyek adalah industri jasa profesional. Berkat teknologi, industri ini berkembang pesat. Menurut Laporan Global Pasar Layanan Profesional, diperkirakan akan tumbuh sebesar 5,4% pada tahun 2020, mencapai hampir $5 triliun. Munculnya kesempatan kerja menarik lebih banyak persaingan ke arena. Bisnis perlu menemukan cara untuk membedakan diri mereka sendiri dan menjadi skalabel untuk tumbuh di pasar yang berkembang. Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mengoptimalkan alur kerja penjadwalan proyek masuk Anda.

Baca Juga:  5 Strategi untuk Memprioritaskan Proyek Anda

Tim layanan profesional tidak bisa lagi hanya mengandalkan keahlian tinggi di bidangnya. Selain mengelola banyak proyek dan klien secara efektif, para profesional saat ini membutuhkan alat untuk membantu mereka menerima pelanggan baru dengan lancar sambil memberikan pengalaman kelas dunia. Ini termasuk dapat dengan mudah melacak jam yang dapat ditagih dan menerjemahkan waktu itu menjadi nilai yang terukur.

Bidang peluang utama untuk layanan profesional

Survei tersebut mengidentifikasi tiga bidang peluang utama bagi perusahaan jasa profesional. Berfokus pada tiga area ini meningkatkan retensi pelanggan, kebahagiaan karyawan, dan meningkatkan skalabilitas untuk organisasi Anda:

    1. Penjadwalan proyek dan alokasi sumber daya
    1. Menyelaraskan proses yang mengoptimalkan kolaborasi
    1. Visibilitas ke dalam status dan kemajuan proyek

Untuk tetap menjadi yang terdepan dalam inovasi, anggota tim perlu memahami cara membuat tolok ukur dan mengatasi hambatan industri terkemuka ini. Dalam laporannya, Wrike mencakup ketiganya, tetapi di sini, kami akan menyoroti poin penting pertama: Penjadwalan proyek dan alokasi sumber daya.

Penjadwalan proyek dan manajemen sumber daya

Sebagian besar tim layanan profesional dapat menghubungkan: Anda memenangkan klien dan terjun langsung ke proyek pertama mereka. Anda tahu persis apa yang mereka inginkan, semua orang selaras dalam ruang lingkup, dan rencananya berjalan mulus — sampai Anda mencapai setengah jalan dan menemukan bahwa Anda masing-masing memiliki visi dan harapan yang berbeda.

Penyiapan proyek dan pengelolaan sumber daya merupakan tantangan bagi banyak perusahaan. Salah satu dari 3 alasan teratas proyek layanan profesional tertunda adalah karena perencanaan dan pengelolaan sumber daya yang tidak akurat. Jika Anda tidak menguasai seni perencanaan proyek dan mengelola sumber daya Anda secara efektif, Anda akan kehabisan tenaga ketika kemacetan proyek pasti terjadi.

Baca Juga:  Apakah Sertifikasi CAPM Layak?

Penjadwalan proyek-teknik-hambatanSurvei kami menunjukkan korelasi langsung antara ketidakmampuan untuk memulai proyek secara efektif dan keterlambatan pengiriman. Perubahan menit terakhir pada persyaratan adalah alasan #1 untuk penundaan proyek. Ini tidak mengherankan: 32% responden melaporkan bahwa manajemen permintaan menantang atau sangat sulit bagi anggota tim mereka.

Alasan # 2 untuk penundaan proyek adalah prioritas yang bertentangan dan tidak cukup waktu untuk menyelesaikan semua proyek tepat waktu. Ini adalah indikator lain dari manajemen sumber daya dan perencanaan proyek yang buruk. Hal ini tidak hanya merugikan kepuasan klien, tetapi juga menyebabkan kejenuhan karyawan. Survei kami menunjukkan bahwa 31% responden bekerja lebih dari 8 jam sehari tiga hari seminggu — sementara 18% bekerja 8+ jam setiap hari kerja.

Teknik-penjadwalan proyek-karyawan-kelelahanBerapa jam yang dapat dihemat — dan penundaan proyek dapat dihindari — dengan perencanaan proyek dan manajemen sumber daya yang lebih baik? Jika Anda ingin mencegah churn klien dan kelelahan karyawan karena terlalu banyak perubahan persyaratan dan tidak cukup waktu, coba sertakan praktik terbaik manajemen kerja ini ke dalam alur kerja proyek Anda:

Langkah 1: Gunakan formulir permintaan untuk mengatur pekerjaan yang masuk dan memastikan semua persyaratan didokumentasikan dan disepakati sebelum proyek dimulai. Menyelaraskan harapan sejak awal meningkatkan akurasi perencanaan dan membantu menghindari perubahan di menit-menit terakhir.

Langkah 2: Pertemuan awal proyek lembaga. Selama pertemuan, tentukan proses proyek dengan klien. Tentukan tonggak, tanggung jawab, dan metrik keberhasilan. Tunjukkan kepada klien proses Anda untuk mengelola perubahan proyek. Ini tidak hanya menetapkan harapan dan membantu Anda mengelola sumber daya Anda dengan lebih baik, tetapi juga memungkinkan klien untuk menghargai pemikiran Anda ke depan dan merasa percaya diri dengan keahlian Anda.

Baca Juga:  Daftar Periksa Penutupan Proyek

Langkah 3: Gunakan alokasi sumber daya yang berpusat pada upaya. Tunjukkan dan distribusikan jam atau menit tugas secara terpisah dari durasi, sehingga anggota tim tahu persis apa yang harus mereka kerjakan kapan. Bahkan jika sebuah proyek direncanakan selama empat hari, mungkin tidak memerlukan empat hari kerja penuh untuk menyelesaikannya. Menjadwalkan tugas tanpa alokasi upaya yang efektif menyebabkan sumber daya dan biaya operasional terbuang percuma — belum lagi kebingungan dan ketidakefisienan tim.

Proyek-penjadwalan-teknik-sumber daya-alokasiLangkah 4: Bagi proyek menjadi tugas dan subtugas, dan gunakan bagan Gantt untuk memvisualisasikan dependensi. Bagan Gantt memberikan analisis jalur kritis dan menyoroti potensi konflik proyek yang dapat menyebabkan penundaan. Pastikan untuk memperhitungkan ini saat merencanakan garis waktu Anda. Saat Anda mengerjakan proyek, gunakan pelacakan waktu dan pelaporan untuk mengukur kinerja, dan manfaatkan informasi ini untuk menginformasikan dan menyempurnakan jadwal ke depan.

Langkah 5: Lacak proyek dalam tampilan garis waktu atau kalender untuk memvisualisasikan inisiatif mana yang sedang berlangsung dan akan segera turun. Ini membantu Anda dan tim Anda memprioritaskan, menetapkan, dan menjadwalkan tugas secara lebih efektif.

Pelajari cara menguasai keterampilan manajemen kerja penting lainnya

Menguasai seni menyiapkan proyek untuk sukses, adalah keterampilan yang membantu tim mengurangi banyak tantangan manajemen kerja teratas.

Unduh laporan survei lengkap Wrike untuk membaca tentang dua bidang peluang lainnya, tolok ukur posisi kompetitif Anda, dan pelajari strategi manajemen kerja untuk membantu Anda mengatasi persaingan.

Ke Anda

Menjadwalkan proyek secara efektif berarti lebih banyak jam sumber daya yang dihemat, lebih sedikit churn klien, dan lebih sedikit penundaan proyek.

Tinggalkan komentar