Piagam Proyek Lean Six Sigma

Apakah Anda bersiap untuk mempelopori proyek lean six sigma?

Tidak yakin bagaimana membuat piagam proyek pertama Anda untuk memulai semuanya?

Baik Anda baru mengenal six sigma atau baru mengasah keterampilan Anda, panduan ini dapat membantu Anda membuat piagam proyek yang semuanya menjamin kesuksesan bagi Anda dan tim Anda.

Hari ini saya akan membahas mengapa setiap proyek six sigma dimulai dengan piagam proyek dan kemudian menunjukkan kepada Anda cara membuatnya dalam waktu yang lebih singkat dengan templat gratis di akhir panduan ini.

Untuk memulai, berikut adalah ikhtisar singkat tentang apa itu piagam proyek lean six sigma (dan mengapa itu sepadan dengan waktu Anda).

Jika Anda sudah terbiasa dengan salah satunya, Anda dapat langsung beralih ke bahan yang harus dimiliki oleh piagam proyek Anda sekarang.

Apa itu Piagam Proyek Lean Six Sigma?

Karena setiap proyek lean six sigma dimulai dengan project charter, ini adalah langkah pertama yang harus diambil sebelum Anda melakukan hal lain.

Tapi apa sebenarnya itu?

Piagam proyek lean six sigma menguraikan detail utama, sasaran, niat, dan banyak komponen penting lainnya dari proyek Anda seperti peta jalan.

Ini juga digunakan sebagai kontrak antara tim pelaksana proyek dan orang yang mendanainya, yang dikenal sebagai sponsor.

Piagam proyek ini membantu menetapkan harapan, termasuk pencapaian dan hasil yang diharapkan, untuk menjaga semua orang tetap pada jadwal dan dalam lingkaran, termasuk pemegang saham dan anggota tim.

Untuk memastikan piagam proyek six sigma Anda mencakup semua yang Anda butuhkan, ikuti tips di bagian berikut ini.

7 bahan utama untuk Piagam Proyek Six Sigma yang sukses

Membuat piagam proyek dari awal mungkin tampak menakutkan pada awalnya, tetapi dengan bantuan perincian ini, Anda akan memiliki gagasan yang lebih baik tentang cara menanganinya dengan mudah.

Sebelum membuat yang pertama, berikut adalah beberapa pertimbangan yang perlu Anda ingat:

    • Piagam proyek harus memberikan informasi dan detail tambahan tentang bagaimana proyek akan atau harus terungkap.
    • Itu harus jaga agar tim Anda tetap fokus, sesuai jadwal, sesuai anggaran, dan sinkron dengan tujuan proyek dan target bisnis Anda.
    • Cobalah untuk mengantisipasi kejutan dengan termasuk estimasi sumber daya/waktu tingkat tinggi yang pentingjadi tidak ada yang muncul saat diimplementasikan.

Pada dasarnya, piagam yang sukses membantu proyek Anda berjalan sedekat mungkin tanpa cegukan.

Beberapa elemen penting dalam piagam proyek six sigma meliputi:

    • Mendefinisikan tujuan, atau “mengapa” proyek
    • Menentukan tanggal mulai dan target akhir
    • Menetapkan tujuan dan sasaran
    • Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan
    • Mendefinisikan peran dan dukungan yang diperlukan dari manajemen atas
Baca Juga:  Matriks RACI

Karena ini hanya ikhtisar tingkat tinggi, mari selami lebih dalam untuk memahami setiap elemen tertentu.

Anda pasti ingin memiliki semua 7 item yang harus dimiliki ini dalam piagam proyek Anda berikutnya:

#1: Kasus bisnis

kasus bisnis lean six sigma Kasus bisnis dapat diringkas dalam satu kata: mengapa.

Mengapa tim Anda mengambil proyek ini?

Dan mengapa pemegang saham Anda harus mendukungnya?

Jawab pertanyaan-pertanyaan ini dan sertakan manfaat terukur, seperti jam atau dolar yang dihemat, yang datang dengan menyelesaikan usaha ini.

Kasus bisnis Anda juga harus menunjukkan bagaimana proyek ini akan membantu perusahaan mencapai tujuannya.

Setelah Anda mempelajari jawaban ini, Anda akan memerlukan jawaban lain untuk menjawab masalah yang sedang diselesaikan oleh proyek Anda.

#2: Pernyataan masalah dan peluang

Bagian ini adalah tempat Anda akan menjelaskan masalah yang dihadapi secara rinci dan mengapa hal itu menjadi masalah bagi perusahaan Anda.

Apakah masalah ini memperlambat produksi Anda?

Atau apakah itu membebani Anda dengan meroketnya biaya operasional?

Setelah Anda menguraikan masalahnya, Anda kemudian dapat beralih ke mengatasi peluang untuk mengubah segalanya menjadi lebih baik.

Anda harus memasukkan ide untuk memperbarui proses Anda dan bagaimana peningkatan ini dapat membawa nilai lebih bagi pemangku kepentingan.

Pertanyaan penting lainnya untuk dibahas di sini meliputi:

    • Apa yang secara khusus perlu dikerjakan ulang? Berikan detail yang dapat diukur, tetapi singkat untuk saat ini.
    • Di mana Anda melihat masalah ini? Apakah ada langkah khusus yang memerlukan penyesuaian atau apakah seluruh bagian proses memerlukan pengerjaan ulang?
    • Apa gravitasi sebenarnya dari situasi ini? Apakah itu besar? Apakah bola salju dengan cepat di luar kendali? Jika ada sesuatu yang mendesak atau penting, sekaranglah saatnya untuk mengatasinya.

Pernyataan masalah yang baik akan mencakup keseimbangan detail penting tanpa membebani piagam proyek dengan terlalu banyak informasi yang tidak relevan.

Penting juga untuk membedakan di sini bahwa piagam harus sangat fokus pada masalah saja, bukan solusinya.

Jika solusinya sudah jelas, metodologi proyek lean six sigma tidak boleh digunakan.

Dan jika solusinya belum jelas, Anda dapat melanjutkan ke apa yang tim Anda harapkan untuk dicapai dengan proyek ini.

#3: Sasaran dan manfaat yang diproyeksikan

Sasaran SMART (yang merupakan singkatan dari spesifik, terukur, berorientasi pada tindakan, masuk akal, dan tepat waktu) adalah komponen penting untuk kesuksesan proyek apa pun, tetapi mereka sangat penting saat membuat piagam proyek six sigma yang ramping.

Baca Juga:  Manajemen Kualitas Proyek

Ini tidak hanya menunjukkan kepada pemegang saham seberapa banyak Anda telah memikirkan hal ini, tetapi juga menjelaskan apa yang dapat terjadi setelah Anda menerapkan strategi baru ini (alias, apa untungnya bagi mereka).

Sasaran dan manfaat yang diproyeksikan harus dalam istilah yang dapat diukur dan objektif.

Alih-alih menarik angka keluar dari udara tipis, luangkan waktu untuk bekerja melalui tujuan yang sebenarnya untuk memastikan mereka masuk akal.

Lagi pula, Anda tidak ingin membuat tim Anda terlalu berkomitmen dan kurang tayang. Itu resep untuk terlihat seperti manajer proyek pemula.

Setelah Anda menetapkan tujuan, Anda dapat membuat komponen berikutnya.

#4: Pernyataan tujuan

lean six sigmaPernyataan tujuan harus melukiskan gambaran hasil proyek yang sukses bagi pemegang saham dan anggota tim.

Beri semua orang gambaran tentang pencapaian tujuan Anda sehingga mereka dapat membayangkan apa yang Anda lihat.

Di sinilah Anda akan menjelaskan bagaimana Anda berencana untuk mengatasi masalah tersebut. Tapi, sekali lagi, Anda tidak perlu menjawab dengan solusi yang tepat karena itu bukan bagian dari piagam.

Pertanyaan yang ingin Anda jawab di sini meliputi:

    • Apa tujuan akhir Anda dan apa yang ingin Anda capai dengan proyek ini?
    • Apa tujuan terukur yang Anda rencanakan untuk dicapai?
    • Apa target tanggal penyelesaian Anda?

Selanjutnya, Anda dapat fokus pada detail proyek tertentu.

#5: Lingkup proyek

Untuk menguraikan ruang lingkup proyek, pertimbangkan parameter proyek dan tentukan batasan atau batasan yang ingin Anda buat.

Tambahkan detail tajam di sini tentang apa yang dipertimbangkan dalam ruang lingkup proyek dan apa yang akan berada di luar ruang lingkup sehingga semua orang dapat berkonsentrasi pada apa yang penting.

Dari sana, Anda akan siap untuk membuat peta jalan yang sebenarnya untuk proyek Anda agar semua orang tetap fokus dan dalam cakupan.

#6: Rencana proyek

Rencana proyek mencakup beberapa item seperti:

    • Langkah-langkah DMAIC yang Anda rencanakan untuk dilakukanyang berarti langkah-langkah untuk menentukan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengontrol proyek Anda.
    • Tonggak penting dan jadwal kiriman untuk menjaga proyek berjalan tepat waktu tanpa potongan jatuh melalui celah-celah.
    • Sumber daya. Jawab pertanyaan seperti: Siapa? Apa? Kapan? Berapa harganya? Dan bagaimana? Dengan sumber daya aktual untuk menyelesaikan pekerjaan. Rekan tim, peralatan, material, kontraktor, fasilitas, dll. Semua harus ada di bagian ini.
Baca Juga:  8 Pemborosan Lean

Dan akhirnya, Anda ingin memberi tim Anda banyak informasi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik yang berkaitan dengan proyek ini.

#7: Struktur tim

Sumber daya proyek lebih dari sekadar peralatan dan jam kerja. Itulah mengapa penting juga untuk melihat bagaimana sumber daya Anda yang paling signifikan — tim Anda — akan menangani proyek ini bersama Anda.

Bagian ini harus mengidentifikasi manajer kunci dan pemimpin proyek serta anggota tim pendukung dan peran mereka.

Dengan melakukan ini, setiap orang akan tahu siapa yang harus dihubungi pada saat dibutuhkan.

Sekarang setelah Anda mengetahui lebih banyak tentang komponen yang harus dimiliki dari piagam proyek lean six sigma, Anda siap untuk membuatnya sendiri.

Dan beruntung bagi Anda, kami memiliki template gratis untuk membantu Anda memulai dengan langkah yang benar.

Berikut cara menulis Piagam Proyek Lean Six Sigma (templat gratis)

Saat menangani piagam proyek lean six sigma, pastikan Anda memiliki cukup waktu untuk merumuskan rencana yang dipikirkan dengan matang.

Anda juga harus memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini berarti Anda mungkin perlu bertanya-tanya untuk melihat berapa lama langkah-langkah spesifik proyek dapat diselesaikan, mengingat kapasitas staf dan operasional Anda saat ini.

Ini memastikan Anda tidak terlalu berjanji pada piagam Anda.

Dengan pemahaman itu, Anda siap untuk menggunakan templat piagam proyek gratis ini sekarang.

templat piagam proyek lean six sigma

Untuk menggunakan templat, kunjungi tautan dan klik “Unduh Sebagai Dokumen Word” di bawah menu Berkas. Kemudian Anda akan memiliki dokumen berguna yang dapat Anda isi dengan informasi proyek Anda sendiri yang kita diskusikan hari ini.

Mintalah seseorang dari tim Anda untuk meninjau piagam proyek Anda sebelum membuat pengajuan akhir Anda untuk menjamin semuanya terlihat benar.

Buat Piagam Proyek Lean Six Sigma Anda hari ini

Dengan semua informasi ini dalam perangkat manajemen proyek Anda, tidak ada alasan untuk menunda-nunda pada piagam proyek Anda berikutnya.

Ikuti tips dalam panduan ini di samping template gratis kami dan membuat piagam proyek lean sigma pertama Anda harus bebas stres dan khawatir.

Lakukan ini dengan benar, dan Anda dan tim Anda akan segera menuju hasil proyek yang sangat sukses untuk pertama kalinya.

Tinggalkan komentar