Peran Kantor Manajemen Proyek Langkah Kunci untuk Sukses

Kantor Manajemen Proyek. Kedengarannya resmi, bukan?

Tidak semua organisasi memiliki kantor manajemen proyek, atau PMO. Dan tidak semua harus. Tapi itu jelas merupakan ide bagus untuk organisasi yang lebih besar yang menjalankan banyak proyek.

Mengapa? Karena kantor pusat yang menangani sebagian besar atau semua proyek organisasi dapat menciptakan – terutama dari waktu ke waktu – praktik yang solid dan dapat diulang berdasarkan keberhasilan proyek. Dengan demikian, mudah-mudahan meningkatkan peluang mereka untuk persentase keberhasilan proyek yang lebih tinggi di masa depan. Pertama, mari kita periksa peran dan tugas Kantor Manajemen Proyek yang dimaksudkan untuk dilakukan.

Apa itu Kantor Manajemen Proyek?

Pada dasarnya, kantor manajemen proyek (PMO) adalah tempat sentral untuk memastikan standar, prosedur, dan praktik perusahaan diikuti untuk memastikan proyek berhasil. Menurut Project Management Institute (PMI), PMO juga “memfasilitasi berbagi sumber daya, metodologi, alat dan teknik”.

Ada banyak manfaat dari penerapan kantor manajemen proyek. Pulse of the Profession Survey 2017 dari Project Management Institute menemukan bahwa perusahaan yang menggunakan PMO memiliki 38% lebih banyak proyek yang memenuhi tujuan bisnis strategis mereka dan mengalami 33% lebih sedikit proyek gagal.

PMO dapat sangat berguna untuk memberikan praktik dan standar umum bagi organisasi yang menjalankan banyak proyek di banyak lokasi. Hal ini juga membantu untuk mengukur efektivitas metodologi manajemen proyek yang digunakan, dengan mengumpulkan metrik proyek.

Peran dan Tanggung Jawab Kantor Manajemen Proyek

Setiap PMO berbeda. Itu tergantung pada ukuran organisasi, lingkungan bisnis, metodologi manajemen proyek yang digunakan, dan kebutuhan pemangku kepentingan.

Namun, hampir semua PMO berbagi beberapa peran dan tanggung jawab kunci.

Peran dan tanggung jawab kantor manajemen proyek utama adalah untuk:

    • Menyediakan badan manajemen proyek tata kelola yang terstruktur
    • Menyediakan repositori pusat untuk semua proyek dan informasi proyek
    • Menyediakan struktur manajemen terpusat untuk semua fungsi manajemen proyek
    • Menyediakan kemampuan pelaporan portofolio proyek
    • Uraikan proses atau metodologi manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik
    • Mentor dan melatih staf manajer proyek yang berpengalaman dan kompeten

Sebuah organisasi dengan kantor manajemen proyek di tempat memiliki manfaat dari satu hub pusat untuk semua fungsi manajemen proyek. Semua proyek dapat dan harus dijalankan melalui kantor ini, dan semua manajer proyek harus melapor melaluinya. PMO harus menjadi entitas tersendiri yang terpisah dengan staf, anggaran, dan misi. PMO terbaik adalah organisasi yang terdefinisi dengan baik dan berdiri sendiri di dalam perusahaan atau unit bisnis mereka.

Baca Juga:  15 Podcast Manajemen Proyek Terbaik

Jadi bagaimana peran dan tanggung jawab PMO berbeda dengan manajer proyek? Manajer proyek bertanggung jawab untuk memenuhi tujuan proyek yang spesifik dan unik, sedangkan PMO berfokus pada proses, program, atau tujuan bisnis yang lebih luas.

Tanggung jawab PMO mungkin melibatkan perubahan cakupan program untuk memanfaatkan peluang, mengoptimalkan sumber daya bersama di seluruh proyek, atau mengelola metodologi dan metrik. Di sisi lain, tanggung jawab manajer proyek mungkin melibatkan pengendalian sumber daya yang ditugaskan dan mengelola kendala proyek yang unik untuk mencapai tujuan proyek.

Peran-manajemen-kantor-proyek

Kejatuhan dan kekhawatiran PMO umum

Setelah organisasi membuat PMO, maka mereka memiliki praktik manajemen proyek yang matang dan sukses, benar? Bahkan tidak dekat. Sementara PMO dapat menawarkan banyak manfaat bagi organisasi, ada juga kerugiannya.

Dalam pengalaman saya, banyak perusahaan dengan PMO masih melihat tingkat kegagalan proyek jauh di atas 50%. Dan PMO dalam organisasi yang matang masih gagal – terkadang lebih dari sekali. Saya bekerja di salah satu organisasi Fortune 500 yang menjalani beberapa iterasi PMO tanpa pernah benar-benar melakukannya dengan benar.

PMO gagal karena berbagai alasan – kurangnya komunikasi, kurangnya dukungan manajemen senior, kurangnya manajer proyek yang berpengalaman dan terampil, kurangnya proses yang solid, dan ya…bahkan kekurangan dana. Di bagian berikutnya, kita akan memeriksa apa yang saya yakini sebagai langkah kunci yang harus diambil untuk memastikan bahwa Anda memiliki landasan terbaik untuk PMO Anda ke depan dan, oleh karena itu, peluang terbaik Anda dalam keberhasilan proyek untuk organisasi Anda.

Langkah-langkah untuk PMO yang efektif

Sebuah organisasi yang ingin merasakan peluang terbaik untuk sukses untuk proyek yang mereka ambil, dan pelanggan yang mereka kelola, mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat kantor manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik untuk mengawasi seluruh fungsionalitas PM. Atau, jika mereka sudah memiliki struktur PMO tetapi terus mengalami kegagalan atau frustrasi proyek yang berulang, reorganisasi PMO mungkin dilakukan.

Baca Juga:  Kanban vs Scrum

Either way, empat konsep kunci berikutnya adalah apa yang saya anggap sebagai blok bangunan utama untuk efektivitas PMO dan keberhasilan manajemen proyek:

Dapatkan dukungan kepemimpinan senior perusahaan

Saya akan memulai dengan yang satu ini karena saya merasa sangat yakin bahwa ini adalah faktor paling penting untuk kesuksesan PMO. Kepemimpinan senior kami membuat keputusan tentang anggaran, proyek, siapa yang tinggal dan siapa yang pergi, dll. Karena itu, dukungan mereka pada kantor manajemen proyek dan tempat serta kepentingannya dalam organisasi adalah yang paling penting.

Jika para pemimpin perusahaan ini tidak melihat nilai di kantor manajemen proyek dan tidak mempromosikannya sebagai entitas yang layak, maka itu tidak akan bertahan. Proyek-proyek besar mungkin ditugaskan ke departemen lain, pendanaan untuk PMO akan terbatas atau tidak ada, dan kemampuan untuk menempatkan staf PMO dengan PM yang baik dan menyusunnya dengan proses yang baik akan sangat terbatas. Kepemimpinan eksekutif harus ikut… jika tidak, PMO pasti akan gagal dan proyek akan gagal dengannya.

Pastikan kepemimpinan yang kuat

Terlalu sering Direktur PMO berakhir menjadi manajer proyek yang kebetulan memimpin kantor manajemen proyek. Itu benar-benar panggilan yang buruk kecuali organisasi dan PMO Anda sangat kecil. Direktur harus menjadi pemimpin yang terhubung dengan baik dalam organisasi. Seseorang yang dapat merobohkan rintangan bagi manajer proyek dalam proyek mereka. Tetapi orang itu tidak perlu dibebani dengan 5 atau 6 proyek mereka sendiri. Dapat dimengerti bahwa seorang pemimpin seperti ini mungkin sangat membutuhkan proyek yang sangat terlihat atau untuk membantu seorang PM pada proyek bermasalah dengan klien profil tinggi, tetapi itu perlu menjadi pengecualian, bukan aturannya.

Pekerjakan manajer proyek yang berpengalaman

Mencari dan mempekerjakan manajer proyek bersertifikat PMP adalah tempat yang baik untuk memulai, tetapi seharusnya bukan satu-satunya tujuan perekrutan. Sertifikasi PMP dapat membantu memastikan bahwa manajer proyek Anda menggunakan praktik terbaik untuk mengelola proyek, memiliki dasar pengetahuan manajemen proyek yang baik, dan menggunakan bahasa yang sama saat berkomunikasi di seluruh proyek.

Baca Juga:  Pertanyaan Wawancara Agile Scrum yang Perlu Anda Ketahui

Namun, ini masih hanya suplemen untuk pengalaman manajemen proyek yang rendah. PMO harus berisi beberapa manajer proyek dengan pengalaman dalam peran kepemimpinan dan banyak proyek sukses di bawah ikat pinggang mereka. Meskipun demikian, masih merupakan ide yang baik untuk memiliki campuran manajer proyek tingkat junior dan senior yang memungkinkan manajer proyek yang lebih senior untuk membimbing staf junior saat organisasi Anda berusaha mengembangkan bakat PM-nya sendiri.

Terapkan template dan proses yang dapat diulang

PMO Anda yang lengkap penuh dengan pengalaman dan keinginan untuk belajar. Manajer proyek membutuhkan templat, proses, dan kebijakan untuk diikuti. Singkatnya, mereka membutuhkan metodologi manajemen proyek yang baik untuk memimpin. Waktu – dan uang – harus dialokasikan untuk menempatkan ini pada tempatnya sebelum PMO berhasil lepas landas. Jika tidak, keberhasilan proyek Anda mungkin hanya keberuntungan dan berpotensi langka.

Sama seperti Anda harus mengalokasikan cukup waktu dan uang di muka dalam sebuah proyek untuk direncanakan, Anda juga harus melakukannya dengan PMO. Proses yang konsisten dengan templat yang dapat digunakan kembali untuk rencana dan dokumen proyek akan memberi manajer proyek Anda alat yang mereka butuhkan untuk menjalankan proyek yang sukses yang akan memungkinkan Anda untuk melihat keberhasilan itu berulang dalam persentase proyek yang lebih tinggi di masa mendatang.

Peran-manajemen-kantor-proyek-2

Ringkasan

Jika Anda berpikir untuk menerapkan PMO di organisasi Anda, atau meningkatkan yang sudah ada – saya harap langkah-langkah untuk PMO yang sukses ini akan membantu Anda dalam upaya Anda.

Dengan pendampingan, pembinaan, dan dukungan yang diprediksi akan semakin penting dalam manajemen proyek pada tahun 2018, kantor manajemen proyek adalah cara penting bagi banyak perusahaan untuk memberikan dukungan dan memberikan keahlian, terutama kepada manajer proyek mereka yang lebih baru.

Meskipun mereka bukan untuk setiap perusahaan, dan bukannya tanpa kekurangan mereka, intinya adalah ini: apakah PMO kami membantu atau mengganggu misi kami untuk mendaratkan, melaksanakan, dan menutup proyek yang sukses? Hanya karena ada bukan berarti memberikan manfaat.

Tinggalkan komentar