Pelatihan Tepat Waktu Untuk Tim Anda

Beberapa bulan yang lalu, saya sedang dalam perjalanan di Pegunungan Rocky Kanada dan saya dan suami saya memutuskan untuk pergi arung jeram untuk pertama kalinya.

Dari kecepatan (dan suhu dingin!) air hingga pemandangan yang indah, ada banyak hal yang membuat saya terkesan tentang petualangan itu. Tapi tahukah Anda apa yang paling melekat pada diri saya? Pelatihan yang kami terima.

Anda dapat melihat bahwa pemandu kami berbicara kepada ribuan pengunjung tentang bagaimana perjalanan arung jeram yang sukses setiap tahun. Mereka berfungsi seperti mesin yang diminyaki dengan baik.

Mereka tidak menyuruh kami duduk selama satu jam sesi latihan. Sebaliknya, mereka memberi kami sedikit informasi persis seperti yang kami butuhkan.

Sebelum kami memasuki ruang ganti, mereka mengajari kami cara mengenakan pakaian selam dan sepatu bot dengan benar. Begitu kami berada di bus, mereka menunjukkan kepada kami cara memasang helm dan jaket pelampung kami. Ketika kami berhasil mencapai rakit yang sebenarnya, mereka menjelaskan fitur keselamatan dan tanggapan darurat. Ketika kami memuat dan berangkat di hamparan air tenang awal, mereka menyuruh kami berlatih perintah yang berbeda.

Hasil? Proses pelatihan yang efisien, efisien, dan menarik yang membantu semua orang merasa berdaya dan siap untuk perjalanan mereka menyusuri sungai.

Pelatihan tepat waktuMeskipun saya tidak mengetahuinya pada saat itu, pendekatan yang digunakan oleh perusahaan arung jeram adalah sesuatu yang dikenal sebagai pelatihan tepat waktu di dunia kerja.

Tertarik? Inilah yang perlu Anda ketahui tentang teknik ini—termasuk bagaimana Anda dapat menerapkannya untuk tim Anda sendiri.

Apa yang dimaksud dengan pelatihan tepat waktu?

Setelah anekdot itu, Anda mungkin sudah memahami apa itu pelatihan tepat waktu (kadang-kadang disebut sebagai pelatihan JIT). Anda dapat menganggapnya sebagai pendekatan sesuai permintaan untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan tepat saat Anda membutuhkannya—itulah mengapa disebut tepat waktu (masuk akal, bukan?).

Pelatihan tradisional biasanya membutuhkan sesi yang lebih lama di mana Anda membahas segala macam situasi potensial.

Sebaliknya, pelatihan tepat waktu membuat Anda memecah materi itu menjadi potongan-potongan kecil yang dikirimkan tepat ketika orang membutuhkannya.

Misalnya, jika Anda merekrut karyawan baru untuk tim Anda, Anda tidak akan memandu mereka melalui perangkat lunak tim Anda pada saat yang sama ketika mereka mendaftar untuk paket tunjangan mereka. Dengan melakukan itu, Anda membanjiri mereka dengan informasi (yang sama sekali tidak terkait satu sama lain).

Sebaliknya, Anda akan menunggu sampai mereka benar-benar siap untuk menyingsingkan lengan baju mereka dan memulai, dan kemudian terjun dengan pengetahuan dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk menggunakan perangkat lunak tersebut secara efektif.

Apa manfaat dari just in time learning?

Pendekatan pelatihan ini memang membutuhkan sedikit pembiasaan baik bagi pelatih maupun peserta pelatihan (masih menggoda untuk semua dari pelatihan keluar dari jalan dalam satu gerakan).

Baca Juga:  Membangun Tim untuk Manajer Baru

Namun, itu sangat berharga untuk banyak manfaat yang ditawarkan pelatihan tepat waktu. Berikut adalah beberapa dari banyak.

Pelatihan tepat waktu

1. Peningkatan fokus dan memori

Siap untuk fakta yang menakutkan? Rata-rata, setelah hanya satu jam orang akan melupakan 50% dari informasi apa pun yang baru saja Anda sajikan. Dalam 24 jam? 75% benar-benar hilang dari otak kita. Ini adalah sesuatu yang disebut kurva melupakan.

Sulit untuk menentukan dengan tepat mengapa ini terjadi, tetapi ada beberapa kemungkinan penyebab yang berperan di sini:

    • Kita dibombardir dengan terlalu banyak informasi, mempersulit otak kita untuk menyimpan apa pun (misalnya, Anda dapat mengingat satu hal yang perlu Anda ambil di toko, tetapi mungkin bukan seluruh daftar)
    • Terlalu banyak informasi sekaligus menjadi berulang dan membosankan, sehingga fokus kami memudar (hei, kapan terakhir kali Anda terlibat penuh melalui seminar empat jam?)

Pelatihan tepat waktu membahas kedua masalah ini dengan menyajikan informasi dalam potongan yang lebih mudah dikelola, menarik, dan relevan—sehingga orang lebih mungkin untuk mengingat (dan menggunakan!) apa yang baru saja mereka pelajari. Dan, peningkatan retensi ini berarti Anda juga dapat mengharapkan peningkatan kinerja karyawan sebagai hasilnya.

2. Pelatihan yang lebih menyeluruh

Ketika Anda tahu bahwa Anda memiliki begitu banyak hal untuk dibahas dalam sesi pelatihan tradisional, Anda tidak memiliki waktu atau energi untuk menggali banyak detail. Anda akhirnya mengabaikan beberapa hal—hal-hal yang mungkin perlu sedikit lebih diperhatikan jika Anda memiliki sumber daya.

Itu keuntungan lain dari pelatihan tepat waktu. Meskipun kursus atau segmen pelatihan itu sendiri lebih pendek, mereka memberi Anda ruang bernapas yang diperlukan untuk membahas topik yang sangat spesifik secara komprehensif. Anda kemudian dapat menyatukan modul-modul individual yang berbeda itu dalam sistem manajemen pembelajaran Anda sehingga dapat diambil secara berurutan atau sendiri-sendiri.

Pikirkan seperti ini: tidakkah Anda dapat memberikan lebih banyak informasi taktis yang berharga jika Anda membahas “cara menulis baris subjek email yang efektif” daripada jika Anda mengajarkan “bagaimana melakukan pemasaran email”? Ya, kami pikir begitu.

3. Fleksibilitas yang lebih besar untuk pembaruan dan perubahan

Bayangkan ada sesuatu yang berubah dalam organisasi Anda. Mungkin Anda menggunakan perangkat lunak baru atau proses berulang benar-benar berubah.

Jika Anda hanya memiliki satu pelatihan besar yang mencakup semuanya, bahkan perubahan kecil akan mengharuskan Anda menghabiskan banyak waktu untuk membaca dan merevisi program pelatihan Anda.

Namun, dengan menggunakan pelatihan just in time, konten jauh lebih tepat sasaran. Itu membuatnya lebih mudah untuk menentukan dengan tepat bagian yang akan terpengaruh oleh perubahan, dan hanya mengeditnya. Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memelihara dan memperbarui materi pelatihan Anda, dan lebih banyak waktu untuk benar-benar membantu karyawan Anda.

Baca Juga:  Apa itu LMS?

4. Anggota tim yang percaya diri dan berdaya

Ketika saya naik ke rakit itu dan bertengger di kursi yang telah ditentukan, saya merasa sangat percaya diri. Saya yakin bahwa saya memiliki pemahaman yang baik tentang semua yang perlu saya ketahui untuk melakukan perjalanan yang sukses (dan aman!) menyusuri sungai.

Itu keuntungan besar lain dari pelatihan tepat waktu. Dengan menata pendidikan dengan cara ini, Anda menanamkan rasa percaya diri pada karyawan Anda. Mereka tahu bahwa mereka memiliki informasi yang mereka butuhkan, dan mereka merasa yakin bahwa mereka dapat menyimpan dan benar-benar memanfaatkannya.

Itu berarti mereka diperlengkapi untuk membuat perbedaan yang nyata dan positif dalam organisasi Anda—daripada terobsesi dengan detail yang tidak penting.

Pelatihan tepat waktu

Kiat untuk digunakan dalam pelatihan tepat waktu untuk tim Anda

Manfaat tersebut meyakinkan Anda—Anda siap untuk mengubah pendekatan Anda. Namun, apa yang perlu Anda ketahui sebelum membuat program pelatihan tepat waktu? Berikut adalah beberapa tips penting untuk diingat.

1. Pahami perjalanannya

Anda sekarang tahu bahwa pelatihan tepat waktu adalah tentang menyampaikan konten pelatihan yang dibutuhkan orang, tepat saat mereka membutuhkannya. Tapi, itu sulit dilakukan jika Anda tidak benar-benar memahami tonggak penting yang akan mereka capai.

Jadi, sebelum Anda dapat mulai membagi modul dan membuat konten Anda, pertama-tama Anda perlu pemahaman mendalam tentang proses yang Anda berikan untuk pelatihan.

Langkah terbaik Anda adalah menjalani perjalanan itu sendiri. Misalnya, berpura-puralah bahwa Anda adalah karyawan baru yang bergabung dengan tim Anda atau Anda sedang mempelajari cara membuat laporan bulanan dengan tepat. Langkah apa yang Anda lalui? Informasi apa yang benar-benar Anda butuhkan untuk mencapai langkah itu?

Jika Anda berjuang untuk memahami seluk beluk diri Anda sendiri, tariklah seorang anggota tim yang telah melalui proses itu secara langsung—atau bahkan mungkin berulang kali melewatinya. Mereka akan membantu Anda memahami bagaimana segala sesuatunya mengalir dan informasi apa yang dibutuhkan di setiap titik kunci.

2. Jaga agar semuanya tetap singkat dan fokus

Ingat, pelatihan tepat waktu bukan hanya tentang penjelasan yang bertele-tele—ini tentang informasi yang ringkas, seukuran gigitan, dan konten yang benar-benar relevan.

Saat Anda membuat modul pelatihan, tahan keinginan untuk memberikan banyak konteks yang tidak perlu atau situasi yang benar-benar hipotetis.

Berikut adalah contoh yang benar-benar tidak terduga: Jika Anda melatih seseorang tentang cara membuat sandwich selai kacang dan jeli, Anda mungkin tidak perlu menyertakan fakta bahwa sandwich ini adalah makanan favorit Anda, yang Anda pelajari cara membuatnya mereka dari nenek Anda, dan bahwa Anda juga menyukai selai kacang dan sandwich pisang (dengan menyelam jauh ke dalam resep itu).

Baca Juga:  Template Rencana Pengembangan Karyawan yang Anda Butuhkan di Tahun 2020

Ini semua tentang informasi yang perlu diketahui saat ini. Jika itu tidak harus dimiliki sekarang dan tidak mendorong Anda dan peserta pelatihan Anda menuju tujuan akhir, itu tidak termasuk dalam modul pelatihan ini.

3. Jadikan pelatihan Anda dapat diakses

Kau mengerti. Pelatihan tepat waktu mengharuskan Anda menyampaikan informasi kapan dan di mana orang membutuhkannya—dan penting untuk diketahui bahwa informasi tersebut mungkin tidak ada di kantor Anda, antara jam 8 pagi dan jam 5 sore.

Itu berbicara tentang pentingnya pelatihan online dan pembelajaran seluler melalui sistem manajemen pembelajaran. Memiliki pengaturan ini memberi orang fleksibilitas untuk meningkatkan keterampilan mereka di mana saja, kapan saja.

Baik mereka ingin mempelajari sesuatu yang baru dari laptop mereka di kedai kopi atau perangkat seluler mereka di sofa mereka, mereka benar-benar bisa mendapatkan informasi yang mereka inginkan tepat saat mereka menginginkannya. Plus, semakin mudah Anda membuat karyawan mengikuti pelatihan, semakin besar kemungkinan mereka untuk benar-benar melakukannya.

4. Perkuat budaya belajar

Pelatihan tepat waktu bisa tampak berlawanan dengan intuisi pada awalnya. Dan, sementara itu penyesuaian untuk Anda, itu juga penyesuaian untuk staf Anda.

Mungkin perlu beberapa saat bagi mereka untuk menyadari bahwa pelatihan bukanlah sesuatu yang pada akhirnya akan mereka “lalui”. Sebaliknya, itu akan menjadi bagian konstan dari pengalaman karyawan mereka saat mereka mengambil tugas baru, tumbuh dalam karir mereka, dan membantu organisasi Anda berkembang.

Itulah mengapa sebagian besar teka-teki melibatkan pembinaan budaya belajar di dalam perusahaan Anda—yang berarti bahwa pembelajaran dan pengembangan adalah prioritas utama bagi seluruh tim Anda.

Ada banyak cara agar Anda dapat mewujudkannya (yang kami gali dalam posting ini!), Tetapi salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah memimpin dengan memberi contoh.

Karyawan harus melihat Anda mempelajari proses baru, menguasai teknik baru, dan memperluas wawasan Anda. Mereka akan jauh lebih mungkin untuk mengikuti dan benar-benar menghargai pelatihan berkelanjutan yang Anda tawarkan—daripada membencinya.

Pelatihan tepat waktu

Berdayakan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka

Anda tahu bahwa proses pelatihan yang efektif melibatkan lebih dari sekadar membuang segala macam informasi tentang karyawan Anda dan kemudian mengamati saat mereka berjuang untuk memahami semuanya.

Di situlah pelatihan tepat waktu masuk. Pendekatan ini membantu Anda memberikan informasi kepada orang-orang dengan cara yang relevan, mudah diingat, dan berdampak. Ketika kita semua dibombardir dengan konten dan kewalahan dengan gangguan, ini adalah cara untuk memberikan pelatihan dengan cara yang jauh lebih mudah dikelola.

Tinggalkan komentar