Panduan Manajer untuk Menyiapkan Kantor Rumahan untuk Kerja Jarak Jauh

Seperti sebagian besar tim di seluruh dunia, penyebaran COVID-19 yang mengkhawatirkan membuat Anda dan karyawan Anda tidak punya pilihan selain segera mencari cara untuk bekerja bersama dari rumah.

Terutama jika Anda semua terbiasa bekerja berdampingan, ini adalah penyesuaian yang cukup besar dan sangat normal bagi tim Anda (dan, jujur ​​saja, Anda!) merasa sedikit kewalahan.

Namun, ketika Anda seorang manajer atau seseorang yang bekerja di departemen SDM, orang-orang pasti akan mencari Anda untuk bimbingan, kepastian, dan arahan. Dan, salah satu pertanyaan terbesar di benak mereka adalah ini: bagaimana mereka mengatur kantor pusat untuk pekerjaan jarak jauh?

Pertimbangkan ini sebagai panduan Anda untuk mendukung tim Anda dalam melakukan transisi ke bekerja dari rumah di masa mendatang—dengan sesedikit mungkin rintangan di jalan.

man-on-telepon-kerja-dari-rumah-kantor

Menyiapkan kantor di rumah untuk pekerjaan jarak jauh: Inilah cara membantu karyawan Anda menciptakan lingkungan yang produktif

Tentu saja, ada beberapa item dasar yang tidak dapat dinegosiasikan yang dibutuhkan tim Anda agar berhasil bekerja dari jarak jauh, termasuk (namun tentu saja tidak terbatas pada):

Namun, dengan dasar-dasar tersebut, Anda mungkin juga ingin memberikan beberapa rekomendasi untuk item ramah anggaran lainnya yang dapat mereka sertakan untuk menciptakan lingkungan yang mendorong mereka untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka (bahkan ketika segala sesuatunya tampak membuat stres).

Ini tidak hanya akan memastikan bahwa Anda menyiapkan karyawan Anda untuk sukses dalam hal mempertahankan tingkat produktivitas mereka, tetapi Anda juga akan menunjukkan bahwa Anda Betulkah peduli dengan kesehatan dan kebahagiaan mereka di luar kantor.

Itu penting, terutama ketika Anda mempertimbangkan bahwa penelitian terbaru dari Gallup menemukan bahwa ketika karyawan diminta untuk mempertimbangkan dampak COVID-19 baru-baru ini, hanya 45% responden yang sangat setuju bahwa organisasi mereka peduli dengan kesejahteraan mereka secara keseluruhan.

1. Kursi yang nyaman

Salah satu keuntungan terbesar dari gaya hidup kerja jarak jauh adalah Anda dapat tetap mengenakan piyama dan bekerja dari tempat tidur atau sofa sepanjang hari. Sementara kenyamanan makhluk itu menggoda, terlalu banyak waktu di permukaan yang empuk itu pasti akan menyebabkan masalah punggung, leher kaku, dan nyeri sendi.

Jadi, ingatkan karyawan Anda tentang pentingnya menemukan kursi yang mendukung dan nyaman untuk bekerja (poin bonus jika mereka memiliki kursi yang ergonomis dan tersedia). Bahkan jika mereka memutar daftar tugas mereka dari meja dapur mereka, itu adalah ruang kerja yang jauh lebih cocok daripada membungkuk di bawah selimut selama berjam-jam.

Terlepas dari dari mana mereka memutuskan untuk bekerja, pastikan Anda juga mengingatkan anggota tim Anda tentang pentingnya sering berpindah dan mengubah posisi sepanjang hari.

Mungkin mereka akan bekerja dari meja mereka untuk bagian pertama hari kerja, dan kemudian beralih ke berdiri di konter setinggi bar (sebagai pengganti darurat untuk meja berdiri mereka) untuk sebagian sore hari.

Anda bahkan dapat menerapkan pengingat setiap beberapa jam di saluran Slack yang ditunjuk untuk mendorong orang bangun dan melakukan peregangan. Hei, gunakan itu sebagai alasan untuk menjadikannya aktivitas yang menyenangkan dan seluruh tim!

Baca Juga:  6 Strategi Keterlibatan Karyawan untuk Memaksimalkan Tim Anda

2. Pencahayaan alami

Ada banyak lampu dan perangkat mewah di luar sana yang dirancang untuk melawan perasaan muram dan mata juling yang terkait dengan terlalu banyak waktu menatap layar komputer. Namun, ternyata, salah satu hal terbaik bagi kita semua adalah gratis: pencahayaan alami.

Sementara ruangan di rumah mungkin terbatas untuk beberapa anggota tim Anda, dorong mereka untuk mengatur ruang kerja jarak jauh mereka di dekat sumber cahaya alami jika mereka bisa. Telah terbukti menawarkan banyak manfaat, seperti mengurangi ketegangan mata, mengurangi sakit kepala, dan mengurangi kantuk.

Selain itu, dapat melihat ke luar jendela memberikan istirahat dan penghilang stres yang sangat dibutuhkan ketika tekanan hari kerja (dan beban pandemi global ini) mulai menumpuk.

wanita-minum-air-rumah-kantor

3. Botol air isi ulang

Kami akan menghindarkan Anda dari semua klise tentang obrolan pendingin air, tetapi intinya tetap sama: di lingkungan kantor standar, mengisi air lebih merupakan kegiatan sosial. Anggota tim akan berjalan-jalan ke air mancur atau dispenser minuman bersama.

Tapi sekarang semua orang terisolasi di rumah mereka sendiri? Terlalu mudah untuk tetap berada di satu tempat selama berjam-jam—dan terlalu banyak dari kita yang akan berakhir kering sebagai hasilnya.

Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa hingga 75% orang mengalami dehidrasi kronis. Tunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda peduli dengan kesehatan dan kebugaran mereka dengan mengingatkan mereka untuk menyimpan botol air isi ulang di meja mereka sehingga mereka dapat memastikan mereka mendapatkan asupan air yang cukup sepanjang hari kerja mereka.

4. Platform manajemen kerja kolaboratif

Baiklah, ini adalah salah satu yang karyawan Anda tidak dapat berinvestasi sendiri—ini adalah sesuatu yang ingin Anda luncurkan ke seluruh tim atau perusahaan Anda.

Jika Anda belum pernah menggunakan alat atau platform (pikirkan sesuatu seperti Wrike, Asana, Trello, atau Basecamp) untuk mengelola pekerjaan Anda secara kolaboratif dan merampingkan komunikasi Anda, sekaranglah saatnya untuk menerapkannya.

Ini akan memudahkan tim Anda untuk berbagi pembaruan penting, melacak kemajuan proyek, memantau tenggat waktu, mengakses sumber daya yang mereka butuhkan, mendapatkan visibilitas tentang apa yang sedang dikerjakan orang lain, dan umumnya tetap di atas tanggung jawab mereka—bahkan jika mereka tidak bisa di kantor.

5. Pelacak waktu

Apakah Anda pernah mengalami hari-hari kerja ketika Anda mencapai pukul 5 sore atau lebih dan Anda tidak tahu ke mana perginya waktu Anda? Nah, itu lebih sering terjadi ketika Anda bekerja dari rumah, karena gangguan (seperti mencuci pakaian atau anak-anak yang tiba-tiba pulang sekolah) berlimpah.

Itulah mengapa memberi karyawan Anda akses ke pelacak yang dapat mereka gunakan untuk mencatat jam kerja dan melihat apa yang mereka investasikan—dan di mana mereka berpotensi menjadi lebih efektif dan efisien, akan sangat membantu.

Baca Juga:  9 Prinsip Desain Instruksional

Anda tidak perlu memantau data ini sendiri (sebenarnya, hal itu dapat menginspirasi semacam budaya “kakak selalu menonton”), tetapi ini adalah cara yang bagus bagi karyawan Anda untuk mengendalikan waktu kerja mereka sendiri. Plus, ini dapat membantu mengingatkan mereka untuk sering beristirahat, yang penting untuk meningkatkan fokus, kinerja, dan bahkan kreativitas mereka.

wanita-on-video-call-rumah-kantor

5 cara lain Anda dapat mendukung karyawan Anda di lingkungan kerja jarak jauh baru mereka

Terlepas dari kenyataan bahwa tim Anda tersebar, Anda masih ingin melakukan semua yang Anda bisa untuk membuat transisi kerja-dari-rumah ini sedikit lebih mudah. Selain membagikan item yang direkomendasikan di atas dengan mereka, pertimbangkan untuk menerapkan tips ini juga.

1. Dorong mereka untuk menetapkan batasan waktu yang jelas

Batas adalah sesuatu yang dapat dengan mudah jatuh di pinggir jalan ketika pekerjaan Anda selalu ada menunggu Anda. Ingatkan anggota tim Anda tentang pentingnya keseimbangan dengan memberi tahu mereka untuk menemukan dan menetapkan jadwal yang sesuai untuk mereka. Ini akan membantu mencegah mereka bekerja berjam-jam dan kehabisan tenaga.

Anda bahkan dapat menetapkan waktu “shutdown” seluruh tim di akhir setiap hari, ketika semua orang perlu keluar dari daftar tugas mereka sampai besok.

Dan tentu saja, pastikan Anda memimpin dengan memberi contoh di sini juga—jika Anda masuk dan menanggapi email pada pukul 2 pagi, karyawan mungkin merasa seperti itulah harapan mereka juga.

2. Pastikan komunikasi yang jelas

Dalam lingkungan kerja apa pun, komunikasi adalah kuncinya. Namun, ada lapisan kerumitan tambahan saat tim Anda tidak lagi berkolaborasi secara berdampingan.

Pastikan Anda berusaha untuk berkomunikasi secara berlebihan. Apa pun rapat normal atau pembaruan rutin yang Anda sediakan ketika Anda semua berada di kantor harus dipatuhi sekarang, bahkan jika Anda perlu menyesuaikan metode dan media untuk mengakomodasi kerja jarak jauh.

Ingat, meskipun Anda perlu memberi tahu orang-orang tentang pembaruan perusahaan, harapan tim, tanggung jawab, tenggat waktu, dan banyak lagi, Anda memiliki poin pembicaraan penting lainnya untuk ditambahkan ke daftar Anda: lingkungan COVID-19 yang terus berubah.

Ada cukup banyak ketidakpastian saat ini tanpa membuat tim Anda bertanya-tanya tentang bagaimana Anda merespons sebagai sebuah perusahaan. Namun, hanya 48% orang yang setuju bahwa manajer mereka telah memberi tahu mereka secara memadai tentang apa yang terjadi di organisasi terkait dengan pandemi.

Baik Anda membuat saluran Slack yang ditunjuk atau menyelenggarakan obrolan video mingguan “tanya kami apa saja”, berikan kesempatan kepada karyawan Anda untuk mengajukan pertanyaan dan dapatkan informasi jujur ​​apa pun yang dapat Anda berikan.

3. Berikan kesempatan untuk koneksi

Bekerja dari rumah memiliki keuntungan, tetapi juga dapat mengisolasi. Sangat normal bagi anggota tim Anda untuk merasa kehilangan kesempatan untuk benar-benar menikmati kolaborasi bersama.

Pastikan Anda menawarkan banyak peluang bagi tim Anda untuk terhubung. Anda harus mengikuti rapat tim yang dijadwalkan secara rutin dan check-in satu-satu (walaupun, sekarang harus dilakukan melalui telepon atau obrolan video).

Baca Juga:  Program Pelatihan yang Efektif Untuk Tim Anda

Jangan ragu untuk berkreasi dan temukan cara lain agar anggota tim dapat terikat. Luangkan waktu di awal setiap rapat untuk mengobrol ringan, buat utas Slack untuk apa pun mulai dari foto anjing hingga rekomendasi Netflix, atau minta tim Anda untuk membuat daftar putar produktivitas bersama.

Anda mungkin tidak berada di kantor yang sama saat ini, tetapi bukan berarti Anda tidak bisa tetap menikmati kebersamaan dalam tim.

wanita-ting-kursus-online-rumah-kantor

4. Berinvestasi dalam pembelajaran dan pengembangan mereka

Semua orang fokus untuk menavigasi wilayah yang belum dipetakan ini dan mencari cara untuk mengatasi tanggung jawab sehari-hari mereka di lingkungan yang sama sekali baru. Itu berarti hal-hal seperti pembelajaran dan pengembangan mengambil kursi belakang.

Namun, terus berinvestasi dalam inisiatif ini tidak hanya memberikan sedikit rasa normal dan stabilitas, tetapi juga menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda berinvestasi dalam pertumbuhan dan kesuksesan mereka—bahkan jika mereka tidak berada di kantor sekarang.

Salah satu cara terbaik untuk berkontribusi pada pembelajaran mereka (tanpa ada yang perlu meninggalkan rumah mereka) adalah dengan menawarkan akses ke berbagai kursus online. Lihat LMS tutorialmicrosoftexcel.net untuk memberdayakan karyawan Anda dalam menyelesaikan semua jenis inisiatif pembelajaran melalui pelatihan jarak jauh, mulai dari menguasai Microsoft Excel hingga meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum.

5. Tawarkan tunjangan jika Anda memiliki anggaran

Beberapa karyawan Anda mungkin cukup siap untuk bekerja dari rumah, sementara yang lain mungkin terburu-buru memesan segala macam hal yang sudah biasa mereka miliki di kantor.

Untuk karyawan yang benar-benar perlu mendapatkan beberapa persediaan yang diperlukan, pertimbangkan untuk menawarkan gaji kecil sekalipun jika Anda dapat mengayunkannya (seperti yang dilakukan Shopify untuk karyawannya).

Mengimbangi beberapa pengeluaran yang mereka keluarkan akan sangat membantu dalam menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda ingin mereka memiliki lingkungan kerja yang berkontribusi pada kesuksesan mereka yang berkelanjutan dengan perusahaan Anda—dan Anda tidak mengharapkan mereka untuk mewujudkan itu semua. mereka sendiri.

Unduh daftar periksa gratis Anda untuk membantu tim Anda menciptakan ruang kerja yang produktif

Banyak orang membayangkan bahwa gaya hidup kerja jarak jauh adalah tentang celana olahraga dan mengerjakan pekerjaan Anda tanpa gangguan rekan kerja Anda di sekitar Anda.

Namun, bekerja dari rumah juga memiliki tantangan yang adil, termasuk mencari cara untuk menciptakan lingkungan di mana Anda bisa menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda.

Kabar baiknya adalah Anda dapat mendukung tim Anda dalam mewujudkannya. Gunakan ini sebagai panduan Anda (dan bagikan daftar periksa praktis di bawah ini dengan mereka), dan Anda akan mendorong mereka untuk menyiapkan ruang kerja di rumah yang membuat mereka tetap fokus dan produktif. Mungkin tidak lumayan seperti berada di kantor Anda, tapi itu akan menjadi hal terbaik berikutnya untuk saat ini.

Tinggalkan komentar