Mengirim Email dari Excel dengan Microsoft Flow

Dalam posting ini kita akan belajar cara mengirim email dari Excel. Ini mungkin untuk melakukan ini menggunakan VBA, tetapi itu adalah cara lama dari tahun 90-an dan kami berada di tahun 2018.

Kita akan menjelajahi Microsoft Flow. Ini adalah produk baru dari Microsoft yang memungkinkan kita untuk mengotomatisasi alur kerja antar aplikasi. Bukan hanya aplikasi Microsoft Office yang dapat diotomatisasi. Ada banyak sekali koneksi pihak ketiga yang tersedia. Kita dapat dengan mudah membuat aturan yang secara otomatis melakukan hal-hal seperti:

  • Simpan lampiran email apa pun ke folder OneDrive.
  • Dapatkan pemberitahuan di ponsel Anda saat seseorang memperbarui tabel di spreadsheet Anda.
  • Lacak semua sebutan Twitter perusahaan dalam spreadsheet.
  • Sinkronkan kalender Outlook Anda ke kalender Google Anda.
  • Teruskan email ke Slack.

Bagian yang mengagumkan tentang Microsoft Flow adalah tidak memerlukan kode! Kami dapat merancang dan membangun proses (aliran) Anda dalam beberapa menit dengan antarmuka grafis yang mudah digunakan.

Dalam posting ini, kita akan membuat alur yang menjadwalkan dan mengirim template email dari Outlook berdasarkan data dalam file Excel.

Daftar ke Microsoft Flow

Untuk posting ini, kita harus mendaftar ke akun Microsoft Flow atau masuk ke akun Office 365 yang sudah ada.

Ada versi gratis yang memungkinkan 750 aliran sebulan. Jika Anda memiliki Office 365, berarti Anda sudah memiliki Microsoft Flow dan dapat menggunakan hingga 2.000 aliran per bulan.

Kunjungi situs web Microsoft Flow di https://flow.microsoft.com dan klik salah satu dari Masuk atau Daftar gratis tombol. Kemudian masuk dengan kredensial Office 365 Anda atau berikan informasi yang diperlukan untuk membuat akun.

Dalam resep aliran yang akan kita buat di postingan ini, kita juga memerlukan akun OneDrive. Jika Anda memiliki Office 365, berarti Anda sudah memiliki akun OneDrive. Jika tidak, maka Anda dapat dengan mudah membuat yang gratis di sini https://onedrive.live.com.

Tur Singkat Microsoft Flow

Arus Saya

Dalam Arus Saya tab situs, kami melihat semua aliran kami terdaftar yang telah kami buat. Banyak yang bisa dilakukan dari halaman ini.

  • Ada ikon yang menunjukkan koneksi mana yang telah digunakan untuk aliran tersebut.
  • Nama aliran terdaftar.
  • Kita dapat menonaktifkan aliran ke temporalitas menghentikannya dari berjalan.
  • Kami dapat berbagi alur dengan pengguna lain.
  • Kita dapat mengedit aliran.
  • Kita dapat membuat aliran baru baik berdasarkan template yang ada atau mulai dari awal dengan aliran kosong.

Persetujuan

Alur memungkinkan kami membuat langkah persetujuan dalam proses kami.

Bayangkan membuat alur untuk secara otomatis mengirim email penawaran yang dihasilkan dari spreadsheet ke klien potensial. Anda mungkin ingin seseorang untuk meninjau dan menyetujui email sebelum benar-benar dikirim. Ini adalah langkah yang dapat ditambahkan ke aliran apa pun dan semuanya dikelola dari Persetujuan tab.

Template

Banyak dari apa yang mungkin ingin kita buat mungkin telah dibuat oleh tim Microsoft atau orang lain. Dalam Template tab, ada banyak alur yang dibuat sebelumnya yang dapat Anda gunakan apa adanya, atau sesuaikan untuk penggunaan Anda.

Baca Juga:  Membangun Makro dalam 4 Langkah Mudah

Klik salah satu templat dan lihat penjelasan yang lebih mendetail tentang apa yang dilakukan aliran dan apa yang perlu dihubungkan agar berfungsi.

konektor

Konektor adalah bagian yang Anda gunakan untuk membangun proses otomatis Anda. Dalam konektor tab, ada banyak sekali koneksi yang tersedia untuk hampir semua layanan online populer termasuk semua aplikasi perkantoran.

Ada banyak koneksi.

  • Aplikasi Office seperti Excel, Outlook, OneDrive dll…
  • Produk Microsoft lainnya seperti PowerApps dan Power BI.
  • Paket produktivitas kantor Google.
  • Twitter, Facebook, YouTube, dan aplikasi sosial lainnya.
  • Banyak alat online lainnya.

Kami dapat mengklik salah satu koneksi untuk melihat detail lebih lanjut tentang jenis tindakan apa yang dapat kami lakukan dengannya.

Menyiapkan File Excel Kami

Hal pertama yang perlu kita lakukan adalah menyiapkan File Excel di OneDrive. Kami dapat membuat buku kerja Excel baru di OneDrive dan menambahkan data ke dalamnya untuk digunakan dengan email kami.

Dalam contoh ini, kita akan membuat dan mengirim email dari Outlook berdasarkan data di Excel. Untuk setiap baris data, kami akan mengirimkan email kepada klien yang memberi tahu mereka saldo akun saat ini yang terutang.

Kita tidak perlu membuat seluruh email di Excel, cukup data untuk bagian-bagiannya saja yang akan berbeda untuk setiap email yang ingin kita kirim.

  • Tanggal – Kami akan menunda pengiriman email kami berdasarkan tanggal ini.
  • Alamat email – Ini adalah alamat email yang akan kita kirimi email.
  • Nama – Ini akan digunakan di badan email untuk alamat penerima dengan nama.
  • Saldo rekening – Ini akan digunakan di badan email untuk memberi tahu penerima saldo akun mereka saat ini.

Kita perlu menambahkan data ke dalam Tabel Excel, karena ini adalah satu-satunya objek Excel yang akan dikenali oleh Microsoft Flow.

Untuk membuat tabel, kita dapat memilih data dan pergi ke Menyisipkan tab dan gunakan Meja memerintah. Kami juga dapat menggunakan Ctrl + T pintasan keyboard untuk membuat tabel.

Setelah kami memiliki tabel dengan data kami, kami perlu memastikan untuk memberinya nama yang bagus, bukan default Tabel 1 nama. Dengan tabel yang dipilih kita bisa pergi ke Desain Alat Meja tab dan beri nama baru dari Properti bagian. Kami akan memberi nama tabel Email.

Ini akan membuat alur apa pun yang dibuat dengan data lebih mudah dipahami nanti. Nama judul kolom yang tepat akan membantu nanti juga.

Membuat Aliran Kosong Pertama Kami

Saat masuk ke Microsoft Flow, buka Arus saya tab dan klik pada Buat dari Kosong tombol. Layar berikutnya akan menunjukkan kepada Anda beberapa pemicu populer untuk memulai aliran Anda, tetapi kami menginginkan aliran kosong, sehingga kami dapat mengklik Buat dari kosong tombol lagi.

Menambahkan Pemicu Aliran Kami

Hal pertama yang perlu kita lakukan saat membuat aliran adalah menambahkan pemicu. Ini persis seperti apa kedengarannya, itu adalah sesuatu yang akan memicu aliran untuk dieksekusi.

Baca Juga:  VLOOKUP vs Tabel Pivot: Kupas Tuntas!

Dalam hal ini, kita akan membuat tombol yang dapat kita tekan dari aplikasi Microsoft Flow untuk menjalankan alur.

  1. Pencarian untuk tombol untuk mempersempit daftar pemicu yang tersedia dan menemukan tombol seluler.
  2. Pilih Tombol aliran untuk seluler dari opsi koneksi.
  3. Memilih Pemicu bagian dari hasil. Setiap koneksi mungkin memiliki beberapa opsi pemicu dan tindakan yang tersedia.
  4. Klik pada Tombol aliran untuk seluler pemicu.

Mendapatkan Data dari Excel ke Flow

Setelah kita memicu aliran kita dengan tombol, kita akan menginginkannya melakukan sesuatu. Ini akan menjadi tindakan yang kami tambahkan di langkah selanjutnya dari proses aliran kami.

Tindakan pertama yang ingin kita lakukan adalah mendapatkan data dari tabel Excel kita.

Klik pada Langkah baru tombol untuk menambahkan langkah berikutnya ke alur. Kemudian pilih Tambahkan tindakan dari menu.

Pencarian untuk Unggul untuk mempersempit daftar koneksi lalu pilih Excel – Dapatkan baris tindakan. Tindakan ini akan mendapatkan semua baris data dari tabel yang ditentukan dalam buku kerja yang diberikan.

Sekarang kita dapat memilih Nama file dari OneDrive kami menggunakan ikon file dan kemudian pilih yang sesuai Nama tabel dari menu drop down, meja kami bernama Email.

Membuat Penundaan Berdasarkan Bidang Tanggal di Excel

Dalam contoh ini, kami ingin mengirim setiap email pada tanggal dan waktu tertentu berdasarkan Tanggal bidang dalam data Excel. Kita dapat menambahkan langkah jadwal ke dalam alur untuk mencapai hal ini.

Membuat Langkah baru dan Tambahkan tindakan. Kemudian cari menunda dan pilih Jadwal – Tunda sampai tindakan.

Langkah penundaan akan membutuhkan input cap waktu. Kami dapat membuat kode keras satu nilai di sini, tetapi juga memungkinkan untuk Tambahkan konten dinamis jadi stempel waktu tergantung pada nilai dalam file Excel kami. Perhatikan, alur itu akan menafsirkan data stempel waktu di Excel sebagai UTC.

Klik pada kolom input timestamp dan pop up konten dinamis akan ditampilkan.

Di bawah Dapatkan baris bagian dari pop up konten dinamis, pilih Tanggal bidang dari tabel Excel kami.

Saat kami menambahkan tanggal dari tindakan Dapatkan baris kami, sesuatu yang ajaib terjadi. Flow akan secara otomatis menempatkan langkah tunda di dalam Terapkan untuk Setiap melangkah. Flow menyadari bahwa kita tidak hanya ingin melakukan tindakan sekali saja, tetapi kita mungkin ingin melakukan tindakan untuk setiap baris data dalam tabel Excel.

Inilah yang kami inginkan. Kita bisa menambahkan ini dalam diri kita sendiri sebelum menambahkan langkah penundaan. Tapi senang mengetahui itu akan memberi tahu kita jika kita lupa.

Buat Template Email untuk Setiap Baris Data

Sekarang kami siap untuk menambahkan langkah email kami setelah penundaan. Ini akan ditambahkan di dalam Terapkan untuk Setiap langkah karena kami ingin mengirim email untuk setiap baris data di tabel kami.

tekan Tambahkan tindakan tombol ditemukan di dalam Terapkan untuk masing-masing melangkah.

Baca Juga:  Gaya Sel di Excel

Kali ini kita bisa mencari Pandangan untuk mempersempit hasil dan memilih Office 365 Outlook – Kirim email tindakan.

Kami kemudian dapat membuat template email, merujuk bidang dari data kami jika sesuai. Dalam Ke bagian input kami akan menambahkan kami Alamat email bidang dari data kami karena ini berisi alamat email yang ingin kami kirimi email.

Tambahkan Langkah Pemberitahuan

Karena aliran ini akan menunda email, kami mungkin menginginkan semacam konfirmasi saat setiap email benar-benar dikirim. Untuk ini, kita bisa menambahkan langkah notifikasi. Ini akan mengirimkan pemberitahuan kepada kami ketika setiap email dikirim.

Sekali lagi, kami ingin langkah ini di dalam Terapkan untuk masing-masing langkah, jadi tekan tombol Tambahkan tindakan tombol di bagian bawah Terapkan untuk masing-masing melangkah. Cari notifikasi untuk mempersempit hasil dan pilih Notifikasi – Kirimi saya notifikasi seluler tindakan.

Kami kemudian dapat menambahkan Teks ke peringatan untuk menentukan email mana yang dikirim.

Untuk benar-benar menerima pemberitahuan di perangkat seluler kita, kita perlu menginstal aplikasi Microsoft Flow. Kita dapat mengunduh aplikasi Android di sini atau aplikasi Apple di sini.

Menyimpan dan Memberi Nama Aliran

Sekarang setelah kita selesai membangun proses aliran kita, kita perlu menyimpannya. Klik pada Menyimpan ikon di sudut kanan atas aplikasi web.

Kami juga ingin memberi nama deskriptif pada aliran baru. Klik pada nama default yang ditemukan di sudut kiri atas aplikasi web, lalu ganti namanya dengan tepat.

Menjalankan Arus

Sekarang kita telah membangun proses aliran kita, memberi nama dan menyimpannya, kita siap untuk menggunakannya. Kita sekarang dapat menjalankan aliran dengan beberapa cara berbeda.

Karena pemicu yang kami buat untuk menjalankan alur adalah tombol aplikasi seluler, kami dapat menjalankan alur dari perangkat seluler kami dengan aplikasi terpasang. Pergi ke tombol bagian aplikasi seluler, lalu tekan tombol untuk aliran email kami.

Kami juga dapat menjalankan aliran dari aplikasi web di Arus saya tab. Klik pada ikon 3 elips di sisi kanan aliran dan pilih Lari sekarang dari opsi.

Metode mana pun akan memulai aliran.

Jika bidang tanggal sudah lewat, maka email tersebut akan segera dikirim. Tanggal mendatang akan memiliki email yang tertunda. Meskipun email bertanggal mendatang tidak terkirim, email tersebut masih dibuat berdasarkan alur, jadi mengubah data di tabel Excel setelah dijalankan tidak akan mengubah email bertanggal mendatang.

Kesimpulan

Microsoft Flow mudah digunakan dan sangat kuat. Kita berada di era modern dan tidak perlu lagi menjadi pemrogram untuk membuat otomatisasi berguna yang menghemat banyak waktu.

Kami dapat dengan mudah membuat alur yang mengirim email berdasarkan data dalam tabel Excel yang terhubung.

Jika Anda dapat menggunakan mouse dan memiliki beberapa ide tentang proses yang ingin Anda otomatisasi, maka Microsoft Flow cocok untuk Anda.

Saya ingin mendengar tentang semua hal keren yang Anda buat dengan Microsoft Flow, jadi beri tahu saya di komentar di bawah!

Tinggalkan komentar