Matriks RACI

Definisi matriks RACI

Matriks RACI adalah alat yang mengatur kegiatan proyek berdasarkan peran yang akan dimainkan orang. Akronim RACI adalah mnemonik untuk mengingat peran:

Matriks RACI umumnya digunakan dalam Lean Six Sigma dan manajemen proyek, dan juga disebut bagan RACI.

Setiap peran dibahas secara lebih rinci di bawah ini.

Kapan menggunakan matriks RACI

Gunakan matriks RACI di awal proyek sebagai alat perencanaan untuk membantu memastikan bahwa orang yang tepat siap mengerjakan aktivitas, berkontribusi pada aktivitas, dan mendapat informasi tentang aktivitas.

Ketika Anda menemukan kelalaian, menambahkan posisi atau orang ke matriks RACI dapat membantu memastikan bahwa kelalaian yang sama tidak terjadi kemudian. Membuat matriks RACI di awal proyek juga dapat membantu menciptakan budaya di mana Anda secara rutin mengidentifikasi dan berbicara tentang orang-orang yang Bertanggung Jawab, Bertanggung Jawab, Berkonsultasi, dan Berinformasi.

Mendefinisikan peran RACI secara rutin adalah cara yang baik untuk mendorong kegiatan dan proyek menuju penyelesaian.



Peran matriks RACI

Salah satu hasil penting dari melengkapi matriks RACI adalah memastikan bahwa semua kegiatan memiliki cakupan yang tepat.

    • Biasanya, setiap orang hanya memiliki satu peran untuk setiap aktivitas. Kadang-kadang, seseorang akan bertanggung jawab dan bertanggung jawab atau keduanya Dikonsultasikan dan Diinformasikan.
    • Sebuah peran dapat memiliki beberapa orang untuk satu aktivitas. Sudah menjadi hal yang lumrah bagi banyak orang yang perlu diinformasikan atau dikonsultasikan untuk menyelesaikan suatu kegiatan.
    • Beberapa kegiatan juga akan membutuhkan beberapa orang yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan yang cukup untuk menyelesaikan kegiatan tepat waktu.
    • Untuk beberapa kegiatan, seseorang tidak akan memiliki peran apa pun.
    • Seseorang yang perlu dikonsultasikan untuk kegiatan tertentu mungkin tidak perlu dilibatkan untuk kegiatan lainnya.

Berikut adalah rincian dari masing-masing peran matriks RACI:

Bertanggung jawab

Salah satu cara untuk menggambarkan peran orang yang bertanggung jawab adalah bahwa mereka memulai dan mengakhiri aktivitas yang harus diselesaikan agar proyek berhasil.

Itu biasanya berarti bahwa orang tersebut melakukan semua pekerjaan yang ada di antaranya, meskipun untuk tugas tertentu Anda mungkin memiliki beberapa orang yang Bertanggung Jawab. Membuat catatan tentang siapa yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan harus memperjelas apakah Anda memiliki keterampilan yang tepat untuk mencakup apa yang perlu dilakukan.

Baca Juga:  Ikuti Kursus Manajemen Proyek

Pekerjaan Penanggung jawab termasuk berkonsultasi dengan orang-orang yang berada dalam peran Dikonsultasikan dan memberi tahu orang-orang yang berada dalam peran Diinformasikan.

akuntabel

Untuk setiap tugas, hanya satu orang yang Bertanggung Jawab. Meskipun mungkin tampak aneh bahwa orang yang Bertanggung jawab tidak selalu orang yang Bertanggung jawab atas pekerjaan, tujuan dari peran Akuntabel pada matriks RACI adalah bahwa seseorang harus memiliki tanggung jawab utama.

Dalam banyak kasus, orang yang Bertanggung Jawab akan mengidentifikasi orang-orang yang mereka butuhkan untuk Bertanggung Jawab, memilih tim yang dapat menyelesaikan aktivitas. Dalam tim kecil atau untuk aktivitas yang cukup kecil, orang yang sama dapat bertanggung jawab dan dapat dipertanggungjawabkan.

Ketika muncul pertanyaan tentang suatu kegiatan, Penanggung Jawab harus dapat memberikan jawaban.

Dikonsultasikan

Individu yang dikonsultasikan biasanya memiliki pengetahuan yang dibutuhkan oleh orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Meskipun peran Konsultasi mungkin terdengar seperti komunikasi berjalan satu arah, jarang orang dalam peran Konsultasi tidak dapat mengajukan pertanyaan dan menarik informasi dari orang yang Bertanggung jawab juga.

Orang-orang dalam peran Berkonsultasi sering kali merupakan pakar materi pelajaran yang dapat menjawab pertanyaan yang mengklarifikasi persyaratan. Misalnya, dalam pengaturan perawatan kesehatan di mana aktivitasnya adalah membuat nampan dengan pengaturan cetakan untuk alat yang diinginkan seseorang untuk prosedur medis. Fabrikator dapat berkonsultasi dengan perawat dan dokter untuk memverifikasi bahwa alat yang benar telah diidentifikasi dan tata letak alat masuk akal.

matriks RACI

Diberitahukan

Sangat mudah untuk melihat mengapa orang yang berbeda perlu diberi tahu tentang kegiatan tertentu. Ketika aktivitas saling bergantung satu sama lain, maka orang-orang yang Bertanggung Jawab dan Bertanggung Jawab untuk aktivitas selanjutnya perlu mengetahui kapan mereka dapat memulai.

Orang lain yang perlu mengetahui status proyek perlu diberi tahu sehingga mereka dapat mengerjakan rencana tingkat yang lebih tinggi dan mengetahui kapan harus mengharapkan manfaat dari proyek tersebut. Sementara orang-orang yang Bertanggung Jawab dan Bertanggung Jawab mungkin keduanya memberikan informasi kepada mereka yang berada dalam peran Informed, mereka yang memiliki peran Informed biasanya akan memulai dengan orang yang Bertanggung Jawab jika mereka membutuhkan informasi tentang suatu aktivitas di antara sesi informasi.

Baca Juga:  5 Penyebab Utama Kegagalan Proyek

Aturan matriks RACI dan praktik terbaik

Matriks RACI seharusnya menjadi alat yang membuat segala sesuatunya mudah diingat secara sekilas. Dengan demikian, aturan yang Anda gunakan dengan itu dimaksudkan untuk menjadi sederhana sehingga secara keseluruhan alat ini mengurangi kerumitan. Pertimbangkan hal berikut ketika Anda membuat matriks RACI:

    • Setiap kegiatan hanya memiliki satu orang yang bertanggung jawab.
    • Setiap kegiatan memiliki setidaknya satu orang yang bertanggung jawab.

Karena matriks RACI adalah alat visual sederhana, Anda akan sering menggunakannya bersama dengan alat lain. Misalnya, kegiatan dapat berasal dari bagan Gantt, dan orang-orang yang mengisi peran dapat berasal dari bagan pemangku kepentingan.

Orang yang berbeda akan tidak setuju apakah harus ada sel kosong dalam matriks atau tidak. Namun, tren umumnya mengarah pada keputusan bahwa tidak semua orang perlu diberi tahu tentang setiap aktivitas. Ini berarti bahwa seseorang yang berkonsultasi pada satu kegiatan tidak harus diberitahu tentang setiap kegiatan dalam proyek.

Jika Anda lebih suka setiap sel harus lengkap, pastikan Anda telah memikirkan cara mudah untuk berkomunikasi dengan cepat dan mudah dengan semua orang dalam peran Informed.

Karena matriks RACI adalah alat visual, matriks RACI seharusnya membantu Anda membuat dua penentuan:

    1. Apakah ada satu orang yang memiliki terlalu banyak tugas R?

Jika demikian, proyek dapat mengalami kemacetan atau sensitif terhadap ketergantungan pada satu orang. Jika itu masalahnya, lihat apakah ada cara untuk mendistribusikan peran Bertanggung jawab di antara lebih banyak orang.

    1. Apakah ada aktivitas tunggal yang memiliki terlalu banyak tugas C?

Jika suatu kegiatan memerlukan terlalu banyak konsultasi untuk diselesaikan, pertimbangkan apakah pekerjaan tersebut telah didefinisikan dengan benar. Mungkin definisi lebih lanjut dari kegiatan ini perlu dilengkapi agar mereka yang akan Bertanggung jawab dan Akuntabel dapat melakukan bagiannya. Juga pertimbangkan apakah ada konsultasi yang berlebihan.

Baca Juga:  Cara Membuat dan Mengelola Anggaran Proyek yang Dapat Dilakukan

Jika beberapa orang akan memberikan informasi yang sama atau serupa, aktivitas dapat diselesaikan dengan lebih efisien dengan menugaskan lebih sedikit orang ke peran Dikonsultasikan. Jika timbul kekhawatiran tentang seseorang yang tidak dikonsultasikan, pertimbangkan apakah mereka dapat berperan sebagai Informed. Dengan begitu, mereka bisa turun tangan jika diperlukan.

matriks RACI

Contoh matriks RACI

Matriks RACI berikut berasal dari studi kasus tentang proyek migrasi data dari pengecer internasional. Karena matriks berada pada level tinggi, tim menggantikan orang, tetapi aturan tipikal masih berlaku.

Matriks mengidentifikasi siapa yang perlu mengerjakan suatu aktivitas untuk menyelesaikannya. Hanya satu tim yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk setiap aktivitas. Matriks membuat catatan setiap orang yang perlu dikonsultasikan untuk menyelesaikan aktivitas dengan sukses. Matriks juga menyimpan catatan setiap orang yang perlu diberi tahu tentang aktivitas tersebut.

Contoh matriks RACI

Cara membuat matriks RACI

Pada tingkat dasarnya, matriks RACI adalah tabel orang dan aktivitas. Karena matriks RACI adalah alat visual sederhana, matriks RACI cocok untuk alat tempat Anda dapat membuat tabel, seperti Microsoft Excel.

Masukkan aktivitas sebagai label baris dan orang-orang yang dapat berada di setiap gulungan sebagai label kolom dan Anda siap untuk pergi.

Templat matriks RACI

Gunakan template matriks RACI ini untuk menghemat waktu pada proyek Anda berikutnya

Template matriks RACI ini mencakup matriks dengan data sampel dan template kosong. Anda dapat menyesuaikan salah satu lembar untuk organisasi Anda sesuai kebutuhan.

Kolom hingga Z diformat sebelumnya untuk orang. Baris ke 100 diformat sebelumnya untuk aktivitas. Baris 2 akan menghitung berapa kali seseorang Bertanggung Jawab (nilai R atau A/R).

Dengan begitu, Anda dapat menentukan apakah seseorang terlalu sering bertanggung jawab. Jika sebuah baris tidak hanya memiliki satu orang yang Bertanggung Jawab, maka baris tersebut disorot dengan warna kuning untuk menunjukkan bahwa peran Akuntan perlu diidentifikasi.

Templat matriks RACI

Belajarlah lagi

Matriks RACI adalah salah satu dari banyak alat yang dapat Anda gunakan untuk perencanaan dan akuntabilitas yang lebih baik dalam proyek tim Anda.

Tinggalkan komentar