Manajemen Kualitas Proyek

Apa itu manajemen kualitas proyek?

Manajemen kualitas proyek adalah proses yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap orang di proyek memahami dan termotivasi untuk memberikan kualitas sesuai jadwal dan di bawah anggaran.

Gagasan penting adalah bahwa peran yang mengelola kualitas proyek tidak hanya bertanggung jawab atas kualitas. Kualitas hanya dapat diwujudkan ketika seluruh tim menyadari tanggung jawab setiap orang untuk memastikan kualitas.

Banyak kerangka kerja yang ada untuk mencapai kualitas dalam batasan ini, seperti Total Quality Management (TQM) dan Lean Six Sigma (LSS).


Kerangka kerja manajemen kualitas proyek

Sementara kerangka kerja yang berbeda menyediakan alat untuk mencapai tujuan yang sama sehubungan dengan kualitas, Lean Six Sigma menyertakan beberapa elemen pembeda yang dapat membantu tim Anda meningkatkan kualitas sehingga produk Anda berhasil.

Salah satu elemennya adalah filosofi yang diambil LSS menuju nol cacat. Banyak praktisi berkualitas yang akrab dengan kesepuluh dari 14 poin Dr. W. Edward Deming yang menyatakan:

Hilangkan slogan, himbauan, dan target untuk tenaga kerja yang meminta nol cacat dan tingkat produktivitas baru. Desakan seperti itu hanya menciptakan hubungan yang bertentangan, karena sebagian besar penyebab kualitas rendah dan produktivitas rendah adalah milik sistem dan dengan demikian berada di luar kekuatan tenaga kerja.

Salah satu interpretasinya adalah bahwa manajer kualitas tidak boleh memiliki cacat nol sebagai tujuan. Peringatan Deming terlihat jelas tentang desakan untuk tujuan yang tidak realistis.

Jika sistem produksi menciptakan cacat, maka meminta orang untuk bekerja lebih keras tidak akan pernah mengurangi jumlah cacat menjadi nol. Di LSS, Zero Defects adalah alat manajemen yang merangkum tiga filosofi penting kualitas:

    1. Kualitas adalah kesesuaian dengan persyaratan.
    1. Pencegahan cacat lebih baik daripada menemukan dan memperbaiki cacat di kemudian hari.
    1. Pengurangan cacat menjadi nol adalah salah satu tujuan untuk terus meningkatkan sistem produksi.

Setelah kami mengetahui apa persyaratan untuk suatu produk, apa yang dibutuhkan pelanggan, kami dapat mengidentifikasi apa cacatnya dan bekerja untuk mencegahnya.

Saat kami merencanakan dan memproduksi, kami akan mencari peluang untuk mencegah cacat sehingga tidak perlu ditemukan dan diperbaiki nanti.

Manajemen kualitas proyek menggunakan strategi dan alat yang membantu mendorong proses menuju kualitas yang lebih tinggi, memastikan utilitas yang lebih besar bagi pelanggan.

Profesional berkualitas yang akrab dengan Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK® Memandu) akan terbiasa dengan tiga fase manajemen mutu:

    1. Rencanakan manajemen kualitas
    1. Kelola kualitas
    1. Kontrol kualitas
Baca Juga:  Bagaimana Menyelesaikan Konflik Tim

Fase berurutan ini masing-masing memiliki set input, alat, dan output sendiri yang membantu memastikan bahwa sistem mencegah cacat dan meningkatkan kualitas. Mari kita periksa fase-fase ini secara lebih rinci menggunakan proyek fiksi — pembersihan kamar hotel.

Manajemen kualitas proyek

Rencanakan manajemen kualitas

Pada fase di mana Anda merencanakan manajemen kualitas, salah satu tugas utama adalah mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan tentang persyaratan kualitas. Menggunakan input seperti project charter dan asumsi log, fase perencanaan biasanya menghasilkan penciptaan output, termasuk rencana manajemen kualitas dan, yang terpenting, metrik kualitas.

Pada akhir perencanaan kualitas, kita seharusnya dapat menggunakan tujuan dan sasaran proyek untuk sampai pada cara mengukur kualitas produk yang dihasilkan. Ingatlah bahwa bagian dari apa yang ingin kami capai adalah mendefinisikan proses kualitas yang akan mencegah sebanyak mungkin cacat — bahkan mungkin semuanya.

Manajemen kualitas proyek

Contoh manajemen mutu rencana

Dalam contoh kamar hotel, salah satu hal pertama yang harus diperhatikan adalah bagaimana mengurangi cacat yang dapat terjadi. Bagaimana kita mengurangi cacat seperti rambut di lantai kamar mandi, sampah yang tertinggal di bawah tempat tidur, lampu yang padam, atau kamar mandi yang tidak dilengkapi tisu toilet tambahan?

Situasi layanan semacam ini adalah di mana kita harus sangat berhati-hati untuk tidak mengubah Zero Defects menjadi nasihat kepada tenaga kerja untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik tanpa meningkatkan proses yang memungkinkan terjadinya cacat.

Untuk contoh ini, mari kita fokus pada cacat di mana kamar mandi dibiarkan tanpa kertas toilet yang cukup. Mudah-mudahan, piagam proyek atau persyaratan proyek akan menguraikan tujuan sedemikian rupa sehingga mudah untuk mengidentifikasi cacat.

Katakanlah tujuannya adalah bahwa setiap kali sebuah ruangan dibersihkan, ada dua gulungan kertas toilet yang tersisa untuk digunakan tamu. Cacatnya adalah kasus ketika tamu harus menelepon untuk meminta kertas toilet tambahan.

Rencana mutu harus menjabarkan proses yang akan memastikan pemenuhan persyaratan dan cara-cara untuk mengukur mutu. Prosesnya mungkin mencakup langkah-langkah seperti berikut:

    • Memperoleh gerobak pembersih yang dapat menampung kertas toilet dalam jumlah yang cukup besar. Ini agar para pekerja tidak harus memutuskan apakah akan menyelesaikan pekerjaan mereka dengan cepat atau kembali ke lemari persediaan untuk mendapatkan lebih banyak kertas toilet.
    • Sediakan kertas toilet di ruang persediaan di setiap lantai lainnya setiap minggu sehingga pekerja dapat mengisi kembali jika mereka menemukan troli mereka hampir habis.
    • Minta pekerja untuk mencatat jumlah gulungan kertas toilet yang belum dibuka yang mereka temukan di sebuah ruangan dan jumlah gulungan yang belum dibuka ketika mereka pergi. Ini agar mereka lebih cenderung memperhatikan jumlah gulungan.
Baca Juga:  Template Manajemen Proyek Gratis Terbaik pada tahun 2022

Cara untuk mengukur kualitas mungkin termasuk beberapa pengukuran berikut:

    • Jumlah permintaan pelanggan untuk kertas toilet tambahan (cacat).
    • Berapa kali pekerja mengisi kembali persediaan kertas toilet di setiap lantai lainnya.
    • Berapa kali pekerja menyerahkan log lengkap untuk jumlah gulungan kertas toilet yang belum dibuka di kamar.

Manajemen kualitas proyekDengan rencana kualitas yang ada, tim dapat bekerja pada dua fase berikutnya untuk melihat apakah tim memberikan jumlah kualitas yang diharapkan. Pada saat yang sama, penting untuk diingat bahwa rencana mutu adalah dokumen yang hidup.

Jika kita menemukan, misalnya, bahwa gerobak membawa begitu banyak kertas toilet sehingga tidak ada yang pernah mengisi ulang dari kamar di lantai, maka mempertahankan stok kertas toilet itu tidak menambah kualitas dengan mencegah cacat.

Alih-alih, langkah tersebut menambah pemborosan dengan menghabiskan waktu dan memindahkan sumber daya dari tempat yang paling membutuhkannya. Setelah membuat rencana, kita harus memastikan bahwa kita dapat menyesuaikannya dengan tujuan mengurangi cacat dan meningkatkan kualitas.

Kelola kualitas

Kadang-kadang disebut Quality Assurance, Fase Manage Quality menentukan bagaimana memastikan bahwa langkah-langkah kunci dalam rencana kualitas dilakukan. Pada fase inilah kemungkinan besar Anda akan menggunakan alat seperti audit kualitas. Apa pun yang perlu terjadi untuk memastikan kualitas, kami mengelola kualitas untuk memastikan hal itu terjadi.

Kelola contoh kualitas

Ketika kami mengembangkan rencana kualitas dalam contoh hotel kami, kami mungkin telah memutuskan bahwa para pekerja harus memiliki dua rak di gerobak mereka yang penuh dengan kertas toilet ketika mereka mulai bekerja. Untuk mengaudit langkah itu, seseorang mungkin mengamati apakah pekerja pergi dengan volume gulungan yang diharapkan di gerobak mereka.

Manajemen kualitas proyekKami juga dapat memeriksa log yang digunakan pekerja untuk melacak seberapa sering ruang persediaan diisi kembali dan berapa banyak gulungan kertas toilet yang belum dibuka yang tersisa saat para tamu membersihkan kamar mereka. Memastikan bahwa log lengkap dan akurat akan menjadi langkah penting dalam memberikan kualitas dan mengurangi cacat.

Baca Juga:  Matriks RACI

Seperti dalam fase perencanaan, Fase Kelola Kualitas menghadirkan peluang penting untuk mencari cara untuk terus meningkatkan sehingga proses mengarah pada pengurangan cacat dan meminimalkan pemborosan.

Mungkin melihat log sisa gulungan kertas toilet yang belum dibuka dan kemudian mengaudit kamar kosong menunjukkan bahwa log tidak diisi secara akurat. Kamar dibiarkan dengan nol atau satu gulungan kertas yang belum dibuka alih-alih dua seperti yang ditunjukkan dalam log.

Jika log tersebut tidak membantu mencegah kerusakan, maka log tersebut akan terbuang sia-sia dan mungkin perlu dilakukan perubahan pada rencana kualitas.

Kontrol kualitas

Ide kunci untuk Fase Kontrol Kualitas adalah memastikan bahwa suatu produk memiliki jumlah kualitas yang tepat.

Fase Kelola Kualitas berfokus pada langkah-langkah dalam proses yang mengarah pada kualitas. Fase Kontrol Kualitas melihat pengukuran produk Anda untuk menentukan apakah rencana dan proses mencapai jumlah kualitas yang diinginkan.

Daripada melihat langkah-langkah yang menghasilkan kualitas, kita melihat pengukuran kualitas.

Contoh kontrol kualitas

Dalam contoh hotel, itu berarti kita ingin melihat jumlah cacat yang sebenarnya. Berapa kali dalam seminggu tamu meminta kertas toilet tambahan? Kita mungkin juga ingin menghitung seberapa sering pekerja harus kembali ke lemari persediaan utama untuk mendapatkan lebih banyak kertas toilet dan berapa banyak gulungan kertas toilet yang perlu diganti di ruang persediaan di setiap lantai.

Memperluas dari cacat kertas toilet, Fase Kontrol Kualitas akan menjadi tempat umum untuk menemukan bagan Pareto yang menunjukkan cacat paling umum.


Manajemen kualitas proyek


Bagan pareto dapat membantu Anda merencanakan upaya peningkatan kualitas di masa mendatang dengan menunjukkan cacat yang paling umum atau paling mahal, bergantung pada cara Anda menyusun bagan.

Pengetahuan yang Anda peroleh dengan mengukur apakah Anda memenuhi standar kualitas memberi Anda wawasan tentang apakah rencana kualitas Anda efektif dalam mengurangi cacat dan memberikan kualitas.

Ringkasan

Manajemen kualitas adalah bagaimana Anda memastikan bahwa produk dan layanan Anda memberikan jumlah kualitas yang tepat untuk pelanggan Anda.

Untuk memastikan jumlah kualitas yang tepat, penting untuk merencanakan apa itu kualitas, langkah-langkah apa yang diperlukan untuk memastikannya, dan bagaimana mengukurnya sehingga Anda tahu bahwa kualitas itu disampaikan.

Manajemen kualitas proyek memberi Anda alat dan sumber daya untuk memastikan bahwa proyek memenuhi janji kualitas mereka, yang mengarah pada kepuasan yang lebih besar bagi pelanggan Anda.

Tinggalkan komentar