Daftar Utama Tips Etiket Email

Baris subjek tidak ada. Memiliki nama Anda salah dieja. Dimasukkan pada email yang sama sekali tidak relevan. Selesai membaca dan kemudian bertanya-tanya, “Apa yang orang ini ingin saya lakukan dengan ini?”

Mendesah. Apakah kamu masih cemberut? Saya tentu berharap demikian.

Sepintas, email tampak sederhana—ini adalah cara yang efisien, efektif, dan nyaman untuk berkomunikasi. Tapi, itu tidak berarti Anda bisa membuang buku peraturan ke luar jendela dan melupakan etiket dasar.

Faktanya, email dilengkapi dengan serangkaian aturan tersendiri yang harus Anda ikuti — terutama jika Anda tidak ingin penerima Anda menghela nafas putus asa dan mengeluarkan satu pandangan buruk setiap kali nama Anda muncul di kotak masuk mereka.

Apakah Anda perlu sedikit mempelajari cara menjadi pengirim email yang sopan dan santun? Inilah semua yang perlu Anda ketahui.

Mengatasi pesan Anda

Batasi penerima Anda

Email bukanlah situasi di mana “semakin meriah” berlaku. Justru sebaliknya. Anda harus melakukan upaya bersama untuk memasukkan hanya orang-orang yang benar-benar membutuhkan untuk menerima pesan itu.

Tidak yakin bagaimana cara mengetahui siapa yang cocok dengan kriteria ini? Tanyakan pada diri Anda satu pertanyaan sederhana ini: Tindakan apa yang perlu dilakukan orang ini setelah menerima ini?

Jika Anda tidak dapat memikirkan satu hal pun, kemungkinan dia tidak perlu ditambahkan ke daftar penerima Anda untuk pesan tertentu itu.

Berlatihlah dengan ekstra hati-hati, dan Anda tidak hanya akan menghindari terlalu banyak pendapat yang bolak-balik, tetapi Anda juga tidak akan menyumbat kotak masuk dari orang yang tidak curiga dan tidak perlu.

Gunakan BCC

Jika Anda mengirim email ke sekelompok besar orang, gunakan bidang BCC (yang merupakan singkatan dari “blind carbon copy”—Anda dapat berterima kasih kepada saya ketika Anda memenangkan malam trivia berikutnya!).

Melakukannya melindungi privasi penerima Anda, karena alamat email mereka tidak akan terlihat oleh orang lain. Namun, di luar itu, daftar email besar yang Anda gunakan untuk pesan massal Anda juga sangat mudah untuk disasar oleh spammer dan peretas—artinya, jika Anda lalai menggunakan BCC, Anda membuat semua kontak email terdekat dan tersayang Anda terkena ancaman.

Baca Juga:  6 Tips untuk Memberikan Presentasi yang Lebih Menarik Daripada TED Talk

Meskipun Anda seharusnya tidak pernah (dan maksud saya tidak pernah) gunakan BCC untuk secara pasif secara agresif melempar seseorang ke bawah bus, misalnya, ini adalah fitur yang sangat berguna saat mengirim email impersonal ke sekelompok besar orang.

Periksa ejaan Anda

Jika saya memiliki satu dolar untuk setiap kali seseorang memulai email dengan, “Hai Kate,” “Hai Katie,” atau bahkan “Hai Katherine,” saya sudah pensiun. Saya bahkan menerima email dengan nama yang sama sekali berbeda di bagian atas—membuat jelas bahwa pengirim menyalin dan menempelkan pesan yang sama ke banyak orang.

Dan, seperti yang saya yakin Anda bisa pahami, tidak ada yang membuat penerima lebih cepat mati daripada salah menyebutkan namanya. Jadi, periksa kembali siapa yang Anda tujukan email Anda sebelum mengklik tombol “kirim”, dan kemungkinan besar Anda akan keluar dari tempat sampah yang ditakuti.

Membuat email Anda

Gunakan baris subjek yang informatif

Luangkan waktu sebentar untuk menelusuri kotak masuk Anda, dan Anda mungkin akan melihat berbagai baris subjek umum dan tidak jelas—Anda tahu, hal-hal seperti “Melapor masuk”, “Menindaklanjuti”, atau bahkan “Rapat minggu ini”.

Saya mengerti — tidak ada yang mau menginvestasikan banyak minyak siku dalam menyusun prosa yang fasih hanya untuk baris subjek. Tapi, berusahalah untuk setidaknya membuatnya sedikit lebih spesifik. Penerima Anda akan dapat mengumpulkan apa yang Anda kirimi email sejak awal, dan pesan itu akan lebih mudah ditemukan oleh Anda berdua di kemudian hari.

Lebih pendek lebih baik

Jika Anda pernah menjadi penerima Perang dan damai email panjang, Anda tahu secara langsung betapa luar biasanya untuk mengklik membuka pesan itu dan disambut oleh dinding teks yang tampaknya tidak pernah berakhir.

Email seharusnya nyaman, jadi lakukan yang terbaik untuk menjauh dari paragraf panjang yang membutuhkan banyak pengguliran sehingga penerima Anda mengalami kram jari.

Buat hal-hal sesingkat dan semanis mungkin, sambil tetap memberikan konteks yang cukup! Penelitian mengatakan bahwa antara 50 dan 125 kata adalah sweet spot. Jika ada sesuatu yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut, mungkin lebih baik dibicarakan melalui telepon atau rapat.

Baca Juga:  Cara Mencari Magang untuk Mahasiswa di 2020

Buatlah mudah dibaca

Dengan mengingat hal itu, bertujuan untuk membuat email Anda mudah dibaca (ahem, meluncur) sebisa kamu. Gunakan paragraf pendek (tidak lebih dari tiga baris!) dan bahkan poin-poin, font tebal, atau subjudul jika email Anda dapat mengambil manfaat darinya.

Semakin sederhana pesan Anda untuk dilihat, semakin besar kemungkinannya untuk benar-benar dibaca—dan ditanggapi.

Berakhir dengan nada yang kuat

Gunakan ajakan bertindak (CTA)

Pernahkah Anda sampai ke dasar email dan berpikir, “Oke, jadi… apa maksud Anda?” Pesannya begitu kabur atau berantakan, Anda tidak tahu ke mana Anda harus pergi dari sana.

Anda tidak ingin membuat penerima Anda sendiri merasa seperti itu. Jadi, pastikan untuk menyertakan CTA sederhana di bagian bawah email.

Perlu dia untuk menanggapi dengan pikirannya? Mengatakan bahwa. Butuh dia untuk memberikan catatan pada halaman tertentu dari presentasi Anda? Buat itu jelas. Butuh orang untuk menjawab apakah mereka akan menghadiri barbeque perusahaan atau tidak? Jadikan pertanyaan itu sebagai hal terakhir di badan email Anda.

Lakukan itu, dan semua orang akan jelas tentang langkah apa yang perlu mereka ambil selanjutnya.

Sertakan tenggat waktu

Apakah Anda di bawah kawat? Atau, apakah Anda ingin menghindari pesan Anda terus-menerus didorong ke backburner? Berikut solusi sederhananya: Cantumkan tenggat waktu di bagian bawah email Anda.

Ya, itu bisa tampak sedikit maju jika itu bukan sesuatu yang biasa Anda lakukan. Namun, kebanyakan orang sangat menghargai permintaan yang jelas dan struktur tambahan ini—ini membantu mereka memprioritaskan beban kerja mereka sendiri dengan lebih baik.

Pemolesan menit terakhir

Pastikan Anda melampirkan lampiran Anda

Oh, baris “silakan lihat lampiran” yang ditakuti—ketika tidak ada keterikatan yang ditemukan. Kita semua bersalah atas hal ini, tetapi hal ini dapat dengan mudah dihindari jika Anda hanya meluangkan beberapa detik untuk memeriksa ulang ini sebelum mengirim pesan Anda.

Buat catatan mental (atau tempelkan catatan aktual di komputer Anda!) untuk selalu memastikan semua file atau tautan yang diperlukan disertakan. Ini akan menyelamatkan Anda dari “ups!” yang memalukan itu! email tindak lanjut.

Baca Juga:  100 Kata Sifat Resume

Bacalah dengan cepat

Berapa banyak email yang telah Anda buat dan kirim, tanpa pernah repot-repot melihatnya lagi? Banyak, kan?

Begini masalahnya: Biasanya pesan-pesan itu dipenuhi dengan kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa yang akan membuat guru bahasa Inggris kelas sepuluh Anda menundukkan kepalanya karena malu.

Luangkan waktu ekstra untuk membaca email itu dengan cepat, dan pastikan email itu dipoles sebelum Anda mengirimkannya. Ini akan menyelamatkan penerima Anda dari banyak keluhan dan sakit kepala—dan menyelamatkan Anda dari rasa malu!

Menindaklanjuti

Tunggu waktu yang wajar

Bahkan jika Anda menggunakan etiket yang sempurna dalam email Anda, masih ada kemungkinan Anda tidak akan menerima tanggapan yang sangat Anda butuhkan. Terlepas dari kenyataan bahwa kita semua secara permanen dirantai ke kotak masuk kita, kita tidak selalu cepat dengan balasan.

Namun, dengan itu, tidak ada yang lebih buruk daripada seseorang yang menindaklanjuti satu jam setelah (atau bahkan dua belas jam!) untuk mengatakan, “Apakah Anda mendapatkan email saya ?!”

Tunggu dalam waktu yang wajar (setidaknya 24 jam, dan bahkan itu hanya untuk permintaan yang lebih mendesak—untuk yang lain bersiaplah untuk menunggu tiga hari penuh) sebelum check-in. Jika kebutuhan Anda benar-benar mendesak, angkat telepon.

Berikan konteks

Meskipun singkat, “Hanya memeriksa ini!” pesan mungkin tampak efektif, biasanya berakhir dengan frustasi. Mengapa? Nah, penerima Anda perlu menggulir kembali pesan Anda yang lain untuk mendapatkan penyegaran tentang apa yang Anda butuhkan dan mengapa Anda membutuhkannya.

Jadi, daripada meninggalkan pesan tindak lanjut Anda menjadi beberapa kata pendek, pastikan untuk memberikan pengingat singkat tentang apa yang Anda butuhkan dari orang itu. Sekali lagi, ini akan mempermudah mereka untuk merespons secara tepat waktu.

Saatnya memamerkan etiket email fenomenal Anda

Ya, email itu nyaman dan—dalam banyak kasus—santai. Tapi, itu tidak memberi Anda izin untuk ceroboh atau ugal-ugalan. Ada beberapa aturan etiket yang harus Anda ingat.

Untuk rekap, inilah yang ingin Anda ketahui sebelum menekan kirim.

daftar periksa-email-etiket

Tinggalkan komentar