Daftar Periksa Penutupan Proyek

Sebuah proyek harus berakhir, dengan satu atau lain cara. Mungkin diperlukan waktu bertahun-tahun untuk mencapai tujuannya, tetapi begitu sebuah proyek menyelesaikan siklus hidupnya (atau gagal melakukannya), proyek itu harus ditutup, diperpanjang, atau dialihkan. Tahap di mana Anda secara resmi mengakhiri proyek disebut penutupan proyek, dan banyak manajer proyek yang sukses bersumpah dengan daftar periksa penutupan proyek mereka.

Apa itu proyek?

Didefinisikan secara formal, sebuah proyek adalah unik dan sementara usaha yang ditentukan oleh seperangkat parameter yang mencakup ruang lingkup, tujuan, tugas komponen, pencapaian, standar kualitas, anggaran, dan jadwal.

Istilah “sementara” dan “jadwal” dengan jelas membedakan proyek dari operasi bisnis “normal”, “seperti biasa”, atau “yang sedang berlangsung” seperti akuntansi perusahaan, pemasaran, atau sumber daya manusia yang semuanya cenderung berjalan sebagai fungsi terbuka atau unit suatu organisasi. Sebaliknya, proyek seperti pembangunan rumah, pengembangan situs web, dan upacara pernikahan jelas memiliki tanggal mulai dan berakhir. Dalam banyak hal, semua proyek berpacu dengan waktu, di mana Anda meluncurkan upaya di beberapa titik sampai Anda mencapai garis finish.

Banyak yang telah dikatakan tentang kerumitan memulai sebuah proyek, dengan banyak ahli mengklaim itu sebagai bagian yang paling sulit. Memulai dari awal dan memetakan cara mendapatkan semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan proyek yang tepat memang bisa sangat melelahkan. Itulah mengapa melakukan pertemuan awal yang sukses benar-benar dapat meningkatkan momentum proyek serta moral para pemangku kepentingan di awal.

Tetapi secara formal menutup proyek dengan cara yang benar sama pentingnya dan membutuhkan tingkat perhatian yang sama yang biasanya disediakan oleh manajer proyek untuk meluncurkan dan menjalankan proyek baru.

strategi-close-out-checklist-proyek

Mengapa Anda memerlukan strategi penutupan dan daftar periksa penutupan proyek

Anda akhirnya berhasil mencapai tonggak sejarah di bagan Gantt Anda, menyelesaikan semua kiriman, dan memeriksa kualitas produk akhir. Sebagai manajer proyek, Anda mungkin berpikir inilah saatnya untuk menepuk punggung Anda sendiri, memberi penghargaan kepada tim atas upaya mereka, dan membuat rencana untuk proyek berikutnya.

BERHENTI. Masih banyak yang harus dilakukan dan akan ada waktu untuk merayakannya nanti. Ingat, mengabaikan untuk menjalankan strategi penutupan dan menandai daftar periksa penutupan proyek dapat, pada saat terbaik, menyebabkan Anda mengabaikan pelajaran berharga dari proyek; atau lebih buruk lagi, mencegah Anda mengikat ujung yang longgar, yang dapat mengurangi kepuasan pelanggan Anda dan melemahkan perwakilan Anda sebagai manajer proyek.

Tip Penting: Untuk memelihara kepercayaan klien dan/atau kepercayaan manajemen atas, selalu lihat proyek dari sudut pandang pelanggan sebelum menilainya sebagai orang dalam tim.

Baca Juga:  Konferensi Manajemen Proyek Terbaik 2022

Ada banyak alasan mengapa Anda harus memasukkan penutupan formal sebagai elemen penting dalam alur kerja manajemen proyek Anda. Penutupan proyek yang dilaksanakan dengan benar akan membantu Anda untuk:

Lengkapi semua dokumen yang diperlukan

Persyaratan bisnis, spesifikasi produk, persetujuan, dan dokumentasi lainnya merupakan bagian penting dari manajemen proyek, menjadikannya karir yang agak menakutkan bagi para profesional yang merasa ngeri dengan sedikit dokumen. Tetapi ketika proyek hampir berakhir, sebagian besar dokumen yang tersisa sebagian besar merupakan tanda tangan untuk kiriman yang telah selesai. Fase penutupan proyek memungkinkan Anda untuk melibatkan kembali pemangku kepentingan, pelanggan, dan/atau eksekutif manajemen tingkat atas yang berwenang untuk a) meninjau persyaratan kerja yang relevan, b) memeriksa apakah masih ada tugas yang tertunda yang harus diselesaikan, dan c) menandatangani jika sudah selesai kiriman. Dokumen persetujuan akhir menetapkan konsensus dan berfungsi sebagai bukti hukum bahwa Anda dan tim Anda telah melakukan pekerjaan Anda dengan sepatutnya dan bahwa pekerjaan Anda telah selesai.

Jaga agar anggota tim tetap fokus

Saat proyek hampir selesai, banyak pemangku kepentingan akan dibebaskan dari tugas-tugas mendesak dan kemungkinan akan kehilangan fokus. Kecuali sumber daya bakat ini telah dirilis secara resmi sebelumnya, manajer proyek harus memastikan mereka tetap fokus, disiplin, dan produktif di seluruh siklus hidup proyek. Rapat penutupan proyek akan membantu mendapatkan umpan balik dari orang dalam tim tentang pengalaman dan pemikiran mereka tentang cara meningkatkan proses. Beberapa anggota tim mungkin juga memerlukan pembayaran non-gaji (seperti dalam kasus kontraktor pihak ketiga atau pekerja lepas) dan ini harus diselesaikan segera untuk memastikan mereka akan lebih dari bersedia untuk bergabung dengan proyek berikutnya.

Ikat ujung yang longgar

Daftar periksa tutup akan membantu Anda mengatasi celah seperti bug kecil dan item yang tidak terpenuhi pada daftar keinginan melalui solusi cepat atau manajemen ekspektasi yang mahir. Tinjauan akhir dari ruang lingkup proyek dan persyaratan bisnis akan membantu memastikan kelengkapan upaya tim.

Memperjelas dan memudahkan transisi

Gunakan fase penutupan untuk menyerahkan proyek dengan benar kepada pemilik berikutnya (seperti departemen pemasaran untuk situs web, pemilik rumah untuk rumah yang baru dibangun, atau departemen penjualan untuk toko ritel online). Untuk lingkungan perusahaan, ini memastikan bahwa proyek yang telah selesai akan dimiliki oleh tim yang paling memenuhi syarat untuk mengelolanya. Penutupan proyek juga akan membantu melepaskan dan mentransisikan sumber daya bakat segera ke tugas berikutnya sehingga partisipasi mereka dalam proyek lain tidak akan tertunda secara tidak perlu.

Baca Juga:  6 Cara Mengurangi Risiko dalam Manajemen proyek

Sesuai dengan praktik terbaik

Manajemen proyek adalah bidang standar-intensif dan fase penutupan merupakan bagian penting dari praktek. Mengabaikan langkah-langkah yang diperlukan dalam tahap ini — bahkan ketika Anda merasa telah menyelesaikan semua hasil kerja — mengirimkan sinyal bahwa Anda tidak menerapkan praktik terbaik. Pelanggan atau eksekutif senior yang terbiasa dengan proses akan a) memberi Anda skor/umpan balik kinerja yang lebih rendah daripada yang seharusnya Anda dapatkan jika Anda mematuhinya, dan b) kemungkinan akan melewatkan Anda untuk tim yang lebih sesuai standar untuk proyek mereka berikutnya.

Tingkatkan kredensial manajemen proyek Anda

Melaksanakan penutupan proyek yang sangat baik menunjukkan bahwa Anda adalah profesional yang rajin dari awal hingga akhir dan pelanggan dapat mengandalkan pengalaman manajemen proyek Anda 100%. Jika tidak, kegagalan untuk melakukan penutupan yang memuaskan akan menggambarkan merek pribadi, tim, dan organisasi Anda secara buruk dan dapat menandai Anda sebagai praktisi yang tidak kompeten atau biasa-biasa saja.

Belajar dari menang dan kalah

Melalui proses post mortem, Anda dapat meninjau kembali proyek, mengidentifikasi hambatan, dan menentukan solusi, struktur tim, atau alur kerja mana yang dilakukan dengan paling efisien. Terlepas dari apakah proyek memenuhi, melampaui, atau meleset dari harapan, hasilkan nilai dengan mengumpulkan wawasan dan mengambil pelajaran praktis dari proyek tersebut. Lain kali Anda menemukan proyek serupa, Anda akan memiliki kartu as lain di lengan baju Anda.

Rayakan kesuksesan

Sebuah proyek yang dilakukan dengan baik layak untuk dirayakan. Tapi ada peringatan: merayakan sebelum melaksanakan proses penutupan yang tepat dapat menjadi bumerang (bagaimana jika masih ada jalan buntu dalam proyek yang Anda lewatkan dan pelanggan tiba-tiba membuat pesta Anda meminta Anda memenuhi sisi tawar-menawar Anda?). Jika tidak, silakan. Akui kontribusi semua orang, berikan penghargaan atas pencapaian luar biasa, dan raih inspirasi untuk proyek berikutnya.

daftar periksa-tutup-proyek

Langkah-langkah penutupan proyek dasar yang dapat Anda gunakan

Hanya mengirimkan kiriman merupakan strategi penutupan yang buruk. Fase penutupan memerlukan beberapa langkah dan daftar periksa penutupan untuk menyelesaikan semua aspek proyek dengan benar.

Berikut adalah langkah-langkah kunci untuk menutup proyek secara formal:

    1. Tinjau kembali ruang lingkup proyek, persyaratan, dan daftar periksa fitur akhir. Pastikan semuanya sudah terpenuhi 100%.
    1. Amankan persetujuan dan tanda tangan. Pastikan persetujuan penuh pemangku kepentingan atau kepuasan pelanggan tentang pekerjaan Anda dengan meminta mereka untuk menandatangani kiriman yang relevan. Tutup semua kontrak dan perjanjian yang belum diselesaikan dengan mitra internal atau vendor pihak ketiga.
    1. Selesaikan pembayaran. Memproses faktur, komisi, biaya, atau bonus yang belum dibayar. Bangun hubungan positif dengan cepat dalam pembayaran. Catat varians, efisiensi biaya, dan informasi keuangan lainnya yang akan membantu Anda mengoptimalkan anggaran untuk proyek berikutnya.
    1. Mengidentifikasi dan mendokumentasikan pelajaran yang didapat. Lakukan proses post mortem secara menyeluruh. Mengumpulkan umpan balik dari semua pemangku kepentingan. Soroti isu-isu penting dan pembelajaran yang akan membantu meningkatkan kualitas, nilai, alur kerja, kecepatan penyelesaian, efisiensi biaya, dan sinergi tim dari proyek berikutnya.
    1. Menyelesaikan laporan. Bergantung pada industri dan organisasi Anda, selesaikan semua laporan yang diperlukan untuk menutup proyek. Fokus pada laporan yang menghasilkan wawasan yang akan membantu meningkatkan pengiriman proyek yang berhasil.
    1. Dokumentasi proyek indeks/arsip. Arsipkan dokumen relevan yang digunakan dalam proyek dari awal hingga akhir, termasuk persyaratan bisnis, rencana proyek, notulen rapat, dokumen keuangan, kontrak, perjanjian, dan materi lainnya ke dalam basis pengetahuan organisasi Anda. Ini akan membantu meningkatkan analitik data perusahaan dan memberikan wawasan yang relevan untuk proyek-proyek berikutnya.
    1. Rilis sumber daya proyek. Membebaskan anggota tim dan sumber daya (peralatan lapangan, alat teknologi, perangkat lunak, perangkat keras, dll.) yang dijadwalkan untuk disertakan dalam proyek lain.
    1. Serah terima kepemilikan proyek. Secara resmi mengalihkan pengelolaan proyek yang telah selesai kepada pemilik baru.
    1. Melakukan rapat penutupan proyek. Kapanpun memungkinkanmelakukan pertemuan proyek akhir yang melibatkan semua anggota tim, pemangku kepentingan, dan pemilik proyek baru untuk a) mentransisikan proyek secara resmi, b) mengeksplorasi masalah, pelajaran, dan peluang, c) mengakui upaya yang luar biasa, dan —
    1. Merayakan. Membiarkan tim dan pemangku kepentingan Anda bersantai dan bersantai dalam suasana perayaan dan persahabatan dapat membantu memberi energi dan menginspirasi mereka untuk proyek besar berikutnya.
Baca Juga:  Peran Kantor Manajemen Proyek Langkah Kunci untuk Sukses

proyek-close-out-checklist-rayakan

Akhiri proyek Anda dengan janji

Proyek yang telah selesai layak untuk diselesaikan dengan baik. Itu karena secara formal menutup sebuah proyek membuat setiap orang memiliki janji yang jelas: proyek berikutnya akan sama bagusnya atau lebih baik dari yang terakhir.

Ketika penutupan proyek adalah bagian dari proses, Anda memiliki saluran yang sempurna bagi tim untuk menghela nafas lega, menyampaikan ketekunan terbaik, memperkuat pelajaran, dan merayakan kesuksesan.

Tinggalkan komentar