6 Peretasan Outlook Terbaik yang Harus Anda Ketahui di 2022

Outlook membantu jutaan orang mengelola korespondensi email mereka setiap hari, tetapi menganggap Anda sudah tahu cara mengatur korespondensi kantor Anda untuk produktivitas yang optimal. Bagaimana jika Anda tidak melakukannya?

Dalam artikel ini, kami akan memberi Anda tentang 6 peretasan Outlook terbaik yang harus Anda ketahui di 2022  untuk manajemen kantor digital, bersama dengan beberapa tip dan trik Outlook yang luar biasa yang ditampilkan dalam program ini.

Aturan pertama saya Manajemen Kantor adalah: bekerja lebih sedikit. Kedengarannya seperti solusi sempurna bagi kita semua, tetapi seperti apa kenyataannya?

“Bekerja lebih sedikit” berarti Anda menyentuh setiap korespondensi hanya satu kali. Baik itu amplop kertas asli dengan surat, atau email. Sentuh sekali, tangani sekali, dan lanjutkan. “Korespondensi” berarti Informasi yang Masuk, tidak harus “tugas tindak lanjut”.

6 Peretasan Outlook Terbaik yang Harus Anda Ketahui di 2022, adalah sebagai berikut:

1. Secara otomatis mengajukan email

Untuk menerapkan teori “Bekerja Kurang”, minta Outlook secara otomatis mengajukan email. Kemudian Anda dapat membaca semuanya sekaligus tanpa gangguan.

    • Buat Folder: Ctrl + Shift + E
    • Otomatiskan Pengarsipan ke dalam folder
        • Klik kanan Email, klik “Aturan”,
        • Pilih “Selalu pindahkan pesan dari”

Outlook selalu memindahkan pesan dari

    • Dan pilih folder baru Anda

Outlook-pilih-folder baru

2. Gunakan “Favorit” untuk menyimpan folder aktif di bagian atas Panel Navigasi Anda (alias panel folder)

Pada hari-hari “kantor kertas”, (zaman pra-komputer), kami memiliki 3 sistem pengarsipan. Ini masih berlaku untuk dunia saat ini tetapi telah hilang dalam kesibukan pengorganisasian digital.

File aktif

Ini adalah pelanggan aktif Anda, vendor paling mendesak, sebut saja, ini adalah file yang Anda butuhkan di ujung jari Anda. Jadi kami tidak memasukkannya ke dalam sistem folder AZ; sebagai gantinya, kami menyimpannya di folder “Favorit” di ujung atas Panel Navigasi Outlook.

    • Untuk menambahkan folder ke Favorit, klik kanan Folder dan pilih “Show in Favorites”

Outlook-tampilkan-dalam-favorit

    • Ketika Anda selesai dengan proyek itu, cukup klik kanan Folder dan pilih “Hapus dari Favorit”

Outlook-hapus-dari-favorit

Sistem folder kotak masuk

Sistem file kedua terkandung dalam “Lemari File 4 Laci” yang lama dan ditakuti. (Saya masih merasa ngeri mengingat laci-laci logam yang berat itu ditutup rapat.) Nah, ini pada dasarnya telah menjadi sistem folder Kotak Masuk yang secara otomatis mengurutkan folder menurut abjad.

Bagaimana jika Anda ingin menipu dan memindahkan folder “W” ke bagian atas daftar Kotak Masuk, tetapi Anda tidak dapat mengambilnya dan memindahkannya ke sana? Berikut tipnya… Cukup ketik garis bawah, “_”, atau angka di depan nama folder. Anda tahu, karena komputer mengarsipkan secara otomatis untuk kami, tidak ada yang mengingat atau mengajarkan aturan lama pengarsipan: “Simbol dan angka didahulukan dari yang lainnya”.

File abadi

Sistem file kantor ketiga adalah “file Abadi” dan saya tidak berbicara tentang bunga di sini. Perennial berarti “selamanya” file. Anda hanya tidak membersihkan ini – PERNAH. Ini akan menjadi Folder Arsip Anda di bagian bawah Panel Navigasi (Folder). Mereka mungkin akan berisi file kontrak, catatan perusahaan, catatan pajak, dll.

3. Gunakan “Bendera” dan “Kategori” untuk melacak email penting di Kotak Masuk Anda

Saya pernah mengajar di sebuah perusahaan yang telah memberi kode warna pada departemen internal mereka tetapi tidak menerapkan sistem yang sama pada email mereka. Kategori di dalam kotak masuk Anda dapat melayani tujuan itu. Berikut adalah video singkat tentang cara Menandai email agar tidak tersesat dan cara menambahkan kategori warna menggunakan kolom Kategori.

Pesan berbendera Outlook

4. Gunakan jalan pintas

Aturan kedua Manajemen Kantor: Ketik lebih sedikit (dan gunakan pintasan.) Berikut adalah beberapa opsi yang mudah diingat:

    • Membalas email: Ctrl + R
    • Untuk membuat email baru: Ctrl + Shift + M
    • Untuk membuka email Anda: Ctrl + 1
    • Untuk membuka kalender Anda: Ctrl + 2
    • Untuk membuka kontak Anda: Ctrl + 3
    • Untuk membuka tugas Anda: Ctrl + 4
    • Atau gunakan “Langkah Cepat” untuk melakukan pra-format dan pra-alamat email ke banyak orang.

Ingin lebih banyak pintasan Microsoft Office? Lihat pintasan kami untuk Word, PowerPoint, dan Excel.

5. Seret dan lepas

Aturan ketiga Manajemen Kantor: Terbukalah untuk mempelajari trik baru! Metode yang tidak banyak diketahui ini bahkan dapat mengejutkan para profesional:

Hadapi saja – mengetik membuat kesalahan ketik, yang menyebabkan pekerjaan perbaikan dan menguras produktivitas Anda. Saat email memerlukan tugas atau tindak lanjut, (yaitu: kontak perlu dibuat atau janji temu diperlukan berdasarkan informasi dalam email)gunakan metode Drag-And-Drop di bawah ini:

Outlook-tarik-dan-lepas

(Email, Kalender, Kontak, Tugas, atau Catatan)

    • “Drag and Drop”: Cukup klik dan drag email dan letakkan di kiri bawah “Kontak” pada bilah Navigasi. Tiba-tiba Anda mendapatkan kontak baru dengan alamat email dan nama yang dimasukkan secara otomatis.

Outlook-tarik-dan-lepas

Sekarang, di dalam jendela Kontak, bagian Catatan akan memiliki nomor telepon dan alamat orang tersebut (jika disertakan pada baris tanda tangan mereka.)

    • Gunakan Salin (Ctrl C) dan Tempel (Ctrl V) untuk memasukkan item baris tanda tangan ke bidang yang benar di jendela kontak baru. Lebih sedikit mengetik, tidak ada kesalahan ketik, dan kontak Anda dibuat dalam hitungan detik!
    • “Drag and Drop”: email lagi ke “Kalender” dan janji akan dibuat, plus itu menyimpan semua detail dari email. Jadi, Anda tidak perlu mengetik ulang janji temu.
    • “Seret dan Jatuhkan” email ke tugas atau Catatan simbol pada bilah Navigasi.

Anda juga dapat membalikkan ini:

    • Seret Kontak apa pun ke Email di Panel Folder untuk membuat email baru ke kontak tersebut.
    • Seret kontak apa pun ke Kalender untuk membuat janji temu baru
    • Seret kontak apa pun ke Tugas

6. Lihat kalender dan kotak masuk secara berdampingan

Simpan kewarasan Anda dan pindahkan Kalender ke monitor kedua Anda untuk melihat kedua layar secara berdampingan dengan mudah.

    • Klik kanan salah satu tombol bawah pada Panel Navigasi (alias panel Folder)

Outlook-tarik-dan-lepas

(Email, Kalender, Kontak, Tugas, atau Catatan)

    • Pilih “Buka di Jendela Baru”
    • Sekarang seret jendela itu ke monitor kedua Anda