Cara Menulis Dokumen Bisnis yang Lebih Baik

Saya mencari nafkah sebagai penulis, yang berarti sangat penting bagi saya untuk mengetahui cara merangkai beberapa kalimat.

Anda? Mungkin Anda tidak mencari nafkah dengan kata-kata tertulis. Tapi, apakah itu berarti Anda tidak perlu memiliki keterampilan komunikasi tertulis yang kuat? Benar-benar tidak.

Mengetahui bagaimana menulis secara efektif diperlukan, terlepas dari peran apa yang Anda hadapi. Faktanya, sebuah penelitian yang dilakukan oleh National Association of Colleges and Employers menyatakan bahwa 73,4 persen pengusaha menginginkan kandidat yang memiliki keterampilan komunikasi tertulis yang solid.

Masuk akal. Lagi pula, apa pun posisi Anda bekerja, Anda akan banyak menulis di tempat kerja. Dari email hingga dokumen bisnis formal, Anda perlu mengetahui cara berkomunikasi melalui tulisan.

Karena kita telah membahas cara menulis email yang efektif, mari fokus pada bagian kedua dari teka-teki: dokumen bisnis.

Apa sebenarnya dokumen bisnis itu?

Sederhananya, dokumen bisnis adalah materi yang mewakili Anda, departemen Anda, dan/atau perusahaan Anda—baik itu kepada pihak eksternal atau pemangku kepentingan lain dalam organisasi Anda.

Itu definisi yang cukup luas. Jadi, untuk mempermudah, Anda dapat menganggap dokumen bisnis sebagai dokumen formal apa pun yang digunakan untuk tujuan bisnis. Itu sangat mudah sehingga hampir bodoh, bukan?

Ada banyak hal berbeda yang bisa termasuk dalam kategori ini. Tapi, berikut adalah beberapa hal umum yang dianggap sebagai dokumen bisnis:

    • Surat atau Memo Resmi
    • Dokumen Keuangan
    • Dokumen Akuntansi
    • Laporan
    • Proposal
    • Rencana Bisnis
    • Dokumen Layanan Pelanggan
    • Dokumen Operasional
    • Ringkasan Rapat

Daftarnya terus bertambah—ada banyak sekali dokumen bisnis yang berbeda di luar sana.

Beberapa orang bahkan mungkin menganggap hal-hal seperti faktur sebagai dokumen bisnis. Itu tidak akan salah, tentu saja. Namun, demi kemudahan, kami akan fokus pada dokumen bisnis yang memerlukan sedikit lebih banyak tulisan dari Anda.

Cara menulis dokumen bisnis yang lebih baik

Dokumen semacam ini tidak hanya mewakili perusahaan Anda—tetapi, jika Anda menulisnya, dokumen tersebut juga berfungsi sebagai representasi Anda.

Dengan mengingat hal itu, dapat dimengerti jika Anda ingin melakukan pekerjaan yang solid dengan menyatukan bahan-bahan semacam ini. Tapi, mereka tampak formal dan menakutkan bagi Anda, dan Anda merasa seperti berada di atas kepala Anda di sini.

Tidak perlu panik dan mulai googling template generik dengan panik. Berikut adalah beberapa tip utama yang akan membantu Anda menulis dokumen bisnis yang lebih baik—terlepas dari apa yang sedang Anda kerjakan.

1. Mulailah dengan garis besar

Dokumen bisnis bukanlah jurnal Anda, artinya tidak boleh menjadi aliran tulisan kesadaran. Itu perlu diatur dengan baik dan sangat terstruktur agar efektif.

“Kesalahan yang dilakukan banyak orang adalah mereka mulai menulis sebelum waktunya. Mereka mengolah pikiran saat mereka menulis, yang membuat tulisan mereka kurang terstruktur, berliku-liku, dan berulang-ulang,” Bryan Garner, penulis The HBR Guide to Better Business Writing, mengatakan.

Kesalahan yang dilakukan banyak orang adalah mereka mulai menulis sebelum waktunya. Mereka mengolah pikiran saat mereka menulis, yang membuat tulisan mereka kurang terstruktur, berkelok-kelok, dan berulang.

Hal paling cerdas yang dapat Anda lakukan adalah memulai dengan garis besar untuk dokumen bisnis Anda. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri dua pertanyaan penting ini:

    1. Apa tujuan dari dokumen ini?
    1. Siapa yang akan membaca dokumen ini?
Baca Juga:  6 Tips untuk Memberikan Presentasi yang Lebih Menarik Daripada TED Talk

Anda perlu memiliki pemahaman yang kuat tentang kedua hal tersebut untuk mengatur dan menyesuaikan informasi yang akan dibagikan dengan tepat.

Dengan selalu mengingat pertanyaan-pertanyaan itu (tempelkan catatan tempel dengan informasi itu di depan Anda jika perlu!), Anda dapat mulai memikirkan bagaimana Anda harus menyusun informasi tersebut.

Sama seperti yang Anda lakukan ketika Anda sedang membuat makalah penelitian di sekolah menengah atau perguruan tinggi, tujuan Anda di sini adalah untuk menggores tulang telanjang dari apa yang perlu dibagikan.

Ini bisa terasa luar biasa, terutama ketika Anda memiliki banyak informasi yang perlu didiskusikan. Untungnya, Anda dapat memecah proses menjadi langkah-langkah yang lebih mudah dikelola:

    1. Hasilkan Ide: Buat daftar hal-hal penting dari segala sesuatu yang perlu dibahas dalam dokumen.
    1. Mengatur: Kelompokkan semua ide serupa—apakah Anda menggunakan kode warna, salin dan tempel, atau metode lain seluruhnya.
    1. Struktur: Atur informasi dalam urutan yang logis, pastikan bahwa informasi yang paling penting ada di awal (lebih lanjut nanti).

Ketika Anda memiliki draf garis besar Anda di atas kertas, baca kembali dan lihat apakah urutannya logis. Jika tidak, pindahkan semuanya sampai Anda mendapatkan hierarki yang paling masuk akal.

2. Jangan mengubur timahnya

Pernahkah Anda mendengar ungkapan ini sebelumnya? Ini adalah salah satu yang populer di dunia penulisan. Pada dasarnya, ini berarti Anda tidak ingin mengubur informasi terpenting jauh di dalam tulisan Anda.

Dalam hal dokumen bisnis, ini berarti Anda tidak ingin memulai dengan banyak hal. Ini bukan skenario atau novel—Anda tidak perlu memperkenalkan karakter atau membangun antisipasi.

Bahkan, hampir tanpa pengecualian, dokumen bisnis harus dibuat sesederhana dan semudah mungkin.

Kelihatannya berlawanan dengan intuisi, Anda ingin memulai dengan seluk beluk langsung. Sering kali, ini terasa seperti memulai dengan sebuah kesimpulan, bukan perkenalan yang berbunga-bunga atau menarik perhatian.

Dengan cerita atau presentasi tradisional, alur komunikasi sering terlihat seperti ini:

Anda mulai dengan pendahuluan yang menarik perhatian, sebelum mengarahkan orang-orang ke jalan menuju suatu kesimpulan.

Namun, untuk sebagian besar dokumen bisnis, Anda ingin aliran informasi terlihat hampir berlawanan dengan itu:

Karena tidak semua orang akan membaca dokumen secara keseluruhan (untungnya Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk menyempurnakannya, bukan?), Anda tidak ingin memulai dengan informasi dan padding yang tidak perlu—Anda harus langsung ke hal-hal yang bagus.

Untuk dokumen bisnis yang lebih panjang (kita berbicara lebih dari satu halaman), ini biasanya berarti menyertakan semacam ringkasan mur dan baut di bagian atas—sering disebut sebagai “ringkasan eksekutif”. Di sinilah Anda harus memasukkan informasi terpenting yang dibagikan dalam dokumen itu.

Baca Juga:  10 Tips Wawancara Kerja untuk Meningkatkan Kepercayaan Diri Anda

“Ingat bahwa ringkasan eksekutif bukanlah daftar isi atau surat resmi tentang tujuan dokumen.” Ringkasan eksekutif harus ditulis sehingga jika itu satu-satunya hal yang dibaca penerima, mereka telah membaca bagian yang paling penting, ”jelas Will Critchlow dalam sebuah posting untuk Distilled.

Ingatlah bahwa ringkasan eksekutif bukanlah daftar isi atau surat resmi tentang tujuan dokumen. Ringkasan eksekutif harus ditulis sehingga jika hanya itu yang dibaca penerima, mereka telah membaca bagian terpenting.

3. Gunakan kata kerja aktif

Hadapi saja—tidak peduli berapa banyak minyak siku yang Anda investasikan, dokumen ini mungkin tidak akan dibaca seperti film thriller. Dokumen bisnis cenderung cukup kering dan hambar.

Namun, ada satu trik bahasa kecil yang harus Anda gunakan untuk tidak hanya membuat dokumen Anda sedikit lebih menarik, tetapi juga membuatnya sesingkat mungkin (yang, seperti yang akan Anda pelajari nanti, juga penting!).

“Bertujuan untuk suara aktif, bukan pasif” jelas Christina DesMarais dalam sebuah artikel untuk Inc.

Apa sebenarnya artinya itu? Berikut adalah contoh sederhana. Dari pada:

Presentasi disampaikan oleh Michelle.

Anda akan mengatakan:

Michelle menyampaikan presentasinya.

Lihat betapa lebih langsung dan, yah, aktif yang tampaknya? Ini adalah perubahan kecil yang dapat membantu dokumen bisnis Anda terbaca lebih bersih.

TIP: Coster juga merekomendasikan penggunaan struktur kalimat yang sangat lugas (subjek → kata kerja → objek) dalam penulisan bisnis Anda agar semuanya tetap sederhana dan mudah dibaca. Contoh di atas mengikuti struktur itu dengan tepat:

    • Topik: Michelle
    • kata kerja: disampaikan
    • Obyek: presentasi

4. Jauhi jargon

Yang ini pendek dan manis.

Melengkapi dokumen Anda dengan segala macam jargon industri dan akronim yang bagus mungkin membuat Anda merasa berpendidikan dan berpengetahuan luas. Namun, pada kenyataannya, itu hanya mengacaukan dokumen Anda.

Pikirkan kembali salah satu pertanyaan pertama yang harus Anda jawab: Siapa yang akan membaca dokumen ini?

Apakah seseorang di luar departemen Anda atau bahkan di luar industri Anda? Jika demikian, jargon itu pada akhirnya hanya akan membingungkan dan membuat mereka frustrasi.

Bahkan jika Anda yakin dokumen ini hanya akan digunakan secara internal di dalam departemen Anda, sebaiknya hindari terlalu banyak istilah industri. Mengatakan apa yang Anda maksud dengan cara langsung dan lugas selalu lebih baik dalam jangka panjang.

TIP: Sebelum Anda menyelesaikan dokumen itu, pertimbangkan untuk meminta seseorang di luar departemen Anda untuk membacanya (asalkan itu bukan informasi kepemilikan!). Apakah ada bagian yang dia bingungkan? Itu adalah indikator bahwa Anda mungkin perlu mengerjakan ulang sesuatu agar lebih sederhana.

5. Tetap singkat

Kami telah mengatakan bahwa membaca dokumen bisnis bisa lebih membosankan daripada menonton cat kering. Jadi, itu mungkin berarti bahwa orang tidak akan siap untuk membaca sesuatu yang sebesar Perang dan damai.

Baca Juga:  Cara Mencari Magang untuk Mahasiswa di 2020

Lebih buruk lagi, kita semua kurang fokus. Sebuah penelitian menyebutkan bahwa rata-rata rentang perhatian orang hanya delapan detik.

Apakah Anda memiliki peluang untuk membuat dokumen Anda sepenuhnya dapat dicerna dalam delapan detik atau kurang? Mungkin tidak.

Namun, meskipun demikian, Anda harus membuat tujuan Anda untuk menjaga hal-hal sesingkat mungkin—sambil tetap memberikan semua informasi yang diperlukan.

Terlalu panjang, dan Anda pasti akan membuat mata pembaca Anda berkaca-kaca.

TIP: Saat Anda melakukannya, berusahalah untuk membuat dokumen Anda mudah dibaca. Gunakan paragraf pendek, tajuk, dan poin-poin jika perlu. Semakin terorganisir dan mudah dilihat, semakin mudah Anda menjaga perhatian orang.

6. Simpan template

Kemungkinannya, ada dokumen tertentu yang akan Anda buat berulang kali. Jadi, mengapa Anda membuang waktu untuk menemukan kembali roda setiap saat?

Jika Anda ingin menjadi efisien dan efektif, buatlah templat untuk dokumen—apakah itu laporan atau surat, misalnya—yang sering Anda draf. Ini berguna karena beberapa alasan:

    1. Ini menghemat waktu Anda yang berharga—sesuatu yang kita semua kekurangan.
    1. Ini membantu Anda tetap konsisten dengan memastikan mur, baut, dan pemformatan berada di tempatnya tanpa upaya tambahan.

Pikirkan ini rumit? Pikirkan lagi. Microsoft Word (yang dapat saya bayangkan adalah apa yang Anda gunakan untuk sebagian besar tulisan Anda) memudahkan untuk menyimpan template untuk digunakan di masa mendatang.

Yang perlu Anda lakukan adalah membuat perubahan yang diperlukan pada dokumen Anda (ubah pemformatan sesuai keinginan Anda dan tambahkan grafik atau teks yang ingin Anda tampilkan!). Kemudian, kunjungi “File” dan kemudian “Save as Template.” Beri nama template Anda sesuai dengan itu.

Saat Anda memulai dokumen baru, Anda cukup menekan “File,” “New From Template,” dan kemudian pilih template Anda dari daftar itu.

Sama seperti itu, Anda mulai dengan semua hal penting di tempatnya. Mudah, bukan?

Menggunakan versi Word yang berbeda atau ingin beberapa instruksi tambahan? Microsoft menyediakan banyak detail untuk membantu Anda menghemat waktu dan kesalahan.

Saatnya menulis dokumen bisnis yang lebih baik

Apakah Anda pernah melompat kegirangan memikirkan kebutuhan untuk membuat semacam dokumen bisnis? Mungkin tidak. Namun, dengan informasi yang tepat di pihak Anda, setidaknya Anda dapat membuat sesuatu yang ringkas dan efektif.

Untuk rekap, terlepas dari dokumen spesifik yang sedang Anda kerjakan, Anda harus:

    • Mulailah dengan garis besar.
    • Letakkan informasi yang paling penting di awal.
    • Gunakan kata kerja aktif.
    • Hindari jargon.
    • Jadilah sesingkat mungkin.
    • Simpan template untuk dokumen yang biasa dibuat.

Dan, tentu saja, kita tidak bisa melupakan keajaiban proofreading. Sebelum memberikan dokumen Anda kepada orang lain, luangkan waktu untuk membacanya sendiri, dan temukan kesalahan yang mencolok.

Ingin satu tip hebat terakhir untuk membantu Anda menemukan kesalahan Anda sendiri? Membaca dokumen secara mundur dari akhir ke awal akan membantu Anda untuk fokus pada setiap kalimat dan menangkap kesalahan ketik atau kesalahan yang mengganggu.

I

Tinggalkan komentar