Cara Menggunakan Slack Seperti Pro

Dalam masyarakat yang terobsesi dengan digital saat ini, pesan instan telah menjadi kebutuhan pokok di banyak kantor di seluruh dunia. Salah satu platform paling populer? Kendur.

Dengan lebih dari 2,3 juta pengguna harian dan 1,5 miliar pesan yang dikirim setiap bulan, jelas bahwa kita semua menggunakan alat obrolan ini cukup berat untuk melewati hari-hari kita. Masuk akal—ini menawarkan cara mudah untuk berkomunikasi secara efisien dengan anggota tim Anda.

Namun, jika Anda tidak hati-hati, pesan instan dapat dengan cepat menjadi penghisap waktu yang sangat besar. Dinging yang konstan (atau, dalam kasus Slack, suara ketukan yang memesona!) untuk menunjukkan pesan baru yang tiba memiliki cara untuk mengalihkan perhatian Anda dari proyek yang ada dan membuang fokus Anda dari rel.

Jadi, apakah itu berarti semua alat obrolan ini buruk? Jelas tidak—Anda hanya perlu tahu bagaimana memanfaatkannya untuk keuntungan Anda untuk mencapai hasil terbaik. Faktanya, satu survei Slack menunjukkan bahwa pengguna melaporkan peningkatan 32,4 persen dalam produktivitas secara keseluruhan.

Cara Menggunakan Slack Seperti Pro, yaitu:

1. Jadikan Slackbot sebagai sahabat baru Anda

Kemungkinannya adalah, Anda pernah melihat Slackbot nongkrong di kolom sebelah kiri jendela Slack Anda. Tetapi, jika Anda seperti banyak pengguna, Anda tidak pernah memberikan waktu kepada Slackbot yang malang.

Ambillah dari saya—bot kecil yang berguna itu bisa sangat membantu Anda. Dari memprogram Slackbot untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh anggota tim Anda hingga menyetel pengingat untuk diri Anda sendiri, ini adalah salah satu fitur Slack yang akan mengubah cara Anda mendekati pekerjaan Anda secara total.

Salah satu hal favorit saya untuk dilakukan Slackbot adalah mengingatkan saya akan hal-hal—Anda tahu, detail kecil yang mengganggu yang jika tidak, akan benar-benar hilang dari otak saya.

Baca Juga:  15 Podcast Teratas untuk Membantu Anda Meningkatkan Produktivitas

Misalnya saya ingin diingatkan untuk follow up dengan klien freelance pada tanggal dan waktu tertentu. Menggunakan bahasa khusus (tapi, saya berjanji, benar-benar ramah pengguna!), Saya akan meminta Slackbot untuk mengatur pengingat untuk saya. Inilah yang akan terlihat seperti:

/ingatkan saya untuk menindaklanjuti dengan The New York Times pada 9AM pada 8/31

Pada saat itu pada hari tertentu, Slackbot kemudian akan mengirimi saya pesan ramah untuk membawa tugas kecil itu kembali ke radar saya. Ini seperti asisten pribadi yang selalu Anda inginkan!

Bekerja dari jarak jauh? Lihat tips WFH Slack HP.

2. Kontrol notifikasi Anda

Ya, Slack adalah cara yang nyaman untuk berkomunikasi. Tapi, Anda tidak ingin itu berubah menjadi alasan yang nyaman untuk menghindari daftar tugas Anda. Inilah mengapa penting untuk menemukan pengaturan notifikasi yang paling sesuai untuk Anda dan kemampuan Anda untuk fokus.

Ada dua peretasan yang paling sering saya gunakan untuk membantu saya menghilangkan kebisingan dan hanya mendapatkan pesan yang berkaitan dengan saya.

Yang pertama adalah mengatur jadwal “jangan ganggu” untuk memberi diri Anda waktu kerja yang teratur dan tidak terganggu.

Dengan mengklik profil Anda dan kemudian mengunjungi preferensi Anda, Anda dapat mengatur waktu ketika Anda ingin semua notifikasi dibungkam. Dengan begitu, Anda akan memiliki waktu yang ditentukan ketika Anda dapat melakukan pekerjaan yang mendalam—tanpa merasa kehilangan percakapan.

Tip bermanfaat lainnya dalam menu preferensi Anda adalah menetapkan kata kunci untuk Anda sendiri. Saat kata kunci tersebut disebutkan dalam percakapan, Anda akan melihat lencana muncul di samping nama saluran yang menunjukkan bahwa ada pesan baru yang relevan bagi Anda.

Baca Juga:  6 Tips Manajemen Waktu untuk Pekerja Jarak Jauh

Menetapkan kata kunci tersebut akan memberi Anda ketenangan pikiran bahwa Anda akan melihat pesan penting tersebut (bahkan jika Anda tidak diberi tag!)—tanpa perlu mengawasi Slack secara aktif sepanjang hari.

3. Spesifik dengan saluran Anda

Mari kita bicara tentang cara Anda mengatur percakapan Anda di Slack sejenak. Penting untuk sespesifik mungkin dengan saluran Anda yang berbeda.

Mengapa? Sebagai permulaan, ini akan memudahkan untuk menemukan pesan tertentu di kemudian hari—Anda harus memiliki gagasan yang baik tentang saluran mana yang harus mereka gunakan. Dan, kedua, membantu menjaga percakapan tetap pada jalurnya. Karena pesan instan dapat menjadi pengalih perhatian, anggota tim akan dengan cepat menjadi kesal ketika percakapan tentang resep guacamole terjadi di saluran yang didedikasikan untuk pembaruan produk.

Jika ragu, jangan ragu untuk membuat pesan langsung untuk berkorespondensi dengan banyak orang sekaligus jika Anda tidak merasa bahwa seluruh saluran perlu terganggu oleh percakapan Anda.

Dalam hal organisasi, akan sangat membantu jika Anda memberi bintang pada yang paling penting.

Ini mudah untuk dilakukan.

Anda hanya perlu mengklik bintang kecil yang muncul di bawah nama saluran. Ketika Anda melakukannya, saluran Anda yang berkilau bintangnya akan ditarik ke dalam daftar khusus di bagian atas menu Anda—Anda dapat menganggapnya sebagai semacam daftar “favorit”. Ini memudahkan untuk segera mengakses saluran yang paling sering Anda kunjungi, tanpa perlu menggulir!

KIAT BONUS: Mungkin ada baiknya juga membuat saluran bernama sesuatu seperti “#Urgent” atau “#OnFire.” Saluran itu harus disediakan untuk hal-hal yang benar-benar darurat yang mendesak. Saluran terpisah memudahkan mereka untuk menonjol—tanpa tersesat dalam shuffle.

Baca Juga:  Cara Menjadi Lebih Produktif di Tempat Kerja

4. Kenali pintasan keyboard

Pintasan keyboard dapat menjadi bantuan besar untuk melakukan segalanya mulai dari beralih di antara percakapan hingga membuka daftar semua pintasan keyboard yang tersedia (jadi meta, kami tahu).

Kami tidak akan membahas semuanya di sini (percayalah kepada kami ketika kami memberi tahu Anda bahwa ada banyak sekali!). Tetapi, jika Anda ingin mulai menggunakan lebih banyak dari ini untuk meningkatkan produktivitas Anda, Slack memiliki daftar panjang untuk Anda baca dengan teliti—dengan pintasan untuk pengguna Mac dan Windows!

5. Gunakan pencarian lanjutan

Anda memiliki pertanyaan, tetapi Anda juga merasa bahwa pertanyaan itu telah dijawab sebelumnya. Faktanya, Anda cukup yakin bahwa seseorang mempostingnya di Slack pada satu titik atau lainnya. Anda menghabiskan beberapa menit tanpa henti menelusuri percakapan sebelum menyerah pada kenyataan bahwa Anda sedang mencari jarum di tumpukan jerami.

Masukkan keindahan pencarian lanjutan.

Slack memiliki sekumpulan pengubah yang dapat Anda gunakan untuk mempersempit pencarian Anda dan menemukan catatan spesifik yang Anda cari. Anda hanya perlu mengetikkannya di bilah pencarian yang muncul di bagian atas jendela.

Setelah mulai mengetik di bilah, Anda akan melihat sejumlah pengubah yang disarankan muncul. Tapi, inilah beberapa parameter pencarian lain yang dapat Anda gunakan untuk membuat zona pada pesan itu:

    • dari:[username]
    • ke:[channel or username]
    • di:[channel or username]
    • setelah:[date]
    • sebelum:[date]
    • pada:[date]
    • selama:[month/year]
    • memiliki:[star]

Ke Anda

Yakinlah, Slack tidak perlu menjadi gangguan besar atau pemborosan waktu bagi Anda. Faktanya, jika Anda tahu cara memanfaatkan semua fitur dan peretasan yang luar biasa (ada banyak—kami hanya menyentuh beberapa yang terpilih!), itu akan meningkatkan produktivitas Anda secara signifikan.

Tinggalkan komentar