Cara Menggunakan Konferensi Video Tim Microsoft

Dengan lebih dari 100 juta pengguna, konferensi video Microsoft Teams adalah alat yang sangat populer untuk melakukan rapat internal, rapat eksternal, wawancara kerja, dan banyak lagi. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menyiapkan dan mendapatkan hasil maksimal dari panggilan video Microsoft Teams.

Konferensi video Microsoft Teams

Apa itu Tim Microsoft?

Bagian dari keluarga produk Microsoft 365, Microsoft Teams adalah platform komunikasi bisnis dan ruang kerja kolaboratif yang memungkinkan produktivitas. Diluncurkan pada tahun 2017, Microsoft Teams telah mengalami pertumbuhan besar-besaran karena kerja jarak jauh selama pandemi dan sekarang memiliki lebih dari 100 juta pengguna aktif.

Fitur Microsoft Teams termasuk membuat tim dan saluran, obrolan berbasis teks, berbagi file dan mengedit bersama, serta integrasi. Namun sejauh ini, fitur platform yang paling populer adalah konferensi video Microsoft Teams.

Untuk apa panggilan konferensi video Microsoft Teams digunakan?

Rapat Microsoft Teams digunakan oleh organisasi untuk melakukan:

    • Rapat internal dengan staf jarak jauh
    • Pertemuan eksternal dengan klien jarak jauh
    • Wawancara kerja
    • Program latihan
    • Acara online dengan hingga 10.000 peserta.

Cara mengatur konferensi video Microsoft Teams

Siapkan konferensi video Microsoft Teams Anda menggunakan langkah-langkah berikut.

1. Jika Anda belum melakukannya, buat akun dan masuk. Microsoft Teams dapat diakses melalui browser web, aplikasi desktop, atau aplikasi seluler. Petunjuk dalam artikel ini didasarkan pada aplikasi desktop, yang saat ini memiliki fungsi terbaik.

2. Saat Anda membuka Teams, klik ikon “Meet” yang terletak di sudut kanan atas layar.

Konferensi video Microsoft Teams3. Pilih diantara sebuah) Bertemu sekarang atau b) Jadwalkan pertemuan.

Bertemu sekarang: Mengklik “Bertemu sekarang” akan membawa Anda ke layar persiapan di mana Anda memiliki opsi untuk memberi judul rapat, mengaktifkan atau menonaktifkan audio dan video, dan mengubah atau mengaburkan latar belakang Anda. Setelah Anda membuat penyesuaian ini, klik Bergabung sekarang.

Baca Juga:  4 Alasan Belajar Excel Yang Harus Diketahui

Konferensi video Microsoft TeamsJadwalkan rapat: Mengklik “Jadwalkan rapat” akan membawa Anda ke layar tempat Anda dapat mengatur detail rapat mendatang. Pastikan zona waktu sudah benar, lalu beri judul rapat, undang peserta, atur tanggal dan waktu rapat, tambahkan saluran, dan tambahkan detail. Gunakan Asisten Penjadwalan untuk melihat kapan orang lain tersedia.

Konferensi video Microsoft TeamsRapat juga dapat dijadwalkan di luar aplikasi Microsoft Teams dengan menggunakan kalender Outlook Anda.

Manfaat menggunakan Microsoft Teams untuk konferensi video

Menjadi organisasi yang sangat besar dan memiliki sumber daya yang baik, platform konferensi video Microsoft memiliki beberapa keuntungan untuk bisnis, termasuk:

    • Keandalan dan stabilitas
    • Keamanan dan privasi terbaik di kelasnya
    • Dukungan: Panduan penyiapan, video pelatihan, forum pelanggan, dukungan obrolan langsung, dan pusat panggilan
    • Pengaturan dan antarmuka yang mudah
    • Keterjangkauan dan kenyamanan untuk organisasi yang sudah menggunakan Microsoft 365
    • Ukuran rapat mulai dari satu lawan satu hingga 10.000 peserta
    • Integrasi penuh dengan Microsoft 365, artinya tamu dapat bergabung melalui browser web tanpa mengunduh aplikasi.

Fitur Microsoft Teams

Sebagian besar manfaat utama Microsoft Teams ada pada fitur-fiturnya. Pada tangkapan layar di bawah, Anda dapat melihat deretan tombol: Tampilkan peserta, tampilkan percakapan, lebih banyak tindakan, alihkan kamera dan mikrofon, dan bagikan konten.

Tampilkan peserta

Opsi ini memperlihatkan daftar peserta dalam rapat dan memberi penyelenggara opsi untuk menonaktifkan suara orang lain. Anda juga dapat mencari pengguna Teams lain dan menyalin tautan rapat atau membagikan undangan melalui email.

Konferensi video Microsoft Teams

Tampilkan percakapan

Ini adalah fitur obrolan rapat. Pengguna dapat mengetik pesan, menandainya sebagai penting, dan bersenang-senang dengan gif, emoji, dan stiker.

    • File sharing: Salah satu fitur yang paling berguna dari fungsi ini adalah kemampuan untuk mengunggah dan berbagi file langsung ke dalam obrolan.

Konferensi video Microsoft Teams

Lebih banyak pilihan

Menu ini mencakup fitur berguna berikut:

    • Pengaturan alat: Pilih dan sesuaikan perangkat audio dan kamera.
    • Opsi rapat: Sesuaikan pengaturan lobi (ruang tunggu) dan izinkan orang lain untuk menampilkan dan mengaktifkan suara mereka sendiri.
    • Catatan pertemuan: Fitur ini berarti bahwa catatan yang Anda buat akan dibagikan dengan orang lain dan dapat diakses selama dan setelah rapat. Catatan tersedia untuk orang lain melalui fitur obrolan.
    • Detail rapat: Klik untuk menyalin informasi bergabung untuk dibagikan dengan orang lain.
    • Modus galeri: Pilih berapa banyak orang yang akan terlihat di layar Anda sekaligus.
    • Pengaturan latar belakang: Buramkan latar belakang Anda, pilih latar belakang virtual, atau unggah milik Anda sendiri.
    • Teks langsung: Fitur AI ini akan mendeteksi apa yang dikatakan dalam rapat dan menyajikan teks secara real-time. Dirancang untuk membuat rapat lebih inklusif bagi orang dengan gangguan pendengaran, fitur ini mungkin tidak berfungsi jika peserta berbicara pada waktu yang sama atau gagal berbicara dengan jelas. Hanya tersedia dalam bahasa Inggris untuk saat ini.
    • Rekaman rapat: Rekam video dan audio rapat Anda. Setelah Anda menghentikan rekaman, rekaman itu akan tersedia di fitur obrolan dan disimpan ke menu File Anda di Microsoft Teams. Pastikan untuk memberi tahu semua peserta bahwa rapat sedang direkam.
    • Papan tombol: Memungkinkan pengguna melakukan panggilan telepon melalui Teams.
    • Matikan video masuk: Memungkinkan penyelenggara untuk menonaktifkan tampilan seseorang yang menggunakan webcam mereka.
Baca Juga:  4 Alasan Belajar Excel Yang Harus Diketahui

Konferensi video Microsoft Teams

Bagikan konten

Mengklik “Bagikan konten” memberi Anda opsi untuk membagikan layar Anda, meluncurkan presentasi PowerPoint, atau membuka dan berbagi layar aplikasi terintegrasi (seperti Microsoft Whiteboard). Penyelenggara rapat dapat mengizinkan orang lain untuk melakukan presentasi melalui submenu Tindakan lainnya > Opsi rapat.

Konferensi video Microsoft Teams

Ruang istirahat

Fitur ini, yang mulai diluncurkan Microsoft pada Desember 2020, memungkinkan penyelenggara membuat sub-rapat dalam rapat utama Teams.

Organisasi dapat memilih berapa banyak ruang kerja kelompok yang mereka butuhkan, dan menetapkan peserta secara otomatis (ke dalam ruang berukuran sama), atau secara manual, menugaskan peserta ke ruang yang Anda pilih.

Baca Juga:  6 Langkah Mudah Membuat Diagram Pie Power BI

Pengguna dapat mengakses fitur ini dengan membuka Profil > Pengaturan Umum, mengklik aktifkan pengalaman rapat barulalu mulai ulang Teams.

Konferensi video Microsoft Teams

Gambar: Komunitas Teknologi Microsoft

Empat kiat praktik terbaik untuk menggunakan konferensi video Microsoft Teams

Berikut adalah empat tip praktik terbaik untuk menjalankan rapat Microsoft Teams.

1. Bantu orang lain mempersiapkan pertemuan

Sama seperti pertemuan tatap muka, ada baiknya memberi orang lain banyak informasi agar mereka tahu apa yang diharapkan. Gunakan bagian “tambahkan detail” dari alat penjadwalan untuk menambahkan agenda, menetapkan tanggung jawab, dan memberi tahu orang-orang untuk apa rapat itu dan mengapa mereka harus hadir. Ingatlah untuk menghindari mengundang orang yang tidak perlu.

2. Alihkan pengaturan Anda sebelum rapat dimulai

Sebelum Anda mengklik bergabung dalam rapat, Anda memiliki opsi untuk mengaktifkan atau menonaktifkan video, mengaktifkan mikrofon, dan memilih atau memburamkan latar belakang Anda. Sebaiknya luangkan waktu sejenak untuk melakukan ini sebelum bergabung dengan orang lain dalam rapat langsung.

3. Jadilah fasilitator pertemuan yang aktif

Pastikan pertemuan berjalan lancar dengan mengambil peran fasilitasi secara aktif. Ini berarti membantu tim tetap pada agenda, memastikan orang-orang tidak berbicara pada saat yang sama (menggunakan fitur “bisu” dapat membantu), dan menggunakan fitur seperti perekaman video dan berbagi catatan.

4. Manfaatkan fitur Microsoft Teams

Pada tingkat yang paling dasar, konferensi video MS Teams hanyalah panggilan video. Tetapi dengan menggunakan beberapa atau semua fitur yang tercantum di atas, Anda dapat menambahkan banyak nilai, meningkatkan efisiensi, dan menciptakan pengalaman yang lebih kaya bagi peserta. Bereksperimenlah dengan fitur-fitur seperti ruang kerja kelompok, berbagi file, berbagi layar, obrolan bilah sisi, dan perekaman rapat.


Tinggalkan komentar