Cara Membuat dan Mengelola Anggaran Proyek yang Dapat Dilakukan

Tidak ada pertanyaan bahwa keberhasilan proyek sulit dicapai. Salah satu faktor terpenting dalam membuat atau menghancurkan proyek adalah anggaran proyek yang dapat diterapkan. Sebuah survei global manajer proyek menemukan bahwa hanya 57% dari semua proyek yang diselesaikan tanpa dana tambahan, sementara 38% proyek dianggap gagal karena perkiraan biaya yang tidak akurat.

Cukup untuk membuat seorang pemula atau calon manajer proyek lari dan bersembunyi di bawah batu, bukan?

Biasanya ada tiga unsur utama untuk keberhasilan proyek di sebagian besar buku pemangku kepentingan: pengiriman tepat waktu, pengiriman anggaran, dan kepuasan pelanggan proyek. Jadi apa yang kita diskusikan di sini adalah faktor utama dalam keberhasilan proyek. Dari pengalaman saya, sebagian besar pemangku kepentingan menemukan kelebihan anggaran 10% dapat diterima secara umum. Plus, jauh lebih mudah untuk memperbaiki kelebihan 10% daripada kelebihan anggaran 50%.

Kuncinya adalah selalu tahu di mana posisi keuangan proyek dan Anda melakukannya dengan meninjau, merevisi, dan memperkirakan ulang setiap minggu. Mari melalui 5 praktik utama untuk membuat dan mengelola anggaran proyek yang dapat diterapkan.

proyek-anggaran-5-langkah

Meninjau harga proyek dan jadwal proyek tingkat tinggi awal

Saat membuat anggaran dari awal proyek, Anda akan ingin memulai dengan apa pun yang ditinggalkan oleh staf penjualan atau manajer akun. Karena dari situlah harga proyek berasal. Beberapa waktu, pemikiran, dan upaya telah dilakukan untuk menghasilkan setidaknya daftar persyaratan, jadwal, rencana sumber daya, anggaran, dan harga tingkat tinggi dan itu akan menjadi titik awal terbaik Anda sebagai manajer proyek. Tidak ada alasan untuk memulai dari awal, karena itu hanya akan membuat frustrasi pelanggan proyek yang ingin memulai.

proyek-anggaran-review-dengan-penjualan

Merevisi jadwal dengan sumber daya nyata dan memahami beban upaya sumber daya

Anda mungkin belum memiliki tim nyata atau penuh yang ditugaskan, tetapi Anda dapat kembali dan menilai konsep info dari penjualan dan memperoleh rencana sumber daya Anda untuk proyek berdasarkan apa yang mereka kumpulkan, pernyataan kerja (SOW) apa pun yang mungkin Anda miliki, asumsi yang didokumentasikan, dan draf jadwal proyek dan tugas tingkat tinggi yang disatukan.

Baca Juga:  5 Langkah Menuju Rapat Manajemen Proyek yang Sukses

proyek-anggaran-sumber daya-beban

Mengubah rencana sumber daya menjadi dolar proyek

Selanjutnya adalah waktu untuk menggunakan pemikiran, nomor konsep dan nomor sejarah tersebut.

Mari kita lihat contoh kerja pada proyek teknis di mana Anda memiliki Dokumen Desain Fungsional (FDD) untuk disatukan.

Anda tahu bahwa biasanya dibutuhkan 60 jam Analis Bisnis dan 40 jam Pemimpin Teknis untuk mengumpulkan dan menghasilkan FDD, ditambah 20 jam lagi untuk tinjauan sejawat anggota tim dan 4 jam untuk diskusi pelanggan. Jika Anda tidak mengetahui hal ini dari pengalaman, lihat data dari proyek sebelumnya, atau mintalah perkiraan dari mereka yang terlibat.

Berdasarkan informasi tersebut, Anda mengetahui peran yang diperlukan dan dapat memperkirakan harga yang harus dipasang. Dengan menggunakan angka di atas, Anda mungkin akan mendapatkan harga sekitar $20.000+ dengan tarif yang berlaku pada proyek untuk posisi tersebut.

Anda mungkin akan memiliki harga yang cukup mirip untuk Dokumen Desain Teknis (TDD) tempat sumber daya pengembang benar-benar akan membangun solusi teknologi. Anda terus melakukan itu sampai Anda telah membangun rencana sumber daya yang cukup masuk akal dan lengkap dan dengan demikian, memiliki anggaran proyek awal yang cukup masuk akal dan lengkap.

Bagaimana jika harganya jauh berbeda? Anda berharap tidak, tapi mungkin saja. Anda mungkin telah bekerja hingga $1.130.000 dan proyek yang dijual dengan harga $750.000. Sekarang Anda punya masalah.

Idealnya, dan dalam kebanyakan situasi pada proyek teknologi, pelanggan memberikan perkiraan dan mungkin harga “tidak melebihi” tetapi dijual sebagai proyek waktu dan material. Itu kasus terbaik, tetapi Anda tetap harus menjelaskan bagaimana potensi harga 51% lebih tinggi (($1.130.000 – $750.000) / $750.000) kepada klien proyek dan membantu mereka naik.

Saya telah menggunakan contoh proyek teknis di sini, tetapi ini berlaku untuk semua jenis proyek. Jika Anda bisa selengkap mungkin saat memetakan hal-hal pada tahap ini, itu akan sangat bermanfaat bagi Anda nantinya.

Baca Juga:  Manajemen Kualitas Proyek

anggaran-proyek-anggaran-pemeliharaan

Mempertahankan anggaran dan perkiraan secara berkelanjutan

Selanjutnya, proses yang sangat penting untuk mempertahankan, meninjau, dan merevisi perkiraan anggaran proyek setiap minggu. Anda dapat menyatukannya dan meninggalkannya, tetapi itu adalah resep pasti untuk bencana.

Buat koneksi dalam akuntansi, lakukan apa pun yang Anda lakukan untuk memiliki akses cepat dan mudah ke pengisian proyek mingguan dan informasi keuangan dan hubungkan itu ke alat apa pun yang Anda gunakan sebagai lembar kerja peramalan keuangan proyek dan sumber daya proyek Anda.

Saya sering menggunakan template spreadsheet buatan sendiri yang digambarkan di bawah ini untuk melacak anggaran dan mencatat jam dan biaya per minggu.

proyeksi-anggaran-pemeliharaan-perkiraan

Memastikan tim Anda menagih secara akurat ke proyek

Pertama, mari kita asumsikan bahwa kita bekerja di lingkungan matriks di mana sumber daya proyek diminta dan dipinjam berdasarkan proyek per proyek, dan bahwa sumber daya ini tidak secara resmi bekerja untuk manajer proyek melainkan untuk manajer departemen (seperti aplikasi manajer pengembangan untuk sumber daya pengembangan teknis).

Setiap sumber daya ingin terlihat 100% – 120% produktif untuk tujuan tinjauan kerja dan kinerja. Setiap manajer departemen yang mengelola sumber daya ini menginginkan hal yang sama. Apa artinya? Itu berarti Anda – sebagai manajer proyek – tahu bahwa setiap sumber daya berencana untuk menempatkan 40-50 jam pada lembar waktu mereka setiap minggu. Jam-jam itu harus pergi ke suatu tempat.

Kami ingin berpikir bahwa semua sumber daya merevisi lembar waktu mereka setiap hari, tetapi kami tahu itu tidak benar. Saya tidak pernah melakukan itu sebagai pengembang atau manajer proyek dan saya hanya tahu mungkin dua orang yang menyelesaikan lembar waktu mereka seperti itu. Tidak, kebanyakan menunggu sampai jam 11th jam – seringkali pada hari Senin berikutnya ketika akuntansi meminta lembar waktu minggu lalu – untuk mendokumentasikan biaya proyek mereka. Mereka tahu bahwa mereka bekerja 50 jam, tetapi hanya dapat mengingat detail sekitar 40 jam tersebut. Ke mana perginya 10 jam “abu-abu” itu? Untuk proyek Anda jika mereka mengira Anda adalah manajer proyek yang mungkin tidak menyadarinya. Jangan biarkan itu kamu.

Baca Juga:  Konferensi Manajemen Proyek Terbaik 2022

Bagaimana Anda menjaga sumber daya agar tidak menagih jam abu-abu itu ke proyek Anda? Jadikan tinjauan anggaran sebagai bagian dari pertemuan tim proyek mingguan Anda sehingga tim Anda memahami seberapa dekat Anda mengawasi anggaran dan betapa pentingnya akurasi keuangan bagi Anda dan proyek Anda. Lakukan itu dan saya jamin bahwa proyek Anda tidak akan menjadi proyek yang menerima jam abu-abu untuk mendapatkan lembar waktu mereka hingga 50 jam yang mereka tahu telah mereka kerjakan. Ini akan membantu menjaga keuangan proyek Anda dalam status yang dapat dikelola dan menjaga anggaran proyek agar tidak melebihi anggaran dan mengejutkan Anda pada Senin pagi yang “abu-abu”.

proyek-anggaran-akurat-penggajian

Ringkasan

Anggaran sangat penting untuk keberhasilan pengelolaan proyek. Biarkan alat atau spreadsheet membantu Anda, biarkan akuntansi membantu Anda, dan biarkan tim Anda membantu Anda (buat mereka membantu Anda!). Pekerjaan Anda cukup sulit dan mengelola anggaran proyek apa pun – tidak peduli seberapa besar atau kecil – bisa sangat sulit.

Manajer proyek di luar sana – apa pengalaman Anda dengan ini? Trik – dan langkah – apa yang telah Anda terapkan untuk memastikan Anda membuat dan mengelola anggaran yang dapat diterapkan dan akurat. Saya selalu mengatakan kelebihan anggaran 10% biasanya dapat diterima dan pasti lebih mudah untuk diperbaiki daripada kelebihan anggaran 50% yang biasanya terlalu sulit dan terlambat untuk diatasi. Hentikan pendarahan sebelum itu terjadi! Beritahu kami bagaimana Anda melakukannya.

Tinggalkan komentar