Cara Melibatkan Karyawan Jarak Jauh

Sebagian besar perusahaan saat ini mengandalkan alat digital seperti email, obrolan grup, undangan kalender, dan pemberitahuan untuk berkomunikasi, menetapkan tugas, dan menjaga operasi tetap berjalan lancar. Bahkan, praktik ini dianjurkan karena menghemat waktu dan memungkinkan karyawan untuk tetap produktif dengan mengurangi interupsi dan gangguan di ruang kantor.

Namun dalam hal keterlibatan, dibutuhkan lebih dari sekadar menggunakan alat yang tepat untuk menjaga karyawan jarak jauh Anda tetap pada jalurnya. Dan ketika berhadapan dengan tenaga kerja jarak jauh, Anda tidak selalu dapat menggunakan taktik yang sama seperti yang Anda gunakan saat bekerja tatap muka di lingkungan kantor.

Manajer perlu memastikan bahwa mereka menggunakan strategi dan alat yang tepat untuk membuat karyawan jarak jauh mereka tetap terlibat dengan pekerjaan mereka dengan cara yang berarti.

Seperti yang akan Anda lihat di artikel ini, pekerja jarak jauh hanya membutuhkan pendekatan berbeda untuk tetap termotivasi dan produktif. Panduan kami tentang cara melibatkan karyawan jarak jauh akan membahas pro & kontra dari pekerjaan jarak jauh dan bagaimana manajer dapat turun tangan untuk mendukung pekerja jarak jauh.

pria yang bekerja dari jarak jauh di laptop

Pro & kontra bekerja dari jarak jauh

Kerja jarak jauh hadir dengan serangkaian pro & kontra yang harus dipertimbangkan sebelum beralih. Di bagian ini, kita akan membahas secara singkat beberapa aspek positif dan negatif yang paling penting, tetapi setiap perusahaan berbeda. Karena itu, analisis menyeluruh tentang budaya kerja Anda lebih dari yang direkomendasikan.

kelebihan

Karyawan yang lebih bahagia

Menurut laporan State of Remote Work Owl Labs untuk 2019, pekerja jarak jauh penuh waktu lebih bahagia daripada karyawan di tempat. Terlebih lagi, menurut laporan yang sama, pekerja jarak jauh tinggal lebih lama di perusahaan mereka.

Oleh karena itu, fleksibilitas yang ditawarkan dengan bekerja dari rumah sangat dihargai oleh karyawan. Ini mengarah pada orang-orang yang lebih banyak berinvestasi di masa depan perusahaan dan yang tidak merasa perlu mencari-cari sesuatu yang lebih baik.

Akses ke bakat yang lebih baik

Saat ini, tenaga kerja sedang mengalami perubahan yang signifikan. Generasi yang lebih tua pensiun dan milenium mengambil alih. Seperti yang diharapkan dengan sebagian besar perubahan besar, ada gesekan antara yang berasal dari perspektif yang berbeda di tempat kerja.

Generasi yang akan pergi menganggap pengalaman kerja 9-ke-5 sebagai pengalaman kerja yang optimal sementara generasi milenial lebih bahagia dengan jam kerja yang fleksibel dan kerja jarak jauh. Mereka juga lebih tertarik pada perusahaan yang menghargai karyawan mereka dan secara proaktif berinvestasi dalam kebahagiaan mereka.

Dengan demikian, perusahaan Anda memiliki peluang lebih baik untuk mengesankan tenaga kerja muda jika Anda merasa nyaman bekerja dari rumah.

Peluang penghematan biaya

Lebih sedikit orang di kantor berarti biaya perawatan dan energi yang lebih rendah bagi perusahaan. Ini juga bisa berarti membayar ruang kantor yang lebih kecil atau menghilangkan pengeluaran ini sepenuhnya.

Baca Juga:  Strategi Kepemimpinan Jarak Jauh untuk Tempat Kerja New Normal

Sebuah studi Global Workplace Analytics baru-baru ini mengatakan bahwa bisnis biasa dapat menghemat sekitar $11.000 per orang, per tahun, dengan memberikan kemungkinan kerja jarak jauh kepada karyawan. Jadi, ini adalah situasi win-win bagi karyawan dan majikan mereka.

wanita di panggilan video saat bekerja dari jarak jauh

Kontra

Produktivitas & motivasi rendah

Di sisi lain, anggota tim jarak jauh dapat menderita karena kurangnya motivasi yang menyebabkan produktivitas rendah. Namun, ini tidak boleh dianggap sebagai kegagalan sistem kerja-dari-rumah. Ini adalah efek samping normal dari perubahan lingkungan kerja. Selain itu, kurangnya motivasi dapat sedikit lebih menonjol jika perubahan terjadi terlalu cepat (seperti yang terjadi dalam skenario COVID-19).

Situasi ini dapat diatasi dengan menerapkan berbagai strategi untuk mendukung pekerja jarak jauh (yang akan kita bahas di bagian kedua artikel ini).

Isolasi sosial

Tanpa interaksi kantor setiap hari, pekerja jarak jauh lebih rentan terisolasi secara sosial. Tentu saja, situasinya diperparah dengan aturan isolasi sosial yang terkait dengan pandemi. Namun, kita dapat menggunakan alat dan strategi komunikasi modern untuk membantu orang menciptakan koneksi nyata (bahkan jika interaksinya sebagian besar online).

Risiko pelanggaran keamanan yang lebih besar

Pandemi COVID-19 memiliki gaung yang kuat di dunia IT.

Semakin banyak orang menggunakan alat untuk pekerjaan jarak jauh, minat terhadap kursus online telah meningkat, dan layanan internet dan streaming sedang meningkat (hanya untuk menyebutkan beberapa efeknya).

Tapi ada juga sisi gelapnya. Spesialis memperingatkan bisnis, organisasi, dan pemerintah di mana pun bahwa kita harus mengharapkan peningkatan kriminalitas dunia maya. Dan, seperti yang diperkirakan, jumlah penipuan, serangan phishing, pelanggaran data, dan banyak lagi telah meroket.

Penyerang dunia maya menggunakan kebutuhan orang akan informasi, kecemasan, dan kurangnya pengetahuan keamanan dunia maya untuk melawan mereka. Mereka juga menyerang perangkat lunak konferensi video dan mengeksploitasi kerentanan apa pun di berbagai aplikasi perangkat lunak.

Dalam hal ini, cara pencegahan yang terbaik adalah pendidikan. Karyawan Anda perlu mengetahui risiko yang mereka hadapi dan perusahaan saat mereka tidak mengikuti protokol keamanan yang berlaku untuk pekerja jarak jauh. Meskipun masalah ini mungkin telah disorot selama pandemi, ini adalah aturan umum yang berlaku kapan saja.

rekan kerja di panggilan video

Cara melibatkan karyawan jarak jauh (strategi yang berhasil)

Sebagian besar perusahaan memiliki berbagai strategi untuk membuat karyawan tetap termotivasi dan bersemangat saat bekerja di tempat. Tetapi situasinya berubah ketika kita berbicara tentang anggota tim jarak jauh yang tidak berinteraksi secara fisik satu sama lain atau dengan manajer mereka.

Pekerja jarak jauh membutuhkan pendekatan yang sedikit berbeda; salah satu yang mencakup beberapa alat dan strategi yang disebutkan di bawah ini.

Tetapkan tujuan & harapan yang jelas

Ingatlah bahwa orang-orang Anda sedang menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja baru yang membutuhkan sedikit usaha ekstra dalam hal komunikasi. Juga, kurangnya pengawasan langsung dan lingkungan yang lebih santai dapat menyebabkan beberapa penundaan dan kebingungan.

Baca Juga:  Cara Melatih Karyawan Baru

Untuk memastikan semua orang tahu Apa harus mereka lakukan dan Kapan mereka harus melakukannya (ini sangat penting!), membuat pedoman yang jelas. Melakukan rapat berdiri harian di mana karyawan secara singkat menyatakan apa yang mereka capai kemarin dan tugas mereka untuk hari depan dapat membantu menjaga semua orang pada halaman yang sama dan mengidentifikasi tantangan atau hambatan sebelum mereka lepas kendali.

Hal ini memungkinkan karyawan untuk menyusun waktu mereka di sekitar tenggat waktu dan pencapaian yang diharapkan, memberikan struktur pada hari kerja mereka sambil tetap memberikan fleksibilitas yang tinggi. Bagi para manajer, ini berarti memiliki pengawasan atas tugas-tugas yang dibutuhkan setiap orang, dan mengomunikasikannya dengan jelas. Pendekatan ini juga membantu mencegah manajer perlu terlalu mengawasi atau mengelola mikro laporan mereka.

Memungkinkan fleksibilitas

Alasan mengapa pekerja jarak jauh lebih senang dengan pengaturan ini adalah fleksibilitas.

Mari kita ambil pekerja jarak jauh bernama John. Dia tahu dia harus menyelesaikan laporannya sebelum jam 4 sore. Jadwalnya terbuka untuk hari itu, jadi selama dia menghormati tenggat waktu dan memberikan pekerjaan yang berkualitas, dia dapat memutuskan untuk istirahat. Dia bisa berjalan-jalan di taman dengan anjingnya atau dia bisa pergi ke gym lebih awal dari biasanya (di dunia di mana kita diperbolehkan melakukannya).

Ini tidak mungkin dilakukan di kantor, di mana orang harus berada di tempat selama program berlangsung. Jadi, meskipun hari itu mudah, dengan tidak banyak yang harus dilakukan, Anda tidak dapat memanfaatkannya.

Manajer tim atau bisnis harus percaya bahwa, setelah diberikan pedoman yang jelas, orang akan tahu apa yang harus mereka lakukan dan kapan. Rahasianya adalah mengalihkan fokus dari tugas ke tujuan yang cerdas.

Kebalikan dari ini adalah menginstal perangkat lunak pelacakan pada perangkat pekerja jarak jauh dan meminta mereka untuk mengirim laporan kemajuan mereka setiap jam. Strategi ini akan menciptakan lingkungan yang tegang yang akan mengakibatkan hilangnya kepercayaan dan loyalitas.

pria bekerja dari rumah bersama putranya

Bekerja pada transparansi

Menurut Remesh Live bulanan! Seri report, ada karyawan yang merasa transparansi perusahaannya dalam komunikasi meningkat selama situasi COVID-19. Persentasenya berbeda dari satu generasi pekerja ke generasi lainnya, tetapi ini berbicara tentang masalah utama di perusahaan saat ini – kurangnya transparansi.

Meskipun kami setuju bahwa ada aspek yang tidak dapat Anda bagikan dengan seluruh staf, penting untuk memberi semua orang akses ke informasi dasar. Ini juga berarti menjaga pekerja jarak jauh dalam lingkaran.

Contoh bagus dari komunikasi terbuka dan transparan datang dari perusahaan yang membuat halaman khusus atau obrolan grup di mana karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan mengungkapkan keprihatinan. Strategi ini sangat mengesankan dalam konteks sosial saat ini.

Baca Juga:  Masa Depan Pendidikan Online Dampak COVID-19

Menerapkan protokol pertemuan

Kita semua tahu setidaknya satu video lucu dengan upaya gagal untuk terlihat profesional di video call!

Baik itu video dengan anak-anak yang berhamburan di dalam ruangan diikuti oleh pengasuh mereka atau saat kucing di latar belakang mengalihkan perhatian dari pembicara, konferensi video bisa jadi sulit untuk dikuasai saat bekerja dari rumah.

Itu sebabnya setiap perusahaan harus membuat protokol rapat konferensi video. Untuk setiap pertemuan, harus jelas siapa yang memulai, siapa yang memimpin, siapa yang harus berpartisipasi, dan tata cara berpakaian yang dapat diterima.

Aturan yang baik adalah meminta orang yang tidak sedang berbicara untuk membisukan mikrofon mereka sampai mereka memiliki sesuatu untuk dikatakan. Ini mengurangi kebisingan latar belakang (orang lain berbicara, musik latar, tetangga yang berisik, dan sebagainya).

Saat mengadakan rapat yang melibatkan karyawan di tempat dan jarak jauh, pastikan pendapat dan umpan balik semua orang didengar. Dalam pertemuan tatap muka, mudah untuk melanjutkan dan melupakan yang ada di layar.

wanita sedang menelepon

Tekankan kerja tim & berikan pujian di tempat yang seharusnya

Karena perangkat lunak konferensi video, alat obrolan, dan penyimpanan cloud, kerja tim dimungkinkan untuk anggota tim jarak jauh.

Misalnya, dengan alat seperti Google Drive dan Slack, Anda dapat meminta orang-orang yang berada di negara berbeda mengerjakan presentasi yang sama, secara real-time. Namun, jarak dan kurangnya pembicaraan tatap muka dapat menghasilkan ketidakseimbangan dalam seberapa banyak orang berbagi atau seberapa terlibat mereka.

Untuk mempromosikan kerja tim dengan keseimbangan yang sehat, pantau kemajuan semua orang, dan beri penghargaan kepada anggota yang usahanya layak. Juga, beri penghargaan kepada tim yang terbukti efisien dalam bekerja dari jarak jauh dan dorong mereka yang memiliki masalah komunikasi.

Jangan kehilangan hubungan manusia

Baik Anda melakukannya secara online atau offline, koneksi antarmanusia itu penting.

Selama social distancing masih berlaku, Anda bisa menyelenggarakan berbagai pertemuan informal online untuk bermain game atau sekadar mengobrol dari hati ke hati dengan beberapa rekan kerja (jelajahi beberapa ide menarik di sini dan di sini).

Ketika karyawan dapat bertemu tatap muka kembali, pastikan bahwa mereka yang tetap sebagai pekerja jarak jauh selalu diundang ke acara. Juga, ada baiknya untuk mengadakan acara jalan-jalan dengan seluruh tim (anggota di tempat dan jarak jauh) dari waktu ke waktu. Dengan cara ini, orang memiliki kesempatan untuk bertemu satu sama lain dan belajar tentang kolega mereka secara langsung, tidak hanya melalui layar.

Bungkus

Kerja jarak jauh akan tetap ada, dan dalam waktu dekat, semakin banyak orang akan bergabung dengan tren ini. Ini berarti akan ada lebih banyak tim dengan pekerja di lokasi dan pekerja jarak jauh, menjadikan tip dan strategi ini penting bagi manajer mana pun yang mencoba melibatkan karyawan jarak jauh mereka.

Tinggalkan komentar