9 Template Email Gratis

Mari kita hadapi itu—kita semua adalah budak dari kotak masuk kita. Kami tetap membuka tab email praktis di browser kami. Kami mengeluarkan ponsel saat mengantre di apotek. Kami mengetuk pesan saat kami berhenti di lalu lintas.

Faktanya, kita semua begitu terikat pada email berharga kita sehingga satu survei Reuters melaporkan bahwa rata-rata pekerja Amerika menghabiskan 6,3 jam setiap hari untuk menangani email. Itu menimbulkan pertanyaan: Kapan kita menyelesaikan pekerjaan kita yang sebenarnya?

Pasti ada cara yang lebih baik, bukan? Dan, karena eksperimen Anda sebelumnya dengan membatasi waktu kotak masuk atau menjadi kalkun dingin mungkin gagal seperti yang saya lakukan (menghela napas), saya pikir rahasia pengelolaan email yang efektif tidak terletak pada membatasi waktu Anda—tetapi terletak pada upaya Anda.

Di situlah templat praktis ini berperan. Untuk pesan standar yang Anda ketikkan berulang kali, Anda cukup menyalin dan menempelkan teks template (atau menyimpannya sebagai respons terekam), membuat penyesuaian yang diperlukan, tekan tombol “kirim” yang disukai, lalu kembali ke kerja nyata.

9 Template email gratis untuk email kerja Anda yang paling umum

1. Minta pertemuan dengan seseorang yang Anda kenal

Tip: Terlepas dari siapa yang ingin Anda temui—baik itu kolega atau kontak jaringan—permintaan rapat yang solid akan selalu menyertakan alasan spesifik Anda tertarik untuk berkumpul. Informasi itu akan memastikan Anda berdua memiliki harapan yang sama, serta memberi orang lain waktu yang cukup untuk bersiap jika perlu.

Templat:

Halo [Name],

Semoga Anda mengalami minggu yang menyenangkan!

Apakah Anda punya waktu? [today/this week/this month] kapan kita bisa duduk dan berdiskusi [topic]? Berikut adalah beberapa poin utama yang ingin saya dapatkan dari Anda:

    • [Point #1]
    • [Point #2]
    • [Point #3]

Beri tahu saya apa yang sesuai dengan jadwal Anda, dan saya akan mengirimkan undangan kalender.

Berharap untuk mengobrol!

Terbaik,

[Your Name]

2. Mintalah wawancara informasional dengan seseorang yang Anda kagumi

Tip: Menjangkau untuk mengatur wawancara informasi dengan seorang profesional yang Anda kagumi sedikit berbeda dari permintaan pertemuan biasa, karena Anda harus memperkenalkan diri—sambil juga menjelaskan secara menyeluruh mengapa Anda ingin bertemu. Ini juga membantu jika Anda menutupi ego mereka dengan memberi tahu mereka mengapa Anda mengagumi mereka.

Baca Juga:  100 Kata Sifat Resume

Templat:

Hai [Name],

Nama saya adalah [Your Name]dan saya menjangkau karena [reason you’re getting in touch].

Saya tahu banyak yang bisa saya pelajari dari pengalaman dan wawasan Anda, jadi saya berharap Anda mau minum kopi dengan saya dan berdiskusi [topic]. Perlakukan saya, tentu saja!

Beri tahu saya jika Anda bersedia mengobrol, dan kami dapat mengatur waktu yang sesuai untuk kami berdua.

Terima kasih banyak, [Name]!

Terbaik,

[Your Name]

3. Ucapkan “terima kasih”

Tip: Jika ragu, selalu lebih baik untuk mengucapkan “terima kasih” yang tulus secara langsung—atau bahkan dengan catatan resmi! Namun, jika itu tidak memungkinkan, email “terima kasih” yang asli akan membantu. Pastikan bahwa Anda benar-benar memasukkan kata-kata “terima kasih” (Anda akan terkejut betapa seringnya ucapan itu diabaikan sepenuhnya), dan tawarkan untuk membalas budi jika dan ketika orang itu membutuhkannya.

Templat:

Hai [Name],

Terimakasih banyak untuk [thing you’re grateful for]. Saya tidak bisa memberi tahu Anda betapa saya menghargainya!

Tolong beri tahu saya jika saya bisa membalas budi untuk Anda. Saya lebih dari senang untuk melakukannya!

Terima kasih lagi!

[Your Name]

4. Minta bantuan

Tip: Anda perlu meminta seseorang untuk turun tangan dan melakukan yang solid. Mengeluh, kan? Meminta bantuan membuat hampir semua orang tidak nyaman. Tapi, benar-benar tidak perlu bahasa “Aku benci bertanya…” yang mempertahankan diri itu. Itu hanya memperkeruh pesan Anda. Alih-alih, berterus terang, jelaskan dengan tepat apa yang Anda butuhkan, dan—seperti yang Anda lakukan dalam pesan “terima kasih” sebelumnya—menawarkan untuk menerimanya kembali kapan pun saatnya tiba.

Templat:

Hai [Name],

Saya mengulurkan tangan untuk meminta bantuan Anda. Saya berharap Anda bisa masuk dan [favor you’re requesting] karena [reason you’re asking this person].

Untuk kejelasan, inilah yang saya butuhkan:

[Detail #1]

[Detail #2]

[Deadline, if relevant]

Apakah ini sesuatu yang bisa Anda bantu? Jika demikian, beri tahu saya informasi lain yang Anda butuhkan.

Saya sangat menghargai pertimbangan Anda di sini, [Name]. Dan, tentu saja, saya selalu bersedia untuk membalas budi jika dan ketika Anda membutuhkannya.

Baca Juga:  6 Tips Manajemen Waktu untuk Pekerja Jarak Jauh

Terima kasih banyak,

[Your Name]

5. Tolak seseorang

Tip: Apakah Anda orang yang menolak atau orang yang menerima, penolakan itu menyebalkan. Namun, apakah Anda menolak pelamar pekerjaan atau permintaan, jangan menutupi pesan Anda atau—lebih buruk lagi—meminta maaf. Penting bagi Anda untuk tetap berterus terang—sambil bersikap ramah secara bersamaan.

Templat:

Halo [Name],

Terima kasih banyak telah menghubungi kami tentang [topic/opportunity].

Sayangnya, saya tidak bisa [thing you’re saying “no” to]. Pada saat ini, [reason for your rejection].

Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan tambahan tentang ini. Saya lebih dari bersedia untuk menawarkan umpan balik tambahan.

Semoga sukses,

[Your Name]

6. Membalas email penolakan

Tip: Meskipun menolak seseorang bisa menjadi canggung, ditolak bahkan lebih buruk. Mungkin sulit untuk mengetahui bagaimana merespons ketika Anda hanya ingin bersembunyi di bawah meja Anda. Taruhan terbaik Anda adalah membuatnya tetap ringkas, meminta umpan balik jika perlu, dan kemudian berterima kasih kepada orang itu atas pertimbangannya.

Templat:

Hai [Name],

Terima kasih banyak atas kesempatannya dan telah memberi tahu saya. Saya sangat menghargai kesempatan untuk [thing you’re being rejected for].

Saya punya satu pertanyaan terakhir untuk Anda: Apakah Anda memiliki umpan balik yang dapat Anda bagikan dengan saya? Saya selalu mencari cara untuk meningkatkan [skill related to thing you’re being rejected for].

Sekali lagi terima kasih atas kesempatan dan pertimbangan Anda!

Semua yang terbaik,

[Your Name]

7. Minta referensi

Tip: Anda melamar pekerjaan baru atau semacam peluang pengembangan profesional lainnya, dan Anda memerlukan referensi untuk mendukung Anda. Dalam kasus ini, akan sangat membantu untuk memberikan beberapa konteks peluang serta keterampilan apa yang Anda harapkan dapat diajak bicara oleh orang ini. Dengan begitu, jika dia benar-benar dihubungi, Anda dapat yakin bahwa Anda memiliki referensi yang kuat dan relevan di saku belakang Anda.

Templat:

Hai [Name],

Saya harap Anda baik-baik saja!

Saat ini saya sedang dalam proses melamar [opportunity] dengan [organization]yang saya yakin akan sangat cocok untuk saya karena [reason].

Sebagai bagian dari proses aplikasi, saya perlu berbagi beberapa referensi. Karena Anda benar-benar dapat berbicara dengan saya [specific skill(s)]saya berharap Anda bersedia dicantumkan sebagai salah satu referensi saya.

Baca Juga:  8 Tips untuk Membuat Resume Video Anda Menonjol

Jika demikian, beri tahu saya informasi kontak apa yang Anda ingin saya berikan.

Terima kasih banyak atas pertimbangan Anda, [Name]. Saya sangat menghargainya!

Terbaik,

[Your Name]

8. Ucapkan selamat kepada seseorang

Tip: Apakah bos Anda baru saja memiliki bayi atau kolega Anda mendapat promosi, Anda ingin mengucapkan selamat yang tulus. Sama seperti mengucapkan “terima kasih”, ini selalu lebih baik jika ditawarkan secara langsung. Tapi, jika perlu, email saja sudah cukup.

Templat:

Hai [Name],

Saya mendengar tentang [event you’re congratulating him or her on] dan ingin mengulurkan tangan untuk memberikan ucapan selamat yang tulus. Itu berita yang luar biasa!

Semoga Anda mendapatkan yang terbaik dengan [event], [Name]!

Bersulang!

[Your Name]

9. Buat balasan Anda di luar kantor

Tip: Inilah satu email yang benar-benar ingin Anda tulis—tanggapan otomatis “keluar kantor” Anda. Namun, mungkin juga sulit untuk membuat konsep ketika otak Anda sudah dalam “mode liburan.” Tanggapan Anda harus mencakup fakta bahwa Anda saat ini tidak berada di meja kerja Anda (duh), kapan Anda akan kembali dan membalas email Anda, dan siapa yang dapat dihubungi orang tersebut untuk sementara waktu. Juga, lewati klise “akses terbatas ke email”. Kemungkinan besar Anda memiliki akses—Anda hanya tidak memeriksanya, dan itu tidak masalah!

Templat:

Halo,

Terima kasih atas email Anda, tetapi saya sedang tidak di kantor sampai [date you’ll return]. Saya akan menelusuri kotak masuk saya, dan menanggapi pesan begitu saya kembali.

Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi [Name] pada [email address].

Terima kasih,

[Your Name]

Sesuaikan template email ini sesuai kebutuhan

Tentu saja, ingatlah bahwa ini hanya templat. Anda dapat (dan harus!) membuat penyesuaian agar lebih sesuai dengan kepribadian Anda dan keadaan pribadi Anda.

Tetapi, bahkan dengan sedikit penyesuaian yang perlu Anda lakukan, menyiapkan mur dan baut dalam template pasti akan menghemat banyak waktu yang Anda butuhkan. Gunakan ini dengan baik, dan Anda akan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu dirantai ke kotak masuk Anda dan lebih banyak waktu untuk benar-benar bekerja.

Tinggalkan komentar