6 Cara Mengurangi Risiko dalam Manajemen proyek

Saat ini manajemen risiko adalah salah satu istilah manajemen proyek yang paling relevan dan banyak dicari di web. Dengan tingkat daya komputasi yang terus meningkat saat ini, kami sekarang berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengevaluasi risiko daripada sebelumnya. Dengan demikian, manajemen risiko telah mengalami prevalensi yang lebih besar dalam beberapa tahun terakhir, dengan lebih banyak organisasi dan manajer proyek menggabungkan manajemen risiko dalam manajemen proyek.

Apa itu manajemen risiko?

Manajemen risiko proyek adalah proses untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan meminimalkan potensi masalah yang dapat berdampak negatif terhadap kemajuan proyek. Tujuan utama dari manajemen risiko dalam manajemen proyek adalah untuk menjaga segala sesuatu yang mungkin menghalangi proyek dari mencapai tujuan akhirnya. Jika risiko proyek tidak diidentifikasi, dihindari, atau diperbaiki, proyek Anda mungkin berakhir melebihi anggaran, tertunda, atau bahkan terhenti total.

Bagaimana mengelola risiko pada proyek (di muka)

Kemampuan untuk meramalkan risiko yang mungkin muncul kapan saja di masa depan adalah keterampilan penting dari manajer proyek yang efektif. Rencana manajemen risiko yang pasti membantu Anda bersiap menghadapi ketidakpastian dan meminimalkan biaya tambahan dengan menghemat sumber daya berharga seperti waktu, pendapatan, aset, dan orang.

Berikut adalah rencana enam langkah yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengelola risiko sebelum segala sesuatunya menjadi tidak terkendali.

6 cara mengurangi risiko dalam manajemen proyek

1. Sertakan manajemen risiko dalam proyek Anda

Hal pertama dan terpenting yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan manajemen proyek Anda adalah dengan menanamkan manajemen risiko dalam proyek Anda. Saat ini, banyak perusahaan dan organisasi memperkenalkan manajemen risiko proyek untuk melatih staf mereka dalam mendeteksi risiko sebelum keadaan menjadi lebih buruk. Untuk mengidentifikasi risiko, seseorang harus memiliki keahlian dan pengalaman untuk dapat fokus pada skenario masa depan.

Baca Juga:  5 Fase Manajemen Proyek

Selain memiliki manajer dan anggota proyek yang berpengalaman, Anda dapat mengatur ‘sesi brainstorming risiko’ untuk menemukan berbagai risiko yang dapat muncul di masa depan. Ada baiknya untuk memiliki metode identifikasi risiko yang berbeda dan bereksperimen dengannya untuk mengidentifikasi risiko tak terduga yang mungkin terjadi. Misalnya, Anda mungkin mengidentifikasi kehilangan data sebagai risiko, dan meneliti perangkat lunak pencadangan terbaik untuk bisnis Anda.

Sebuah survei oleh Project Management Institute (PMI) menemukan bahwa 83% organisasi berkinerja tinggi dalam manajemen proyek secara teratur mempraktikkan manajemen risiko, dibandingkan dengan hanya 49% organisasi berkinerja rendah yang melakukannya. Orang-orang berkinerja tinggi ini memenuhi tujuan mereka 2,5 kali lebih sering dan membuang uang 13 kali lebih sedikit daripada orang-orang berkinerja rendah.

2. Komunikasikan risiko kepada orang lain

risiko_manajemen_komunikasiBukankah bagus ketika seseorang dalam tim Anda memprediksi dan menunjukkan potensi risiko dalam rapat tim dan ketika risiko itu benar-benar muncul, Anda sudah memiliki cadangan dalam pikiran? Di sinilah komunikasi risiko muncul.

Seringkali kegagalan besar dapat dengan mudah diatasi dengan komunikasi yang konsisten. Metode yang paling realistis adalah mengomunikasikan risiko saat mengerjakan tugas individu sehingga Anda dapat menyiapkan Rencana B, untuk berjaga-jaga jika hal-hal tidak berjalan sesuai rencana.

Saat mengkomunikasikan risiko, jelaskan bagaimana hal itu akan berdampak pada proyek Anda, seberapa besar kemungkinan itu terjadi, dan langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk menguranginya. Jika Anda adalah manajer proyek, pastikan untuk menciptakan lingkungan di mana orang merasa nyaman untuk mengomunikasikan risiko dengan jelas pada rapat atau sesi satu lawan satu tanpa merasa mereka akan dihukum karena membawa berita buruk.

Baca Juga:  Apakah Sertifikasi CAPM Layak?

3. Prioritaskan risiko

Ada dua jenis risiko: risiko tingkat rendah dan risiko tingkat tinggi. Seperti namanya, risiko tingkat rendah adalah risiko yang dapat memengaruhi hasil tetapi masih dapat dikelola. Sedangkan risiko tingkat tinggi dapat secara signifikan mempengaruhi hasil dan menghentikan kemajuan secara besar-besaran. Dengan demikian, perlu dicatat bahwa beberapa risiko memiliki dampak yang lebih tinggi daripada yang lain.

Luangkan banyak waktu untuk memprioritaskan risiko dan menimbang dampaknya terhadap proyek. Anda dapat memiliki serangkaian kriteria atau memprioritaskan risiko sepenuhnya berdasarkan firasat Anda. Dianjurkan untuk memilih metode yang agak realistis yang memungkinkan Anda membuat keputusan tentang kemungkinan dan efek dari suatu risiko.

Saat memprioritaskan risiko, tanyakan pada diri Anda pertanyaan seperti:

    • Akankah risiko berdampak pada proyek, atau produk, atau keduanya?
    • Apakah proyek sangat penting bagi perusahaan Anda?
    • Apakah proyek sangat penting bagi pelanggan?
    • Akankah risiko mempengaruhi hubungan dengan pelanggan? Seberapa pentingkah pelanggan itu?
    • Apakah pelanggan sudah mengetahui risikonya? Apakah para pemangku kepentingan sudah sadar?

4. Analisis risiko

Analisis_manajemen_risikoAnalisis risiko adalah bagian penting dari manajemen risiko yang benar-benar dapat membantu Anda mengambil langkah serius untuk kepentingan suatu proyek. Itulah mengapa sangat penting untuk memahami sifat risiko dan efek yang terkait dengannya. Ingatlah selalu bahwa analisis risiko tidak hanya satu dimensi tetapi terjadi pada tingkat yang berbeda.

Terkadang, risiko yang tampak kecil dan tidak berbahaya bisa berubah menjadi sesuatu yang besar dan berdampak serius. Ini adalah saat efektivitas nyata dari seorang manajer proyek muncul. Analisis semacam itu dapat membantu Anda menemukan besarnya dampak pada anggaran, tenggat waktu, dan kualitas produk suatu proyek. Sebuah metode yang berguna adalah untuk:

    1. Skor probabilitas risiko pada skala dari rendah ke tinggi atau 1-5
    1. Skor dampak risiko yang terjadi pada skala dari rendah ke tinggi atau 1-5
    1. Prioritaskan risiko pada skala dari rendah ke tinggi atau 1-5
    1. Perkirakan kapan risiko dapat berdampak pada proyek
Baca Juga:  14 Tips Taktis untuk Lulus Ujian CAPM

5. Terapkan respons risiko sedini mungkin

Poin-poin di atas memungkinkan Anda untuk memahami dan memprioritaskan risiko, sedangkan menerapkan respons risiko akan membuat perbedaan nyata pada suatu proyek. Ini mencakup tiga opsi: penerimaan risiko, penghindaran risiko, dan minimalisasi risiko.

Jika efek pada sebuah proyek minimal atau terlalu sulit untuk dipengaruhi, yang terbaik adalah menerima risikonya. Sambil menghindari risiko, Anda dapat merencanakan atau memanipulasi proyek sedemikian rupa sehingga ada kemungkinan paling kecil untuk menemukan risiko tertentu. Untuk meminimalkan risiko, Anda harus mencoba mempengaruhi penyebab atau memperkuat faktor-faktor yang menguntungkan untuk mengimbangi efek risiko.

Menurut survei tahun 2018 yang dilakukan oleh PMI, 29% responden menunjukkan bahwa peluang dan risiko yang tidak ditentukan adalah salah satu penyebab utama kegagalan proyek.

6. Lacak mereka secara teratur

Sangat penting untuk melacak risiko secara teratur karena membantu Anda dan tim untuk mengetahui risiko umum dan dampaknya terhadap proyek. Metode termudah adalah membuat laporan setelah proyek selesai dan mengidentifikasi tugas-tugas berisiko, penyebab, efeknya, dan menganalisisnya sehingga Anda tahu cara menanganinya untuk berjaga-jaga jika Anda menemukannya di proyek lain.

Ringkasan

Poin-poin yang disebutkan di atas pasti akan membantu Anda menerapkan manajemen risiko secara efektif dalam proyek-proyek Anda yang akan datang. Namun, jangan menghindar dari bereksperimen atau mencoba pendekatan yang berbeda atau alat manajemen proyek dalam gaya manajemen Anda untuk meminimalkan risiko.

Tinggalkan komentar