5 Strategi untuk Memprioritaskan Proyek Anda

Dibutuhkan sejumlah keterampilan dan keahlian untuk mengelola proyek yang kompleks. Manajer proyek harus menangani risiko yang melekat, tugas yang saling bergantung, kendala, alokasi sumber daya, anggaran, dan jadwal yang menyertai semua proyek apa pun ukuran atau kompleksitasnya.

Jadi, bagaimana Anda memutuskan tugas mana yang harus diprioritaskan untuk mendapatkan hasil terbaik dari proyek Anda? Mari kita lihat bagaimana proses prioritas proyek bekerja, dan mengapa Anda membutuhkannya.

Mengapa Anda membutuhkan proses penentuan prioritas proyek?

Untuk mengelola satu proyek kompleks, menggunakan proses sistematis yang mengikuti praktik terbaik yang telah dikembangkan di industri selama beberapa dekade akan menghemat waktu dan tenaga Anda. Mengapa menemukan kembali roda ketika Anda dapat mengambil yang terbaik yang telah dipelajari orang lain, dan menerapkannya pada proyek Anda?

Manajer proyek yang berpengalaman akan sering mengembangkan keterampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memprioritaskan proyek melalui pengalaman kerja, pelatihan formal, dan studi untuk kualifikasi manajemen proyek seperti APM, PMP, atau PRINCE2.

proyek_prioritas_prosesTetapi jarang dalam bisnis hanya ada satu proyek yang terjadi pada waktu tertentu. Kemungkinan besar ada beberapa proyek yang sedang berjalan, dan manajer portofolio atau manajer program akan memiliki tanggung jawab keseluruhan dari sejumlah proyek yang semuanya bersaing untuk mendapatkan perhatian dan, akibatnya, memerlukan proses prioritas proyek yang efektif. Ini dapat membebani bahkan untuk manajer proyek yang berpengalaman untuk menangani tanpa metode yang efektif.

Sebelum kita melihat perbedaan cara memprioritaskan proyek, mari kita lihat perbedaan antara manajemen portofolio dan program. Ini adalah dua bidang yang terkait erat dengan manajemen proyek tetapi dengan tanggung jawab dan masalah mereka dan membutuhkan seperangkat keterampilan manajemen proyek yang berbeda.

Apa itu manajemen program?

Manajemen program hanyalah proses mengelola proyek sekelompok proyek pada waktu yang sama. Ini biasanya karena mereka terkait satu sama lain dan semuanya diperlukan sebagai bagian dari tujuan strategis yang lebih luas dalam suatu organisasi.

Baca Juga:  5 Fase Manajemen Proyek

Salah satu keuntungan utama dari mengelola proyek sebagai bagian dari program perubahan adalah untuk menghindari tim yang bekerja dalam silo dan berpotensi berakhir dengan hasil akhir yang tidak bekerja sama dengan baik.

Hal ini juga berguna untuk memastikan sumber daya yang memadai diterapkan jika diperlukan, dan keahlian tersebut dibagikan di seluruh proyek

Apa itu manajemen portofolio?

Di mana seorang manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk satu proyek, dan seorang manajer program memiliki tanggung jawab untuk sekelompok proyek terkait, seorang manajer portofolio, di sisi lain, memiliki tanggung jawab yang lebih besar untuk mengawasi kelompok proyek dan program yang jauh lebih luas; tujuannya adalah untuk mengimplementasikan tujuan bisnis yang lebih luas.

Manajer portofolio bertanggung jawab atas anggaran, sumber daya, dan jadwal di bagian bisnis yang jauh lebih luas atau bahkan di seluruh perusahaan. Mereka cenderung bertanggung jawab untuk proyek di berbagai bidang bisnis yang berbeda. Untuk alasan itu, manajemen portofolio jauh lebih fokus pada strategi dan visi dan, karenanya, proyek masa depan yang mungkin diperlukan untuk mencapai tujuan jangka panjang.

Manajer portofolio, oleh karena itu, bertanggung jawab untuk menentukan prioritas relatif proyek individu di seluruh organisasi. Dan tentunya perlu adanya proses yang sistematis untuk memprioritaskan proyek-proyek tersebut.

Proses prioritas proyek

Cukup jelas bahwa proyek perlu diprioritaskan karena kita tidak dapat melakukan semuanya – atau tidak semuanya pada saat yang bersamaan. Anggaran, bakat, atau keduanya membatasi sebagian besar organisasi.

Baca Juga:  14 Tips untuk Stand Up yang Efektif

Jadi proses metodis diperlukan untuk menentukan proyek apa yang dapat dilakukan untuk memberikan nilai paling banyak, mengingat keterbatasan anggaran dan sumber daya. Ada berbagai macam teknik yang dapat membantu penentuan prioritas ini dan biasanya akan mencakup:

    • Tujuan Bisnis
    • Analisa keuangan
    • Mempertaruhkan
    • Biaya
    • Nilai

Mari kita lihat beberapa di antaranya:

Metode MoSCoW

Ini adalah teknik yang terkenal untuk menentukan apa yang diperlukan untuk pemangku kepentingan. Ini cepat dan mudah digunakan tetapi terbatas dalam kemampuannya untuk secara akurat mengkategorikan persyaratan pemangku kepentingan. Untuk alasan itu, ini paling cocok untuk proyek yang tidak terlalu rumit.

MoSCoW adalah akronim (dengan tambahan o untuk memudahkan kita mengingat) dari persyaratan pemangku kepentingan berikut:

    • Harus memiliki – elemen penting yang tanpanya proyek tidak akan berhasil.
    • Harus punya – elemen penting yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek.
    • Bisa – elemen “baik untuk dimiliki” yang tidak penting bagi keberhasilan proyek.
    • tidak akan memiliki – elemen tambahan yang dapat dihilangkan.

Model Kano

Model Kano didasarkan pada asumsi bahwa kepuasan pengguna akhir dengan hasil akhir proyek terkait dengan fitur dan fungsi yang tersedia. Tingkat kepuasan biasanya ditentukan melalui kuesioner standar. Model ini memecah elemen menjadi empat kategori terpisah:

    • Pertunjukan – kemudahan penggunaan dan kecepatan adalah ukuran kinerja yang khas
    • Harus – ini adalah fitur yang merupakan ekspektasi dasar
    • Menarik – belum tentu diharapkan tetapi fitur yang merupakan bonus
    • Cuek – fitur-fitur ini tidak diperlukan atau terlewatkan karena ketidakhadirannya

Nilai bersih sekarang

waktu-nilai-uang-proyek-prioritas-prosesNilai sekarang bersih mengacu pada perbedaan antara jumlah uang sekarang, versus nilai uang di masa mendatang. Dalam hal penentuan prioritas, proyek dengan NPV lebih tinggi lebih disukai. Uang tunai hari ini lebih berharga daripada uang tunai di tahun-tahun berikutnya. Ini berarti bahwa proyek dengan rentang hidup yang lebih lama mungkin memiliki NPV yang lebih rendah daripada proyek dengan rentang hidup yang lebih pendek.

Baca Juga:  Matriks RACI

Periode pengembalian

Payback period mengacu pada waktu yang dibutuhkan untuk menutup investasi proyek. Ini dihitung dengan membagi biaya proyek di atas rata-rata arus kas masuk tahunan. Menggunakan rumus ini membantu PMO menentukan proyek mana yang akan mendapatkan kembali investasi awal lebih cepat. Namun, hanya menggunakan metode ini untuk memprioritaskan proyek adalah reduktif karena tidak termasuk risiko dalam menjalankan proyek atau nilai waktu dari uang.

Model penilaian

Model penilaian adalah cara yang fleksibel untuk memprioritaskan proyek. Kriteria penilaian dapat dibentuk agar sesuai dengan nilai dan kebutuhan PMO Anda, dan prosesnya dapat bersifat informal atau menyeluruh sesuai kebutuhan. Prosesnya adalah sebagai berikut:

    1. Pilih tiga atau empat kriteria penilaian (misalnya, manfaat, ukuran, risiko, dampak, margin, biaya, kelayakan)
    1. Tetapkan rentang kriteria untuk menentukan peringkat proyek (misalnya, 0-5 atau 0-10)
    1. Tetapkan bobot untuk setiap kategori (misalnya, Risiko mungkin menjadi faktor penentu yang lebih signifikan daripada dampak)
    1. Uji model dengan unit bisnis yang berbeda untuk menilai apakah model memberikan hasil yang berarti

Ini hanyalah beberapa teknik untuk memprioritaskan proyek menggunakan berbagai kriteria. Ada banyak lagi di luar sana termasuk Pemetaan Cerita dan Tingkat Pengembalian Internal jika Anda tertarik untuk melihat lebih banyak metode prioritas yang berpotensi Anda coba.

Ke Anda

Mengelola satu proyek bisa menjadi bisnis yang rumit, dan mempertahankan segelintir bisa jadi… yah, segelintir! Jadi tidak diragukan lagi, mengelola sebuah proyek memerlukan penggunaan prosedur dan proses yang dipahami dengan baik jika proyek tersebut ingin sukses.

Tinggalkan komentar