5 Penyebab Utama Kegagalan Proyek

Jika kita memiliki ramuan ajaib yang akan membuatnya jadi tidak ada proyek yang bisa gagal, tidak diragukan lagi kita bisa menjualnya dengan banyak uang. Demikian juga, jika kami dapat memastikan bahwa kami mengetahui semua alasan proyek gagal dan dapat memetakan cara menghindari atau mengurangi titik kegagalan potensial tersebut, kami juga akan cukup kaya.

Meskipun kami mungkin tidak dapat mengucapkan mantra untuk proyek yang berhasil, kami dapat mempersempit penyebab utama kegagalan proyek menjadi beberapa penyebab utama. Mari kita bahas 5 alasan utama kegagalan proyek, dan dapatkan beberapa hal positif dan bermanfaat.

Mengapa proyek gagal?

Menurut pendapat saya, ada lima alasan utama proyek gagal berulang kali. Perbaiki ini sejak awal, dan Anda dapat menghindari sebagian besar kegagalan proyek. Masalahnya adalah, mereka tidak selalu mudah diidentifikasi sebelum terlambat, juga tidak mudah untuk diperbaiki. Lima alasan fokus pada komunikasi, kepemimpinan, akuntabilitas, keuangan, dan ruang lingkup. Mari kita bahas masing-masing lebih lanjut.

1. Gangguan komunikasi

gangguan komunikasi

Komunikasi adalah Pekerjaan Satu untuk manajer proyek. Komunikasi – menurut saya – adalah alasan utama mengapa proyek berhasil atau gagal. Saya memiliki satu analis bisnis di salah satu proyek saya yang memberi tahu saya bahwa dia merasa paling terinformasi dan up to date pada proyek saya (dia mengerjakan beberapa proyek dengan beberapa manajer proyek yang berbeda). Dia mengatakan saya mengirim lebih banyak pembaruan email dan membuat tim mendapat informasi lebih baik daripada yang lain yang bekerja dengannya. Saya menyukai umpan balik itu – meskipun mungkin dia diam-diam menyuruh saya untuk mengurangi sedikit email … tidak mungkin!

Miliki rencana komunikasi – bahkan tidak harus berupa dokumen formal, cukup daftar pertemuan rutin dan poin komunikasi yang dibahas dalam pertemuan proyek atau didistribusikan melalui email. Jika Anda menginginkan templat, Anda dapat mengunduh dan menyesuaikan templat rencana komunikasi yang sering saya gunakan ini. Apa pun format yang Anda pilih, rencana Anda harus menguraikan titik kontak komunikasi utama dengan alamat email dan nomor telepon serta jadwal pertemuan proyek yang sedang berlangsung. Seharusnya tidak ada alasan bagi siapa pun di tim proyek atau tim pelanggan atau pemangku kepentingan mana pun untuk tidak tahu siapa yang harus dihubungi kapan – dan bagaimana menghubungi manajer proyek 24/7, jika perlu.

Baca Juga:  14 Tips untuk Stand Up yang Efektif

2. Kepemimpinan yang buruk

Kepemimpinan sangat penting – dan merupakan titik keberhasilan atau kegagalan yang umum. Manajer proyek tidak bisa seenaknya mengeluh tentang tim yang lepas kendali. Dan tim tidak boleh dibiarkan merasa bahwa mereka tidak tahu apa yang harus dilakukan atau diharapkan dari satu hari ke hari berikutnya – ini adalah resep besar untuk kegagalan. Pastikan semua orang tahu apa yang diharapkan dari mereka, dan minta mereka bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut atau menyelesaikan tugas tersebut. Pimpin dengan memberi contoh – jika Anda tidak terlambat ke rapat, tidak ada alasan bagi anggota tim Anda untuk menjadi baik!

Jika Anda melakukan semua yang Anda bisa untuk memimpin tim dengan baik, tetapi memiliki anggota tim yang secara konsisten berkinerja buruk, tidak menanggapi umpan balik, dan segala sesuatunya tidak berfungsi – maka Anda masih bertanggung jawab untuk menaikkan bendera yang Anda perlukan. mengganti anggota tim atau anggota tim dan dorongan untuk mewujudkannya. Manajer proyek yang menyangkal kepemimpinannya sendiri tidak akan mampu mendapatkan rasa hormat dan pengikut dari anggota tim mereka, dan kemungkinan akan lebih sulit untuk mengarahkan kapal.

3. Tidak ada kepemilikan tim

kepemilikan tim

Manajer proyek kami dan tim kami harus memiliki proyek yang sedang kami kerjakan. Kita tidak bisa mengendalikan segalanya, tapi kita pasti bisa memiliki apa yang bisa kita kendalikan. Dan itulah yang diharapkan dari para manajer proyek yang mengelola proyek-proyek perusahaan. Mereka “memilikinya”. Jika sesuatu diperlukan untuk proyek, maka itu adalah tanggung jawab manajer proyek untuk mendapatkannya atau setidaknya memintanya, dan merupakan tanggung jawab anggota tim proyek untuk mengibarkan bendera ketika mereka membutuhkan sesuatu.

Baca Juga:  5 Fase Manajemen Proyek

Setiap anggota tim proyek diharapkan memiliki tugas yang menjadi tanggung jawab mereka dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan pada setiap tugas tersebut, karena mereka berkontribusi pada keberhasilan atau kegagalan proyek secara keseluruhan. Mendelegasikan tanggung jawab dengan jelas kepada anggota tim, dan menetapkan jenis keputusan apa yang dapat mereka buat tanpa Anda (misalnya, mengirim email kepada pemasok tentang pengiriman), dan untuk apa mereka memerlukan persetujuan Anda (keputusan penting tentang biaya). Menghilangkan area abu-abu ini memungkinkan anggota tim untuk memiliki lebih banyak kepemilikan atas pekerjaan mereka, dan merasa kurang seperti roda penggerak dalam mesin.

4. Manajemen anggaran

Saya sangat yakin bahwa manajer proyek yang tidak dapat mengelola keuangan proyek tidak boleh berprofesi. Setiap proyek yang 10% atau kurang di atas anggaran berjalan dengan baik – dan sebagian besar proyek yang memiliki 10% di atas anggaran akan dianggap sukses. Tentu saja kelebihan anggaran 10% jauh lebih bisa diperbaiki daripada kelebihan anggaran 40-50%. Jadi bagaimana Anda mempertahankannya di 10% atau kurang? Keberuntungan? Tidak! Rajin, pengawasan mingguan, peninjauan, analisis ulang, perencanaan ulang dan pendidikan.

Dengan pendidikan, maksud saya mendidik tim proyek. Jaga agar tim tetap terlibat dan up to date tentang kesehatan keuangan proyek. Tim yang mengetahui bahwa Anda mengelola keuangan proyek dengan cermat adalah tim yang tidak akan membebankan “jam abu-abu” mereka untuk proyek Anda. Setiap orang bekerja keras, menghabiskan 40, 50, bahkan 60 jam kerja dalam seminggu. Tetapi tidak seorang pun – atau hampir tidak ada seorang pun – yang mendokumentasikan jam-jam tersebut setiap hari. Jadi pada akhir minggu mereka harus ditagih ke salah satu dari tiga atau empat proyek yang mereka kerjakan… jangan biarkan 5-10 jam yang mereka tidak ingat apa yang mereka kerjakan ditagih proyek Anda karena kenyamanan. Jika mereka tahu Anda akan meminta pertanggungjawaban, mereka tidak akan membebankan biaya dan anggaran Anda tidak akan hilang secara misterius.

Baca Juga:  15 Podcast Manajemen Proyek Terbaik

5. Pengawasan ruang lingkup

Lingkup adalah salah satu dari empat kata huruf yang biasanya kita perjuangkan dan coba hindari untuk dimunculkan kecuali kita benar-benar harus melakukannya. Hal terburuk yang dapat terjadi adalah manajer proyek mengabaikan bagian manajemen ruang lingkup dari tanggung jawabnya, karena hasil akhirnya biasanya adalah proyek yang mengalami pekerjaan ekstra, tidak berbayar, dan tidak terencana yang mendorong proyek melebihi anggaran dan waktu.

Berteriak “di luar jangkauan” pada pelanggan saat mereka meminta pekerjaan baru bukanlah sesuatu yang akan disukai pelanggan, dan urutan perubahan yang akan mengikuti kemungkinan akan membuat mereka semakin tidak senang. Tetapi perintah perubahan adalah kenyataan di hampir setiap proyek – Saya tidak pernah mengelola proyek yang tidak memiliki setidaknya beberapa lingkup creep. Pastikan Anda memiliki lingkup pekerjaan yang jelas di awal proyek. Ini menawarkan transparansi pelanggan tentang berapa banyak mereka ditagih untuk pekerjaan itu, dan dapat digunakan untuk menunjukkan bagaimana Anda menghitung jumlah untuk pesanan perubahan.

Ringkasan / panggilan untuk masukan

Itulah daftar saya dari 20+ tahun apa yang ingin saya sebut sebagai manajemen proyek yang cukup sukses secara teratur. Jika saya tidak pernah mengalami masalah atau kegagalan atau hambatan besar, maka saya tidak akan dapat tumbuh sebagai manajer proyek. Tapi untungnya masalah utama hanya sedikit dan jarang terjadi dan saya sering memiliki tim yang hebat untuk membantu saya melewati “lembah bayangan kematian” pada setiap proyek bermasalah dan keluar di sisi lain dengan baik.

Jika Anda mencari lebih banyak wawasan tentang cara mengelola proyek Anda dengan sukses, baik sebagai anggota tim atau manajer yang gesit, kursus manajemen proyek dapat membantu. Jika Anda sudah menjadi manajer proyek yang berpengalaman dan ingin meningkatkan karir Anda, pertimbangkan untuk mendapatkan sertifikasi dan belajar untuk sertifikasi PMP yang didambakan.

Pembaca, seperti apa daftar Anda? Apakah ini menutupinya? Apa yang akan Anda ubah atau tambahkan? Silakan bagikan dan diskusikan di komentar.

Tinggalkan komentar