5 Langkah Menuju Rapat Manajemen Proyek yang Sukses

Setiap proyek memiliki pertemuan. Bahkan jika Anda hanya mengadakan rapat tim mingguan dan rapat status proyek mingguan – untuk proyek enam bulan itu akan menjadi 52 rapat. 52 peluang untuk menjalankan rapat yang buruk di mana informasi penting dapat jatuh melalui celah, mengakibatkan persyaratan yang disalahpahami, tugas yang terlewat, atau bahkan mungkin keputusan yang salah dibuat berdasarkan informasi yang salah.

Semua ini dapat menyebabkan pengerjaan ulang, pembengkakan anggaran, tenggat waktu yang terlewat, hasil yang buruk dan klien proyek yang sangat tidak puas… mengakibatkan proyek gagal. Semua karena Anda tidak dapat menjalankan rapat dengan baik. Lihat betapa pentingnya mereka?

Mari kita pertimbangkan dan diskusikan lima komponen perencanaan dan pelaksanaan rapat manajemen proyek yang efektif yang akan membuat Anda tetap pada jalurnya, setiap saat.

Rencana awal

Semuanya dimulai dengan sebuah rencana. Setiap pertemuan pasti memiliki tujuan. Mungkin keputusan perlu dibuat dan Anda ingin mengumpulkan semua pemangku kepentingan utama untuk bertukar pikiran tentang keputusan yang tepat. Untuk rapat rutin seperti rapat tim mingguan atau rapat status pelanggan mingguan, tujuannya kemungkinan akan membahas status proyek saat ini dan mendapatkan serta memberikan pembaruan tentang tugas utama, hasil, dan masalah. Perencanaan masih perlu dilakukan.

Buat daftar poin-poin penting:

    • Berapa lama seharusnya pertemuan itu?
    • Siapa yang harus hadir?
    • Seperti apa seharusnya agenda itu?
    • Apa hal utama yang ingin kita capai?

Hal-hal ini mungkin terdengar mendasar, tetapi Anda akan terkejut betapa seringnya mereka dilupakan. Saya yakin kita semua pernah menghadiri rapat yang berjalan dengan baik dari waktu ke waktu, dengan agenda yang tidak terstruktur, atau bahkan kehilangan pemangku kepentingan utama. Rencanakan dengan baik dan rapat akan lebih mudah untuk mempertahankan topik dan dalam kerangka waktu yang direncanakan.

Baca Juga:  14 Tips Taktis untuk Lulus Ujian CAPM

Keluarkan agenda sebelumnya

Menurut pendapat saya, komunikasi yang efektif dan efisien adalah pekerjaan pertama bagi manajer proyek – di situlah kesuksesan dimulai dan diakhiri. Keluarkan agenda rapat yang terperinci sebelumnya (setidaknya sehari sebelumnya) untuk setiap rapat yang Anda panggil. Pertahankan agenda sekitar empat hingga enam poin – bukan dua puluh. Berikan laporan status terbaru beserta agendanya sehingga semua orang dapat meninjau status proyek sebelum rapat. Dengan cara ini, tidak seorang pun akan memiliki kesempatan untuk mengatakan bahwa mereka tidak memiliki informasi tersebut.

Dengan menunjukkan kepada peserta apa yang sedang dibahas dan apa yang harus dicapai, mereka akan lebih memahami bagaimana rapat memengaruhi mereka dan kemungkinan mereka akan melihat mengapa mereka harus hadir. Ini juga memungkinkan orang untuk menyiapkan informasi yang relevan, jika perlu, dan tidak seorang pun akan merasa mereka ditempatkan di tempat di depan kelompok.

Bacaan yang disarankan: Bagaimana melakukan rapat sprint seperti seorang profesional

Jalankan tepat waktu dan sesuai topik

Eksekusi tepat waktu

Mulai tepat waktu, berakhir tepat waktu, dan – untuk rapat yang dijadwalkan secara rutin – jangan pernah membatalkan. Mari kita bahas masing-masing dari ketiga konsep ini.

Mulai tepat waktu

Selalu mulai rapat Anda tepat waktu. Anda akan mendapatkan reputasi sebagai fasilitator pertemuan yang cepat dan Anda akan mengalami kehadiran yang lebih baik dan kedatangan yang lebih tepat waktu. Kecuali jika CEO Anda datang terlambat, jangan pernah menghentikan rapat untuk mempercepat kedatangan yang datang terlambat. Ini mengirimkan pesan bahwa waktu mulai Anda adalah opsional dan segera semua orang akan muncul ketika mereka bisa atau ingin karena mereka tahu Anda akan rekap semuanya untuk mereka. Jangan lakukan itu.

Baca Juga:  Untuk Apa Gantt Chart Digunakan

Berakhir tepat waktu

Demikian juga, selalu berakhir sedekat mungkin dengan waktu akhir yang direncanakan, dan buat waktu akhir yang direncanakan itu jelas ketika Anda mengirim agenda dan informasi pra-rapat sebelumnya. Berakhir tepat waktu berarti mereka yang memiliki jadwal padat hari itu akan tetap hadir karena mengetahui Anda tidak akan menghabiskan hari kerja mereka dengan pergi 90 menit lebih lama dari yang direncanakan. Setiap orang memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Tetap pada jadwal dan kehadiran serta partisipasi Anda akan tinggi.

Jangan pernah membatalkan

Terakhir, jangan pernah membatalkan. Mungkin ada alasan bagus untuk membatalkan, saya menyadarinya. Tapi, terutama untuk pertemuan mingguan reguler itu, adalah ide yang sangat buruk untuk membiasakan diri membatalkannya ketika tidak banyak yang harus dibahas. Selama jeda proyek, jika Anda mulai membatalkan rapat – terutama rapat pelanggan mingguan – rapat Anda tidak hanya akan menjadi opsional di benak peserta, tetapi Anda juga akan kehilangan kepercayaan pelanggan karena Anda tidak dapat diakses oleh mereka. Bahkan jika semua yang Anda lakukan adalah menghabiskan 10 menit berkeliling ruangan untuk pembaruan singkat dari semua peserta tentang apa yang mereka kerjakan terkait dengan proyek, itu bisa membantu. Anda tidak pernah tahu kapan Anda akan menangkap informasi penting yang mungkin telah hilang dari celah.

Buat catatan bagus

membuat catatan saat rapat

Sebagai manajer proyek dan fasilitator pertemuan serta pusat komunikasi proyek, pastikan untuk membuat catatan terperinci. Saya suka membuat catatan tepat di agenda atau pada laporan status proyek – apa pun yang benar-benar mendorong rapat. Dokumentasikan semua keputusan yang dibuat, tugas yang dibuat, masalah yang diperbarui, kemajuan tugas yang dicatat, dan masalah yang dibahas. Catat sedetail mungkin dan seakurat mungkin untuk langkah selanjutnya: tindak lanjut. Recapping di akhir sangat bagus dan harus selalu terjadi. Tapi tidak semua orang mendengar semuanya sama. Kuncinya adalah memastikan bahwa setiap orang selalu berada di halaman yang sama.

Baca Juga:  Peran Kantor Manajemen Proyek Langkah Kunci untuk Sukses

Selalu ikuti

Terakhir, selalu tindak lanjuti setelah rapat dengan informasi dari rapat. Bagikan catatan Anda kepada semua orang secepat mungkin dan mintalah umpan balik atau revisi mereka pada siang hari berikutnya. Revisi apa pun dari catatan Anda yang Anda perlukan, dan kirim ulang salinan terakhir. Pastikan item tindakan apa pun ditugaskan ke orang yang benar. Sekali lagi, tujuannya adalah untuk selalu memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama dan ini adalah langkah terakhir yang penting untuk membantu memastikan hal itu.

Ringkasan

Itulah lima bahan saya untuk merencanakan dan melaksanakan rapat proyek yang efektif. Bagi saya, ini adalah resep untuk pertemuan yang sempurna – tentu saja pada tingkat tinggi, karena semuanya dapat disesuaikan untuk memenuhi tujuan pertemuan tertentu.

Rapat tim proyek tidak sama dengan tinjauan pelanggan proyek atau rapat awal proyek atau tinjauan triwulanan atau rapat perencanaan untuk pengujian penerimaan pengguna (UAT) atau rapat yang sama sekali tidak terkait di serikat pekerja las setempat…. gambar. Namun perencanaan, pelaksanaan, struktur, akuntabilitas, kebutuhan agenda, fokus, ketepatan waktu, dan tindak lanjut akan tetap sama.

Tinggalkan komentar