5 Fase Manajemen Proyek

Proyek pada dasarnya adalah serangkaian langkah yang Anda ambil untuk mengubah ide menjadi kenyataan. Project Management Institute (PMI) membagi langkah-langkah ini menjadi lima fase manajemen proyek: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan penutupan.

Pada artikel ini, kita akan membahas masing-masing dari 5 fase manajemen proyek dan bagaimana Anda bisa unggul di setiap langkah.

5 fase manajemen proyek

Seperti disebutkan di atas, lima fase siklus hidup manajemen proyek adalah: inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pemantauan dan pengendalian proyek, dan penutupan proyek.

1. Konsepsi & inisiasi proyek

Konsepsi & inisiasi proyek adalah fase pertama dalam perjalanan manajemen proyek, dan juga yang paling penting. Ini adalah saat diputuskan apakah proyek itu perlu, dan jika demikian apakah layak untuk dijalankan.

Ada dua alat yang digunakan manajer proyek untuk mengevaluasi apakah proyek akan dilanjutkan atau tidak. Mereka adalah sebagai berikut:

Dokumen kasus bisnis

Dokumen kasus bisnis adalah daftar alasan mengapa proyek diperlukan dan apakah pelaksanaan proyek sepadan dengan hasil yang diperkirakan. Jika justifikasi dalam dokumen kasus bisnis cukup baik untuk meyakinkan panel, maka proyek akan dilanjutkan. Jika tidak, proyek dapat ditangguhkan.

Studi kelayakan

Jika kantor manajemen proyek tidak memiliki sumber daya dan keahlian yang cukup untuk melaksanakan proyek yang diusulkan, maka pada titik ini, panel dapat memutuskan untuk mengesampingkan proyek tersebut. Mengambil proyek dengan pengetahuan atau sumber daya yang diperlukan, bahkan jika mungkin bermanfaat bagi bisnis, mungkin terbukti menjadi bencana bagi PMO. Mengakibatkan pemborosan waktu, tenaga, dan uang.

Jika panel yakin dengan proyek tersebut setelah melihat kasus bisnis dan studi kelayakan, maka proyek tersebut diberi sinyal hijau. Ini membawa kita ke langkah berikutnya: Perencanaan Proyek.

2. Perencanaan proyek

manajemen proyek-tahap-perencanaanSangat penting untuk melakukan langkah ini dengan uji tuntas, karena kualitas upaya yang dilakukan dalam perencanaan akan berdampak pada fase proyek di masa mendatang, dan dengan demikian juga hasil akhirnya. Rencana proyek yang baik harus jelas, realistis, dan terdefinisi dengan baik sehingga tim yang mengerjakannya dapat melaksanakan tugas mereka dengan cepat dan efisien. Rencana proyek harus mencakup pedoman yang jelas dan dapat dicapai dari aspek-aspek berikut:

Baca Juga:  5 Penyebab Utama Kegagalan Proyek

Tujuan proyek

Rencana proyek harus menguraikan tujuan spesifik, terukur, realistis dan terikat waktu untuk proyek tersebut. Untuk definisi sempurna dari tujuan proyek Anda, gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memandu Anda.

Ruang lingkup proyek

Lingkup proyek harus secara jelas mendefinisikan seperti apa produk akhir atau hasil proyek tersebut sehingga tim mendapatkan visi yang jelas tentang apa yang perlu dicapai.

Definisi kiriman

Hasil kerja adalah tonggak kecil terikat waktu, yang pertama-tama harus dicapai untuk mencapai tujuan penyelesaian proyek. Jika tujuan proyek adalah produksi 100 sepeda, tujuan ini akan dibagi menjadi hasil kecil seperti penyelesaian output semua roda, penyelesaian produksi semua setang, penyelesaian produksi semua kursi, penyelesaian proses perakitan. semua bagian, dll. Pencapaian semua hasil ini akan menghasilkan penyelesaian proyek, yaitu, produksi 100 sepeda.

Hasil ini harus diidentifikasi, didefinisikan dengan jelas dan tenggat waktu harus ditetapkan untuk mencapai masing-masing selama perencanaan proyek. Melalui perangkat lunak manajemen proyek yang baik, Anda dapat melacak dengan jelas semua hasil yang dicapai dan yang akan dicapai.

Rincian pekerjaan

Setelah kiriman didefinisikan dengan jelas, tanggung jawab untuk mencapainya harus diberikan kepada individu atau tim. Ini harus dilakukan melalui struktur rincian kerja yang jelas, atau jika Anda menemukan beberapa ketidakkonsistenan selama penyelesaian kiriman apa pun, Anda tahu siapa yang bertanggung jawab. Rincian pekerjaan mudah dilakukan dengan perangkat lunak manajemen proyek yang baik. Tip: Ingatlah kekuatan dan kelemahan individu dan tim saat memberikan tugas.

Anggaran

Anggaran harus dialokasikan dengan bijaksana untuk setiap hasil kerja sesuai dengan sifat setiap kegiatan.

Rencana sumber daya manusia

Di sini, setiap anggota tim diberikan beberapa tugas, dan negosiasi dilakukan dengan anggota tim dan penyelia, pada waktu yang perlu dicurahkan untuk proyek oleh mereka masing-masing. Juga jika staf tambahan diperlukan, maka pengaturan dibuat untuk itu. Perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda membuat rencana sumber daya manusia yang efisien.

Baca Juga:  Apakah Sertifikasi CAPM Layak?

Rencana manajemen risiko

Di sini, semua risiko atau cegukan yang dapat terjadi selama perjalanan proyek, dicatat, dan strategi mitigasi disiapkan untuk risiko yang diharapkan yang berisiko tinggi, dan semua ini dilakukan, dengan bantuan saran dari pakar internal, pemangku kepentingan , sponsor proyek dan tim proyek. Rencana manajemen risiko disiapkan lebih baik dengan perangkat lunak manajemen proyek.

Rencana komunikasi

Di sini, akan ditentukan, orang-orang yang perlu diberikan informasi spesifik terkait proyek, dan waktu serta saluran di mana data akan dikirimkan kepada mereka.

Rencana pengelolaan pemangku kepentingan

Ini mendefinisikan peran pemangku kepentingan dalam proyek yang diberikan, apakah mereka juga perlu melakukan beberapa tugas, atau memberikan pembaruan proyek yang tepat waktu kepada mereka sudah cukup.

Ubah rencana pengelolaan

Di sini, protokol dan proses didefinisikan, untuk membuat perubahan dalam salah satu rencana terkait proyek selama proyek, jika diperlukan. Rencana manajemen perubahan dapat dibuat secara efektif, dengan perangkat lunak manajemen proyek.

3. Eksekusi proyek

Ini adalah saat pekerjaan aktual untuk menyelesaikan proyek dilakukan. Tim mulai menjalankan tugas mereka, seperti yang didefinisikan dalam rencana manajemen proyek. Manajer proyek, sementara itu, menjaga agar proses eksekusi tersalurkan ke arah yang benar dan juga memastikan bahwa semua kegiatan dilakukan dengan baik dalam batas waktu yang ditentukan. Pekerjaan yang dilakukan terus-menerus dipresentasikan kepada para pemangku kepentingan, yang kemudian meninjaunya dan menyarankan revisi apa pun, jika diperlukan. Proyek dapat dijalankan dengan lebih baik dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek dan perangkat lunak penggajian untuk melacak sumber daya manusia.

4. Pemantauan dan pengendalian proyek

Kadang-kadang, proses panjang manajemen proyek menyebabkan ruang lingkup merayap, yang dapat menggagalkan proyek dari pencapaian hasil yang diinginkan. Untuk mencegahnya, tim secara konstan memantau tugas yang sedang dilakukan, mengevaluasi KPI secara berkala, dan memantau anggaran dan jadwal. Fase pemantauan dan pengendalian proyek ini dilakukan secara bersamaan selama pelaksanaan proyek.

5. Penutupan proyek

proyek-manajemen-fase-proyek-penutupanPenutupan proyek adalah fase ketika produk jadi akhir diserahkan kepada para pemangku kepentingan. Pada titik ini, tim mengevaluasi kinerja mereka, kesalahan yang dibuat, dan keberhasilan yang dicapai sehingga mereka dapat menggunakan pengalaman ini untuk proyek berikutnya. Dan sudah waktunya bagi mereka untuk melanjutkan ke proyek berikutnya.

Baca Juga:  14 Tips untuk Stand Up yang Efektif

Studi kasus: Apa yang tidak boleh dilakukan

Sekarang, mari kita lihat studi kasus dari manajemen proyek paling berbahaya yang pernah ada: ‘Titanic’, sehingga kita dapat mempelajari beberapa pelajaran penting tentang manajemen proyek darinya.

Lingkup proyek awal dari proyek Titanic menuntut desain kapal Titanic yang aman secara teknologi dan kokoh. Lingkup proyek ini disalahartikan dan menyebar sebagai mitos bahwa Titanic praktis tidak dapat tenggelam.

Karena kesalahpahaman ini, tim yang bertanggung jawab memutuskan untuk mengurangi jumlah sekoci karena mereka sangat yakin Titanic tidak akan pernah tenggelam. Dengan ruang ekstra, penumpang kelas satu bisa mendapatkan pemandangan yang lebih baik, dan ruang makan bisa diperbesar. Ini menyebabkan ruang lingkup merayapdan proyek Titanic bukan lagi versi aman asli seperti yang direncanakan.

Beberapa pejabat mengangkat masalah ini bahwa mengurangi jumlah sekoci dapat terbukti berbahaya, tetapi peringatan mereka tidak diindahkan. Lebih-lebih lagi, perencanaan dan pelaksanaan proyek ini begitu tergesa-gesa sehingga menimbulkan kebingungan antara anggota tim tentang peran dan tanggung jawab mereka.

Studi kasus ini adalah pelajaran yang tak terlupakan bagi semua manajer proyek untuk melaksanakan setiap fase manajemen proyek dengan sangat rajin, sambil tetap mengingat setiap aspek sumber daya dan tujuan, dan membuat rencana proyek yang kuat dengan kerangka kerja yang jelas, untuk pelaksanaan yang bebas kebingungan. .

Ke Anda

Anda dapat menghindari kesalahan signifikan ini dengan mengelola proyek Anda dengan cermat melalui setiap fase proyek. Ada banyak alat untuk membantu Anda mencapai ini, dan membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan tidak rumit.

Sementara perangkat lunak dapat membantu Anda melakukan beberapa pekerjaan berat, pemahaman yang kuat tentang manajemen proyek sangat penting untuk membuat proyek Anda sukses.

Tinggalkan komentar