3 Langkah untuk Sukses Jangka Panjang

Serah terima proyek tampaknya cukup sederhana — ketika satu atau lebih komponen proyek ditransfer dari satu orang ke orang berikutnya.

Tetapi jika hanya itu yang dilakukan tim Anda, kemungkinan besar Anda akan mengalami masalah dan kemungkinan sakit kepala di sepanjang jalan.

Lihat, serah terima proyek adalah waktu penting dalam sebuah proyek yang dapat membuat atau menghancurkan keberhasilannya.

Ketika dilakukan dengan benar, proyek harus terus berjalan dengan lancar. Transisi harus begitu mulus sehingga terasa seolah-olah tidak pernah terjadi.

Tetapi jika Anda tidak menganggap serius penyerahan proyek, Anda akan berakhir dengan masalah komunikasi (baca: kerusakan) dan tenggat waktu serta hasil yang terlewatkan.

Ini tidak hanya akan menambah tekanan pada beban kerja tim Anda, tetapi juga dapat merusak hubungan bisnis yang berharga jika Anda tidak berhati-hati.

Melewatkan lebih dari satu tenggat waktu dan klien Anda tidak akan mau bekerja dengan Anda lagi (bukan berarti Anda bisa menyalahkan mereka).

Serah terima proyek yang berhasil juga akan secara drastis mengurangi pertanyaan dari tim dan klien Anda di kemudian hari.

Anda tidak akan ditarik kembali ke proyek yang seharusnya sudah Anda tinggalkan beberapa bulan yang lalu, dan tim Anda akan dapat melanjutkan dengan cepat dan efisien.

Bagi pembaca yang berpikir, Yah, itu bukan masalah saya setelah saya menyerahkan proyekpikirkan lagi.

Jika penyerahan proyek tidak dilakukan dengan benar, itu akan segera menjadi masalah Anda lagi — masalah yang terus-menerus mengalihkan perhatian Anda dari tugas lain yang lebih kritis.

Jadi untuk menghindari situasi itu, dan untuk memastikan tim Anda selalu menangani serah terima proyek dengan cara yang benar, panduan hari ini akan menunjukkan cara menanganinya dari awal hingga akhir dengan sukses.

Cara berhasil mentransisikan serah terima proyek Anda

Penting untuk dipahami bahwa bahkan dengan proses transisi ini, serah terima tidak akan terjadi dalam semalam (juga tidak seharusnya).

Jika Anda terburu-buru dalam langkah penting ini, Anda akan membuat tim Anda kewalahan, dan Anda akan menemukan detail penting yang lolos.

Dengan mengatakan itu, langkah pertama Anda adalah merumuskan rencana untuk handoff Anda.

Merupakan ide bagus untuk membuat dan mendokumentasikan proses formal di sini. Seseorang dapat dengan cepat mengambil kapan saja sebuah proyek berpindah tangan dalam tim Anda.

Anda juga harus membuat dua rencana handoff yang terpisah namun sedikit mirip untuk situasi berikut:

1. Saat anggota penjualan mengirimkan akun baru ke manajer proyek atau akun

2, Ketika ada perubahan akun atau manajer proyek

Dalam kasus pertama, Anda akan memerlukan garis waktu yang jelas tentang kapan tim penjualan menjanjikan klien baru Anda kiriman mereka dan detail penting lainnya (lebih lanjut tentang ini segera).

Untuk yang kedua, detail tersebut sama relevannya di sini, tetapi juga penting bagi manajer baru Anda untuk mempercepat apa yang telah terjadi sejauh ini.

Jadi, rencana penyerahan proyek Anda perlu mencerminkan kedua kebutuhan ini.

Baca Juga:  Manajemen Kualitas Proyek

Inilah hal lain yang harus disertakan.

Langkah 1: Tentukan detail apa yang perlu ditransfer

project_handover_determine_details Mari kita uraikan rincian ini sesuai dengan situasi masing-masing.

#1: Penjualan ke manajer proyek serah terima

Handoff ini sangat penting karena mengatur nada untuk hubungan Anda dengan klien baru Anda.

Pengalaman orientasi yang lancar dapat membantu membuktikan bahwa Anda adalah perusahaan tempat bekerja atau dapat memberikan penyesalan pembeli klien Anda jika dilakukan secara sembarangan.

Untuk menghindari yang terakhir, sertakan perincian ini dalam laporan penyerahan Anda minimal:

1. Titik kontak. Siapa titik kontak Anda untuk klien Anda? Bagaimana dengan internal? Kedua belah pihak harus tahu persis siapa yang mengerjakan apa.

2, Ditentukan peran. Selain mengeja siapa, Anda perlu menentukan apa yang menjadi tanggung jawab setiap orang sehingga semua orang di tim, dan di tim klien Anda, memahami siapa yang harus dihubungi secara spesifik.

3. Lingkup proyek. Handoff penjualan Anda juga harus mencakup ruang lingkup proyek. Untuk apa klien membayar? Berapa banyak kiriman yang mereka dapatkan setiap minggu? Apa jangka waktu mereka?

4. Tenggat waktu dan pencapaian yang dapat disampaikan. Juga harus ada garis waktu yang jelas yang menguraikan kapan segala sesuatunya jatuh tempo secara internal dan kapan harus jatuh tempo kepada klien.

Tanggal jatuh tempo ini juga harus memiliki buffer minimal 2-3 hari sehingga tim Anda dapat meninjau dan membuat perubahan sebelum mempresentasikan produk akhir kepada klien.

5. Informasi latar belakang. Sebaiknya sertakan detail penting tentang klien Anda yang ditemukan oleh tim penjualan Anda selama proses orientasi.

Ini bisa berupa statistik seperti tujuan situs web mereka, audiens target, preferensi klien, suka/tidak suka, dan fakta atau kebiasaan penting lainnya yang penting untuk menyediakan layanan pelanggan yang sangat baik.

Setelah tim penjualan Anda mencapai kesepakatan, dokumen ini harus segera dibuat dan dikirimkan ke manajer akun sesegera mungkin.

Pada titik ini, Anda dapat melanjutkan ke langkah #2.

Namun, sebelum Anda melakukannya, pertimbangkan bagaimana proses ini berbeda dengan handoff pengelola akun.

#2: Perubahan pengelola akun

Dengan jenis penyerahan proyek ini, Anda masih perlu menyertakan 5 poin yang baru saja kami sebutkan, tetapi Anda juga perlu menambahkan yang berikut ini ke dokumen Anda:

1. Apa yang telah dilakukan dan disampaikan sejauh ini? Langkah ini sangat penting untuk memastikan tidak ada yang terlewat selama transisi.

Jadi sebelum penyerahan dilakukan, manajer proyek asli Anda harus duduk untuk melihat apa yang telah disampaikan sejauh ini.

Ini harus didokumentasikan dan dicatat sehingga tidak ada kebingungan di kemudian hari.

2. Apa yang luar biasa? Selanjutnya, manajer Anda saat ini juga harus membuat daftar apa yang masih perlu dilakukan dan kapan harus disampaikan.

Sekali lagi, langkah ini tidak boleh dianggap enteng.

Tenggat waktu sering terlewatkan saat orang beralih ke peran baru, jadi penting untuk memastikan hal ini tidak terjadi.

Dengan membuat garis waktu yang jelas tentang apa lagi yang perlu disampaikan dan termasuk tanggal jatuh tempo, Anda akan menghemat sakit kepala tim Anda dan potensi masalah di telepon.

Baca Juga:  Daftar Periksa Penutupan Proyek

3. Apakah saat ini ada masalah atau hambatan? Berbicara tentang itu, penting juga untuk menjernihkan dan mendiskusikan segala hambatan dan masalah segera.

Ini adalah area lain yang bisa tergelincir ke zona terlupakan jika tim Anda kurang rajin.

Temukan jawaban atas pertanyaan seperti:

    • Apakah ada bagian dari proyek yang saat ini macet?
    • Apakah Anda menunggu tim Anda atau mereka sebelum Anda dapat melanjutkan?
    • Kapan terakhir kali tim Anda atau mereka mencoba untuk memperbaiki masalah atau menghilangkan hambatan?
    • Kapan terakhir kali Anda atau tim Anda menyentuh dasar dengan klien Anda tentang masalah ini?

Area penyerahan proyek Anda ini harus berisi log tentang apa yang terjadi, apa yang perlu dilakukan, dan kapan terakhir kali semua ini dikomunikasikan kepada klien.

Anda juga harus menyertakan log prosedur Anda juga.

4. Proses apa yang perlu dilakukan? Saat menyerahkan proyek ke manajer lain, sistem yang sama harus diikuti ke T, sehingga klien Anda tidak mengalami kejutan apa pun.

Ini berarti Anda harus mendokumentasikan bagaimana proses telah dilakukan di masa lalu sehingga orang berikutnya dapat dengan cepat melanjutkan dari yang pertama.

Setelah Anda mencatat item-item tersebut, Anda siap untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 2: Jadwalkan pertemuan untuk membahas dokumen serah terima proyek Anda

project_handover_meetingPada titik ini, laporan penyerahan proyek Anda hampir selesai.

Dari sini, mintalah tim Anda mendiskusikan rencana ini sehingga semua orang berada di halaman yang sama.

Ini juga merupakan titik di mana pertanyaan dan perubahan perlu ditangani sehingga dokumen serah terima proyek akhir dapat dibuat.

Jadwalkan diskusi tatap muka atau Skype/Zoom/GoToMeeting di mana kedua (atau semua) anggota tim dapat mendiskusikan dokumen serah terima dan mengidentifikasi potensi masalah.

Penting juga untuk menjelaskan dengan jelas tanggal jatuh tempo pada saat ini, jadi tidak ada yang memiliki peluang untuk menjadi luar biasa atau terlambat.

Bahan utama lainnya di sini adalah rencana transisi.

Langkah 3: Mulai transisi dan penyerahan proyek

proyek_penyerahan_transisiSeperti yang kami sebutkan sebelumnya, ini harus menjadi proses bertahap — bukan sesuatu yang terjadi dalam semalam.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan pisahkan transisi Anda menjadi bagian yang lebih kecil atau tonggak sejarah kecil dan singkirkan ini selama dua minggu atau lebih.

Ini memberi setiap orang kesempatan untuk memahami apa yang terjadi sebelum kumpulan informasi berikutnya masuk.

Dan dalam kasus agensi, menentukan berapa banyak klien yang ditransfer ke manajer proyek baru juga membantu.

Anda dapat memulai secara bertahap dengan satu per satu dan akhirnya menggandakan jumlahnya hingga Anda mencapai kuota.

Ini juga merupakan ide yang bagus untuk minta anggota tim Anda membayangi manajer Anda yang ada sehingga mereka bisa merasakan klien dan proses Anda sebelum mereka mengambil alih.

Baca Juga:  14 Tips Taktis untuk Lulus Ujian CAPM

Meminta manajer baru Anda mendengarkan panggilan konferensi dan menambahkannya ke salinan karbon di utas email juga dapat membantu mereka melihat apa yang terjadi sebelum mereka terjun ke penyerahan proyek dan transisi yang sebenarnya.

Teruskan korespondensi sebelumnya antara tim Anda dan klien ke manajer baru Anda sehingga mereka dapat melihat-lihat dan mempelajari apa yang terjadi dan apa yang telah dilakukan.

Sebelum transisi selesai, Anda juga harus minta manajer baru Anda memimpin rapat atau panggilan konferensi dengan manajer proyek Anda sebelumnya yang membayangi sehingga mereka dapat membangun kepercayaan diri dan mendapatkan umpan balik sebelum mengambil alih.

Semua ini membantu memastikan penyerahan proyek Anda mulus baik secara internal maupun di mata klien.

Ini tidak hanya berkontribusi pada keberhasilan proyek, tetapi juga dapat membantu mengurangi stres dan gangguan komunikasi, sehingga tim Anda bekerja secara efisien.

Untuk membantu Anda melakukan hal itu, kami telah membuat daftar periksa yang berguna untuk Anda gunakan.

Gunakan daftar periksa ini untuk mereformasi proses serah terima proyek Anda

Jangan biarkan serah terima proyek Anda berubah menjadi kekacauan yang luar biasa bagi tim Anda.

Gunakan daftar periksa gratis ini untuk membuat proses mulus yang membuat semua orang tetap pada halaman yang sama dan memastikan transisi bebas cegukan:

Langkah 1: Tentukan detailnya dan buat dokumen penyerahan proyek:
Siapa titik kontaknya?
Apa peran semua orang dalam proyek?
Apa ruang lingkup proyek?
Apa timeline untuk kiriman?
Berikan informasi latar belakang tambahan tentang klien
Apa yang sudah dilakukan dan disampaikan sejauh ini? (untuk serah terima manajer proyek)
Apa yang saat ini luar biasa? (untuk serah terima manajer proyek)
Apakah ada masalah atau hambatan? (untuk serah terima manajer proyek)
Proses apa yang perlu diikuti? (untuk serah terima manajer proyek)

Langkah 2: Persiapkan transisi dengan rapat
Diskusikan dokumen serah terima proyek, sehingga semua orang berada di halaman yang sama dan pertanyaan dapat dijawab
Tentukan tanggal jatuh tempo yang akan datang, terutama yang memiliki waktu penyelesaian yang singkat
Perbarui dokumen serah terima proyek setelah rapat selesai

Langkah 3: Mulai transisi
Buat garis waktu termasuk tonggak sejarah kecil tentang bagaimana Anda berencana untuk membuat perubahan terjadi
Minta anggota tim baru Anda membayangi manajer proyek Anda yang ada pada panggilan konferensi dan rapat
Teruskan semua korespondensi email ke manajer proyek baru
Mintalah anggota tim baru Anda memimpin rapat atau panggilan konferensi dengan manajer proyek asli Anda yang membayangi sehingga mereka dapat memberikan umpan balik dan membantu membangun kepercayaan manajer baru Anda
Awasi transisi selama beberapa minggu, dan Anda akan baik-baik saja

Gunakan proses ini untuk setiap penyerahan proyek, dan Anda akan meminimalkan stres dan tenggat waktu yang terlewat dan membuat klien dan anggota tim Anda senang.

Ingin meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda? Pelajari cara mengelola risiko dan lainnya dengan kursus Manajemen Proyek untuk Profesional Bisnis.

Tinggalkan komentar