25 Tips dan Trik Tim Microsoft yang Luar Biasa

Dalam postingan ini Anda akan mempelajari tentang 25 tips dan trik tim microsoft yang luar biasa.

Pada saat penulisan ini, sebagian besar dunia dalam mode penguncian dan isolasi karena pandemi coronavirus.

Ini berarti banyak orang sekarang bekerja dari rumah dan perlu menggunakan semacam alat untuk berkolaborasi dengan tim mereka.

Jika perusahaan Anda menggunakan Microsoft Office 365, kemungkinan besar Anda menggunakan Microsoft Teams.

Izinkan Pengguna Tamu Eksternal di Teams

Teams adalah alat yang luar biasa untuk berkolaborasi dalam pekerjaan Anda, tetapi secara default Anda hanya dapat mengundang pengguna internal ke sebuah tim.

Dalam banyak situasi, Anda akan perlu bekerja dengan orang lain di luar organisasi Anda. Untuk mengundang tamu eksternal, Anda harus mengubah pengaturan admin terlebih dahulu.

Untuk mengaktifkan pengguna tamu, buka Pusat admin Microsoft Teams.

  1. Pergi ke Pengaturan seluruh organisasi.
  2. Pilih Akses tamu.
  3. Mengatur Izinkan akses tamu di Teams pilihan untuk Pada.

Gulir ke bawah dan tekan Menyimpan tombol setelah membuat perubahan apa pun pada pengaturan.

Anda harus menunggu beberapa jam agar setelan yang diperbarui menyebar di penyewa Anda, lalu Anda dapat mengundang pengguna eksternal ke tim Anda.

Gunakan Aplikasi Web

Saat Anda mendapatkan undangan ke tim, Anda akan mendapatkan email dengan tautan untuk bergabung dengan tim.

Saat Anda mengeklik tautan, tab browser baru akan terbuka dan meminta Anda untuk Buka Microsoft Teams. Kebanyakan orang akan mengklik ini alih-alih Membatalkan.

Jika Anda mengklik Membatalkan sebagai gantinya, Anda dapat mengeklik Gunakan aplikasi web sebagai gantinya tombol ke bagian bawah layar. Dengan cara ini Anda tidak perlu menginstal aplikasi desktop dan dapat menggunakan Teams dari browser Anda sebagai gantinya.

Pintasan Keyboard Tim

Pintasan keyboard dapat membantu meningkatkan efisiensi Anda saat bekerja dengan sebagian besar perangkat lunak dan MS Teams tidak terkecuali.

Teams memiliki banyak pintasan keyboard yang sangat berguna, tetapi yang pertama harus Anda pelajari adalah Ctrl + ..

Ini akan membuka daftar semua pintasan keyboard yang tersedia di MS Teams.

Tandai Pesan

Anda dapat menandai pesan apa pun sehingga mudah ditemukan nanti.

Klik pada tiga elips di sudut kiri atas pesan dan pilih Simpan pesan ini.

Saat Anda perlu menemukan pesan yang di-bookmark, Anda dapat menggunakan /diselamatkan perintah dari bilah pencarian untuk mengakses semua pesan yang Anda simpan.

Tandai Pesan sebagai Belum Dibaca

Di Teams Anda bisa menandai pesan sebagai belum dibaca sehingga Anda bisa kembali lagi nanti.

Klik pada tiga elips di sudut kiri atas pesan dan pilih tandai sebagai Belum dibaca.

Saat Anda perlu menemukan pesan yang di-bookmark, Anda dapat menggunakan /belum dibaca perintah dari bilah pencarian untuk mengakses semua pesan yang Anda simpan.

Pesan Teks Kaya

Pemformatan teks kaya tersedia saat menulis pesan apa pun. Ini akan membantu pesan Anda lebih terorganisir dan lebih mudah dicerna oleh pembaca.

Klik pada ikon font tepat di bawah input pesan untuk membuka opsi format teks kaya.

Dengan opsi teks kaya, Anda dapat menambahkan format ini ke pesan Anda.

  • Tambahkan baris subjek pesan.
  • Tebal, miring, garis bawah, dan coret melalui teks.
  • Sorot teks, ubah warna font dan ukuran font.
  • Tambahkan judul, tambah atau kurangi indentasi dan tambahkan poin atau daftar bernomor.
  • Sisipkan kutipan, tautan, cuplikan kode, pemisah baris, dan tabel.
Baca Juga:  Cara Menggunakan Fungsi FIND Excel

Ada cukup banyak opsi untuk membuat pesan Anda terlihat persis seperti yang Anda inginkan!

Terjemahkan Pesan Apa Saja

Anda dapat menerjemahkan pesan apa pun di Teams. Opsi ini sangat berguna jika Anda bekerja di perusahaan internasional atau multibahasa.

Pertama-tama Anda harus mengaktifkan terjemahan di Pusat admin Microsoft Teams.

  1. Pergi ke Kebijakan perpesanan.
  2. Pilih kebijakan yang ingin Anda edit (atau tambahkan kebijakan baru).
  3. Klik pada Sunting tombol.

Mengatur Terjemahkan pesan pilihan untuk Pada dan tekan tombol Menyimpan tombol. Perubahan pengaturan ini akan membutuhkan beberapa jam untuk menyebar melalui penyewa Anda sebelum Anda dapat menggunakannya.

Perintah Bilah Pencarian

Bilah pencarian di bagian atas Teams juga merupakan bilah perintah. Anda dapat melakukan banyak tindakan menggunakan / perintah dari sini.

Alih-alih mengklik bilah pencarian dan mengetik perintah, Anda dapat menggunakan Ctrl + / perintah untuk memindahkan fokus ke bilah pencarian dan membuat daftar semua perintah yang tersedia.

@Mention untuk Mendapatkan Perhatian

Anda dapat menggunakan @ sebutan untuk memastikan orang tertentu mendapat pemberitahuan tentang pesan Anda.

Cukup ketik @ simbol di mana saja dalam pesan Anda, lalu mulailah mengetik nama seseorang, nama saluran, atau nama tim. Kemudian Anda dapat memilih dari daftar saran untuk menyebutkannya.

Dapatkan Alamat Email untuk Tim dan Saluran

Yang ini cukup keren. Anda dapat mengirim email ke Tim atau Saluran!

Untuk Tim atau Saluran apa pun, klik tiga elips lalu pilih Dapatkan alamat email.

Anda kemudian dapat menyalin alamat email yang dapat Anda gunakan untuk mengirim pesan langsung ke Tim atau Saluran Anda dari email.

Ada juga beberapa opsi lanjutan yang tersedia. Jika Anda mengklik pengaturan lanjutan, Anda mengatur siapa yang diizinkan untuk mengirim email ke alamat email Teams Anda.

Anda dapat mengizinkan siapa saja mengirim email ke alamat tersebut, hanya mengizinkan anggota tim untuk mengirim email, atau hanya mengizinkan email dari domain tertentu.

Seret dan Lepas Tim atau Sembunyikan Saluran

Ini adalah tip cepat dan mudah yang akan membantu Anda mengatur Tim dan Saluran Anda.

Anda dapat menarik dan melepaskan Teams di sekitar daftar tim Anda sehingga Anda dapat menempatkan tim yang paling sering digunakan di posisi teratas.

Tip pengorganisasian hebat lainnya adalah Anda dapat menyembunyikan saluran di dalam Tim. Dengan cara ini Anda dapat menghapus beberapa kekacauan dari saluran yang tidak Anda minati.

Klik pada tiga elips untuk saluran apa pun dan pilih Bersembunyi dari menu.

Mode Pembaca Immersive

Jika Anda memerlukan fitur aksesibilitas untuk membaca pesan di Teams, Anda dapat menggunakan Pembaca Imersif modus untuk sebuah pesan. Ini akan memungkinkan Anda untuk fokus dan hanya menampilkan pesan serta memungkinkan Anda untuk meningkatkan ukuran font, menambah spasi, mengubah warna, dll.

Anda bahkan bisa meminta Teams membacakan pesan untuk Anda dalam mode pembaca imersif.

Baca Juga:  Tutorial Tabel Pivot Excel - 5 Langkah Mudah untuk Pemula

Buka pembaca imersif untuk pesan apa pun dengan mengklik tiga elips dan memilih Pembaca Imersif dari menu.

Latar Belakang Buram untuk Rapat

Apakah Anda bekerja dari rumah dan kamar Anda berantakan? Memburamkan latar belakang Anda adalah cara sempurna untuk menyembunyikan latar belakang Anda yang berantakan selama rapat.

Sebelum bergabung ke rapat, putar tombol Mengaburkan aktifkan untuk memilih dari berbagai latar belakang termasuk latar belakang buram.

Anda juga dapat mengubah efek latar belakang selama rapat. Klik pada tiga elips pada bilah menu mengambang dan pilih Tampilkan efek latar belakang pilihan dari menu.

Tab File untuk Penyimpanan SharePoint

Berkolaborasi dengan rekan kerja biasanya berarti mengerjakan berbagai file bersama-sama.

Teams memungkinkan Anda berbagi file dengan anggota tim Anda tanpa keluar dari Teams.

Setiap saluran dilengkapi dengan Mengajukan tab tempat Anda dapat mengunggah file untuk dibagikan dengan semua orang di Tim.

Di sini Anda dapat mengunggah file apa pun yang Anda perlukan untuk dikerjakan dengan tim Anda. File tidak disimpan di Teams, di balik layar semuanya disimpan SharePoint dan Anda bisa membukanya di SharePoint jika perlu.

Tambahkan Tab Kustom

Tab adalah cara yang bagus untuk menyesuaikan dan menambahkan fungsionalitas tambahan ke saluran Anda di Teams.

Anda dapat menambahkan tab khusus di saluran mana pun untuk menggunakan aplikasi tambahan. Klik tanda plus di sebelah kanan semua tab saluran. Ini akan memungkinkan Anda untuk menelusuri semua aplikasi yang tersedia yang dapat Anda tambahkan ke tab.

Tombol Navigasi Mundur dan Maju

Teams memiliki tombol navigasi maju dan mundur yang memungkinkan Anda menavigasi mundur atau maju layar.

Anda mungkin melewatkannya karena ukurannya kecil dan tidak terlalu mencolok. Mereka akan membantu Anda menghemat beberapa klik saat bergerak di sekitar Teams dan jelas merupakan fitur yang berguna.

Pesan Obrolan Mendesak

Jika Anda perlu memastikan seseorang melihat pesan Anda di teams, Anda bisa mengirim pesan mendesak.

Ini adalah fitur yang sangat berguna untuk menarik perhatian seseorang, tetapi Anda harus menggunakannya dengan hemat.

Dari dalam obrolan apa pun, klik seruan ikon untuk memilih Penting dari opsi status pesan. Ini akan memberi tahu mereka tentang pesan baru setiap 2 menit selama 20 menit berikutnya.

Pusat Aktivitas dan Filter

Cara terbaik untuk tetap mengetahui semua aktivitas Teams Anda adalah dengan menggunakan pusat aktivitas.

Ini akan menunjukkan kepada Anda umpan waktu dari semua aktivitas dan pemberitahuan Anda.

Anda kemudian dapat mencari umpan aktivitas Anda dengan pencarian teks atau filter di atasnya untuk hanya menampilkan jenis aktivitas tertentu seperti reaksi atau sebutan dll…

Pergi ke Aktivitas tengah di panel navigasi kiri lalu klik pada Saring ikon. Anda juga bisa Ketik untuk memfilter atau klik tiga titik untuk menyaring menurut jenis aktivitas.

Ubah Obrolan menjadi Panggilan Suara atau Panggilan Video

Terkadang lebih mudah untuk berbicara daripada mengobrol dalam sebuah pesan. Untungnya, Anda dapat dengan cepat mengubah obrolan apa pun menjadi panggilan suara atau panggilan video dengan semua peserta obrolan. Anda bahkan dapat membagikan layar Anda dari obrolan!

Baca Juga:  Bagaimana Memindahkan Bagan ke Lembar Baru di Excel

Di dalam obrolan apa pun, cukup klik tombol berbagi video, suara, atau layar di sudut kanan atas untuk membuka panggilan video, panggilan suara, atau untuk berbagi layar Anda dengan semua peserta obrolan.

Rekam atau Bagikan Layar dalam Rapat Tim

Rapat tim adalah salah satu hal terbaik di Teams dan Anda dapat membuatnya lebih baik lagi dengan dua fitur ini.

Klik pada tiga elips di menu bilah mengambang dan pilih Mulai merekam untuk merekam rapat tim Anda.

Klik pada Bagikan Layar ikon di menu bilah mengambang untuk membagikan layar Anda dengan peserta rapat. Ini akan memungkinkan Anda untuk berbagi apa pun di layar tertentu atau hanya jendela tertentu yang telah Anda buka.

Transkripsikan Rapat Tim

Jika Anda merekam rapat tim, Anda dapat menyalinnya secara otomatis.

Saat rekaman muncul di Teams, klik tombol tiga elips pada rekaman dan pilih Buka di Microsoft Stream dari opsi. Di sinilah video yang direkam disimpan.

Di bawah rincian bagian klik pada tiga titik Pilih Perbarui detail video Pilih Bahasa Video pilih Buat file teks secara otomatis lalu klik Menerapkan tombol untuk menyimpan perubahan.

Setelah file dibuat, file akan tersedia untuk diunduh dari Microsoft Stream.

Sematkan Saluran

Anda dapat menyematkan saluran apa pun di Teams Anda. Ini akan menempatkan saluran di bagian atas daftar Teams Anda.

Ini adalah opsi yang bagus untuk saluran yang paling sering Anda gunakan karena akan lebih mudah diakses saat disematkan ke bagian atas daftar.

Sematkan Aplikasi

Saat aplikasi yang telah Anda instal di Microsoft Teams aktif, ikonnya akan muncul di panel navigasi kiri. Tetapi ketika Anda menavigasi, ikon tersebut akan hilang.

Anda dapat menyematkan aplikasi apa pun ke panel navigasi sehingga selalu terlihat dan dapat diakses dari sana.

Klik kanan pada ikon aplikasi dan pilih Pin dari opsi.

Tetapkan dan Kelola Tag Saluran

Tag saluran adalah cara yang bagus untuk menandai sekelompok orang dalam pesan Anda. Tag ini memungkinkan Anda membuat @ sebutan khusus Anda sendiri sehingga Anda dapat dengan mudah melakukan ping ke grup orang tertentu dalam pesan Anda.

Klik pada tiga elips untuk Tim mana pun dan pilih Kelola tag dari menu.

Ini akan memungkinkan Anda membuat tag dan menambahkan orang ke tag. Anda kemudian dapat menggunakan tag ini sama seperti @ sebutan lainnya di Teams.

Menu Bantuan Tim

Teams memiliki menu Bantuan ekstensif yang layak untuk dicoba. Anda dapat membukanya dengan mengklik ikon Bantuan di sudut kiri bawah Teams.

Ada bagian Topik, Pelatihan, dan Apa yang baru yang penuh dengan tautan ke artikel, pelatihan video, dan ringkasan fitur baru di Teams.

Anda juga dapat mengakses menu bantuan ini dari /Tolong perintah di bilah pencarian atau tiga titik di panel navigasi kiri.

Kesimpulan

Microsoft Teams adalah alat yang hebat untuk kolaborasi jarak jauh dengan rekan kerja.

Ada banyak fitur produktivitas hebat untuk membantu membuat bekerja dari jarak jauh terasa kurang jauh.

Tinggalkan komentar