14 Tips untuk Stand Up yang Efektif

Rapat berdiri dapat meningkatkan efisiensi, membantu peserta tetap pada agenda, berkolaborasi secara lebih efektif dengan orang lain, dan meningkatkan penyimpanan informasi penting. Dengan peralihan baru-baru ini ke kerja jarak jauh karena COVID-19, berdiri adalah cara ideal untuk menjaga anggota tim jarak jauh tetap terhubung dan komunikatif.

Ucapkan selamat tinggal pada pertemuan tanpa akhir

Jadi, Anda 57 menit dalam rapat tim harian Anda (yang seharusnya sudah berakhir 12 menit yang lalu). Anda berjuang untuk tetap fokus dan produktif saat rapat berjalan lembur, membuat Anda terlambat untuk rapat berikutnya hari itu. Terdengar akrab?

pertemuan berkepanjangan
Sumber

Pernahkah Anda menghadiri rapat yang bisa saja berupa email? Atau melihat daftar tugas Anda bertambah, bukannya menyusut, karena banyaknya rapat yang Anda lakukan minggu itu? Atau menghadiri pertemuan Anda tentu saja tidak perlu menjadi bagian dari?

Jika skenario ini terdengar familier, yakinlah bahwa Anda tidak sendirian. Penelitian yang diterbitkan oleh MIT Sloan mengungkapkan bahwa selama 50 tahun terakhir, pertemuan telah meningkat baik dalam durasi maupun frekuensi. Para eksekutif sekarang menghabiskan rata-rata 23 jam per minggu di ruang pertemuan, yang setara dengan sekitar 50% dari waktu mereka. Manajer menengah menghabiskan sekitar 35% dari minggu kerja mereka untuk rapat.

Yang mengkhawatirkan, pertemuan tanpa tujuan diperkirakan menelan biaya perusahaan AS sebesar $399 miliar pada 2019. Bisakah rapat berdiri membantu organisasi mengatasi hal ini?

Apa itu stand up meeting, dan bagaimana cara kerjanya?

Stand up meeting adalah praktik yang diadopsi secara luas dalam organisasi Agile. Dianggap paling efektif untuk perusahaan yang sering mengadakan rapat, ini juga disebut sebagai scrum harian, ngerumpi harian, rapat status, atau panggilan pagi.

Istilah “berdiri” diciptakan karena pertemuan ini biasanya dilakukan dengan berjalan kaki. Namun, ini telah berkembang menjadi pertemuan singkat (antara 5-15 menit), dijadwalkan secara teratur yang biasanya diadakan di awal hari – menjadikannya format yang sangat baik bagi mereka yang bekerja dari jarak jauh. Mungkin diadakan dengan tim tertentu atau termasuk perwakilan dari departemen yang berbeda. Tujuan utama dari stand up meeting adalah untuk membantu karyawan memprioritaskan tujuan mereka untuk hari itu dan mengatasi hambatan yang mereka hadapi saat ini untuk membuka peluang kolaborasi. Peserta biasanya bergiliran untuk berbicara, menjawab pertanyaan rapat berdiri berikut:

1. Apa yang Anda capai kemarin?

2. Apa tujuan Anda hari ini?

Baca Juga:  Teknik Penjadwalan Proyek untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

3. Apakah ada hambatan yang menghalangi Anda untuk mencapai tujuan hari ini?

Apa manfaat utama dari rapat berdiri?

Rapat berdiri adalah cara yang efektif untuk memerangi “kelelahan rapat” – perasaan dalam tim ketika mereka diminta untuk menghadiri terlalu banyak rapat yang berlangsung terlalu lama. Manfaat meliputi:

    • Rapat yang lebih cepat dan efisien
    • Peningkatan kolaborasi dan pembangunan tim
    • Format ini mempromosikan percakapan tindak lanjut antara rekan kerja untuk mengatasi dan menyelesaikan masalah apa pun yang muncul.
    • Format ideal untuk check-in singkat dan berguna bagi anggota tim jarak jauh menggunakan konferensi video (khususnya relevan selama COVID-19).
    • Format yang ditetapkan membantu peserta untuk tetap pada jadwal, mengoordinasikan hasil mereka, dan bekerja sama sebagai sebuah tim dengan menjawab tiga pertanyaan yang disebutkan di atas.
    • Menghindari penurunan energi dan keadaan terganggu yang dapat terjadi dengan pertemuan duduk yang lama.
    • Meningkatkan retensi informasi.
    • Berdiri melibatkan otot, mengirimkan oksigen dan darah yang dipompa ke seluruh tubuh, yang pada gilirannya mengaktifkan bahan kimia yang dapat meningkatkan kekuatan otak dan memperbaiki suasana hati.

Bagaimana Anda memastikan rapat berdiri Anda tidak membuang-buang waktu?

Rapat berdiri mungkin terdengar seperti konsep yang relatif sederhana, tetapi ada banyak hal yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk melakukannya dengan benar dan memaksimalkan waktu tim Anda.

14 Tips untuk Stand Up yang Efektif, yaitu:

Mengerjakan

1. Pantau energi tim Anda

Jika rapat berdiri akan dimulai, tetapi Anda dapat merasakan kurangnya motivasi dalam tim Anda, pertimbangkan untuk memulainya dengan pemanasan 1-2 menit atau latihan yang menyenangkan untuk membuat semua orang merasa waspada dan fokus. Ini adalah taktik yang sangat berguna untuk diterapkan saat tim Anda bekerja dari jarak jauh dan mungkin sangat membutuhkan aktivitas membangun tim.

2. Ubah struktur rapat agar tim Anda tetap terlibat

pertemuan berdiri
Sumber

Jika Anda tetap berpegang pada rutinitas rapat berdiri yang sama setiap hari, tim Anda kemungkinan akan bosan dan berhenti bekerja. Anda dapat mempertimbangkan untuk mengatur pertemuan dan menawarkan hadiah untuk pencapaian tertentu. Saat tim Anda terkunci, misalnya, Anda dapat memberikan hadiah untuk latar belakang Zoom terbaik. Bahkan perubahan sederhana seperti mengubah urutan orang berbicara akan membantu semua orang tetap waspada.

3. Jadwalkan pertemuan pada waktu yang sama setiap hari

Idealnya, rapat akan berlangsung di awal hari, tetapi harus pada waktu yang mengakomodasi semua orang di tim Anda. Tentu saja, orang-orang mungkin menerapkan jadwal kerja yang sedikit lebih fleksibel selama penguncian saat mereka menangani anak-anak dan bekerja penuh waktu, jadi penting untuk memperhatikan hal ini.

Baca Juga:  Manajemen Kualitas Proyek
jadwal rapat berdiri
Sumber

4. Pastikan rapat berdiri Anda memiliki konotasi yang menyenangkan

Jangan membuat stand up bertemu sesuatu yang ditakuti oleh seluruh tim Anda. Meskipun penting untuk tetap berpegang pada struktur mengingat batasan waktu yang ketat, Anda dapat mempertimbangkan untuk memberi tahu peserta saat sesi akan dimulai dengan jingle ceria atau lagu yang ceria. Jika Anda bekerja dari jarak jauh, Anda dapat menyertakan fakta menyenangkan atau pemikiran untuk hari itu dalam undangan kalender harian Anda.

5. Pertahankan jumlah peserta seminimal mungkin

Apakah semua orang di rapat berdiri? Betulkah perlu bergabung dengan rapat atau konferensi video? Tidak mungkin melakukan stand up meeting yang produktif dengan puluhan orang. Jika Anda bekerja dalam tim besar, bagilah menjadi beberapa bagian dari orang-orang yang bekerja sama secara erat.

6. Biarkan semua orang berbicara dalam jumlah waktu yang sama

Tidak ada yang boleh mendominasi percakapan dalam stand up meeting. Peserta harus didorong untuk singkat dan singkat ketika menyampaikan poin mereka. Jika seseorang mengalami kesulitan untuk menjadi ringkas (selalu ada satu di setiap tim!), pertimbangkan untuk menyetel pengatur waktu dengan ‘ding’ yang ramah untuk memberi tahu mereka bahwa waktu mereka sudah habis.

7. Pilih program konferensi video yang sesuai saat melakukan rapat berdiri dari jarak jauh

Tidak ada yang lebih buruk daripada memulai hari kerja dengan sejumlah masalah teknologi yang menjengkelkan. Pastikan tim Anda memiliki akses ke solusi konferensi video yang mudah digunakan yang berfungsi di beberapa perangkat.

alat rapat berdiri
Sumber

8. Pastikan rapat berdiri Anda inklusif

Ini mungkin titik paling kritis dari semuanya. Semua banyak manfaat dari rapat berdiri sepenuhnya tidak berlaku jika seseorang tidak dapat berpartisipasi dalam elemen berdiri karena alasan aksesibilitas. Jika ada seseorang di tim Anda dengan cacat fisik, yang berarti mereka tidak dapat berdiri selama 15 menit, ikuti rapat duduk.

Jangan

9. Perlakukan rapat stand up seperti penangkap air pendingin

Stand up meeting bersifat relatif informal, yang berarti mudah bagi diskusi untuk turun ke obrolan sosial umum. Hal ini terutama berlaku bagi karyawan yang baru menyesuaikan diri untuk bekerja dari jarak jauh dan lebih membutuhkan koneksi manusia yang ringan. Tentu saja, ada waktu dan tempat bagi Anda untuk mengobrol dengan rekan kerja tentang acara TV favorit Anda, tetapi bukan rapat berdiri selama 15 menit.

Baca Juga:  Matriks RACI

10. Biarkan atasan Anda menjadi fokus pembicaraan

Tujuan dari stand up meeting bukanlah untuk memberikan laporan status kepada manajer Anda; sebaliknya, ini adalah diskusi komunal di mana setiap orang adalah peserta yang setara. Jika Anda atau rekan tim Anda berjuang untuk tidak mengarahkan kontribusi kepada manajer Anda, mungkin ada baiknya mereka tidak hadir dalam rapat sampai semua orang menyesuaikan diri dengan format yang diinginkan.

berdiri bertemu bos
Sumber

11. Cobalah untuk memecahkan masalah selama rapat berdiri

Tidak ada waktu untuk menyelesaikan masalah selama 15 menit rapat berdiri Anda. Mengizinkan setiap orang untuk berbicara tentang hambatan mereka adalah agar anggota tim dapat menindaklanjuti dengan solusi di kemudian hari tanpa menahan orang lain. Atur pertemuan satu-ke-satu (atau panggilan Zoom jika Anda bekerja dari jarak jauh) seperlunya setelah rapat berdiri untuk mengatasi masalah apa pun yang telah diangkat.

12. Menyimpang dari ketiganya, pertanyaan kunci

Anda tidak akan punya waktu untuk membahas apa pun selain pertanyaan-pertanyaan ini tanpa teralihkan dan bekerja lembur.

13. Berikan umpan balik negatif

Rapat berdiri seharusnya menjadi pengalaman membangun tim yang positif. Cobalah untuk menghindari memberikan umpan balik negatif atau kritik yang ditujukan pada individu dalam tim Anda. Jika Anda memiliki masalah yang perlu ditangani dengan orang tertentu, bicarakan dengan mereka dalam percakapan pribadi setelah pertemuan singkat.

14. Periksa email selama rapat berdiri

Anda berada dalam rapat ini untuk mendengarkan dan terlibat dengan rekan kerja Anda, bukan untuk membuat draf email, membaca berita, atau memeriksa pesan teks Anda. Jika pertemuan dilakukan secara langsung, tinggalkan ponsel Anda di meja Anda. Jika Anda bergabung dari jarak jauh, singkirkan gangguan apa pun dari garis pandang Anda dan berikan perhatian penuh kepada rekan kerja Anda.

berdiri rapat fokus
Sumber

Dengan mengikuti poin 1-14 (dengan beberapa penyesuaian kecil untuk memastikan semua orang disertakan), Anda masih dapat menjalankan rapat yang sangat produktif.

Ke Anda

Stand up hanyalah salah satu dari banyak alat yang dapat Anda gunakan untuk mendekatkan tim Anda, baik Anda berbagi kantor atau bekerja dari rumah.

Tinggalkan komentar