11 Tips dan Trik Konferensi Video untuk tahun 2022

Kemajuan teknologi telah berkembang pesat dalam dunia bisnis seperti yang kita kenal.

Komunikasi dan fleksibilitas telah meningkat, kolaborasi menjadi lebih efisien, dan bekerja dari jarak jauh bukan lagi hal yang tidak realistis; itu norma baru.

Karena semakin banyak profesional bisnis tidak lagi berada di lokasi yang sama, menjadi lebih penting dari sebelumnya untuk mengetahui alat kerja jarak jauh terbaru untuk membantu Anda bekerja dari rumah dengan percaya diri.

Mungkin alat yang paling penting, dan salah satu yang Anda tidak bisa jauhi tanpanya, adalah perangkat lunak konferensi video. Penggunaan konferensi video menghilangkan kebutuhan untuk pertemuan langsung dan komunikasi tatap muka, namun, ada beberapa perbedaan yang harus Anda ketahui sebelum terjun langsung ke dalamnya.

Anda harus memahami etika konferensi video, cara menyiapkan peralatan yang tepat, dan cara memimpin rapat virtual tanpa masalah. Mungkin terdengar sedikit mengintimidasi, tapi jangan khawatir. Artikel ini akan memandu Anda melalui 11 tips dan trik konferensi video terbaik untuk membantu Anda mengadakan rapat virtual dengan lancar.

wanita bahagia dengan headphone di konferensi video

11 tips dan trik konferensi video untuk tahun 2022 teratas

Baik Anda baru mengenal pekerjaan jarak jauh atau hanya ingin memoles praktik terbaik, artikel ini akan mengajarkan semua yang perlu Anda ketahui tentang cara menggunakan perangkat lunak konferensi video, apa yang harus Anda ketahui sebelum bergabung ke rapat, dan bagaimana tampil percaya diri dan seefektif biasanya jika Anda berada di ruang rapat.

Jika Anda mengelola tim, Anda mungkin ingin membagikan tips ini kepada karyawan Anda untuk membantu rapat virtual Anda berjalan dengan lancar.

Mari kita mulai.

1. Uji teknologi Anda sebelum Anda mulai

Hal pertama yang pertama. Uji semuanya, dan maksud saya semuanya sebelum Anda memulai panggilan konferensi video. Anda harus melakukan uji coba cepat untuk memastikan perangkat lunak berfungsi sebagaimana mestinya. Jika Anda memerlukan bantuan tambahan, bacalah tentang cara menggunakan Zoom atau perangkat lunak apa pun yang Anda gunakan sebelum Anda mulai meraba-raba pengaturan dan mempersulit diri Anda sendiri.

Anda mungkin menemukan bahwa mikrofon internal laptop Anda tidak berfungsi, atau kualitas video Anda buruk. Jika Anda secara teratur berpartisipasi dalam panggilan video, ada baiknya untuk berinvestasi dalam peralatan konferensi video tambahan seperti mikrofon atau kamera eksternal. Anda tidak hanya akan terlihat dan terdengar lebih profesional, tetapi Anda tidak perlu khawatir tentang kesulitan teknis dengan laptop Anda lagi.

2. Berpakaian secara profesional

Terlihat profesional memiliki arti yang berbeda bagi setiap orang. Jika Anda merasa tidak yakin, taruhan terbaik Anda adalah berdandan daripada berpakaian. Ingatlah bahwa aturan berpakaian di kantor Anda yang khas harus tetap diperhatikan, terutama jika Anda sedang melakukan panggilan konferensi video dengan manajer Anda atau orang-orang yang perlu Anda kagumi.

Baca Juga:  Mengapa Pembelajaran Jarak Jauh Itu Penting Untuk Bisnis Anda

Jika Anda mendapati diri Anda melakukan atau melakukan wawancara dari jarak jauh, Anda benar-benar harus berpakaian dengan baik. Jika Anda biasanya akan mengenakan jas dan dasi, kenakan jas dan dasi. Protokol wawancara standar tidak keluar jendela hanya karena Anda tidak berbicara secara langsung. Dengan itu, wawancara jarak jauh itu rumit, dan pakaian Anda bukan satu-satunya hal yang harus Anda khawatirkan. Lihatlah tip wawancara video teratas ini untuk memastikan bahwa Anda memiliki semua dasar Anda tertutup.

3. Persiapkan seperti yang Anda lakukan untuk pertemuan lainnya

Salah satu kesalahan terburuk yang bisa dilakukan seseorang saat memimpin rapat virtual adalah tidak siap. Tidak ada yang lebih buruk daripada meraba-raba file, tab internet, atau desktop yang berantakan sementara peserta Anda harus duduk dan menunggu Anda. Jika Anda memiliki dokumen untuk dibagikan, mintalah diambil dan siap digunakan.

Pastikan rapat berjalan semulus mungkin dengan menyiapkan agenda dan sering merujuknya. Tanpa isyarat dan bahasa tubuh secara langsung, akan mudah untuk situasi yang biasanya tidak canggung secara langsung berubah menjadi canggung dengan cepat. Jeda yang lama dan kurangnya kontak mata mungkin sulit untuk dihindari selama panggilan konferensi video, jadi memiliki garis besar terperinci tentang bagaimana Anda ingin rapat Anda berjalan sehingga Anda dapat memimpin dengan percaya diri akan menyelamatkan Anda dari saat-saat tidak nyaman di telepon. Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen rapat untuk membantu Anda melakukannya.

pria yang menggunakan tablet dan headphone nirkabel

4. Hapus kekacauan dan gangguan dari latar belakang Anda

Pekerjaan jarak jauh hadir dengan banyak “meja” kerja yang menarik. Apakah Anda lebih suka bekerja di kamar tidur, kantor rumah, teras belakang, atau ruang bawah tanah Anda, penting agar latar belakang Anda bebas dari kekacauan dan gangguan.

Anda akan terkejut betapa cepatnya peserta rapat dapat kehilangan fokus pada penyaji dan mengarahkan perhatian mereka ke rekan kerja dengan anak-anak berlarian liar atau anjing bermain dengan mainan di latar belakang. Pikirkan kotak video setiap peserta sebagai televisi. Jika ada sesuatu yang terjadi di dalam kotak Anda yang bukan hanya Anda duduk dan menatap, Anda menyebabkan gangguan.

Baca Juga:  6 Teknik Retensi Karyawan Yang Harus Diketahui Setiap Pemimpin

Ini juga berlaku untuk benda mati di latar belakang Anda. Jika Anda berada di kamar tidur, pastikan tempat tidur sudah rapi. Jika Anda berada di ruang bawah tanah, singkirkan barang-barang yang memalukan atau tidak sesuai dengan pekerjaan dari dinding di belakang Anda. Ingatlah bahwa Anda masih bekerja bahkan jika Anda berada di ruang bawah tanah Anda. Lakukan yang terbaik untuk menciptakan lingkungan profesional dengan apa yang Anda miliki.

5. Batasi kegelisahan Anda

Dengan semua itu dikatakan, Anda sendiri tidak seharusnya menjadi gangguan. Jangan makan selama rapat (kecuali rapat makan siang tentunya), jauhi ponsel Anda, jangan terlibat dengan orang lain di sekitar Anda meskipun Anda dalam mode bisu, dan pertahankan kontak mata dengan webcam atau dengan siapa pun sedang berbicara. Sangat mudah kehilangan fokus saat Anda berada di lingkungan rumah Anda, tetapi demi semua orang dalam rapat, lakukan yang terbaik untuk menjadi perhatian dan waspada. Jika Anda berjuang untuk tetap di jalur, pelajari cara terbaik untuk menjadi produktif saat Anda bekerja dari rumah.

6. Memiliki pencahayaan yang bagus

Ini bukan masalah, tetapi pastikan lokasi panggilan konferensi video Anda memiliki pencahayaan yang bagus. Ini berarti Anda seharusnya tidak memiliki garis-garis matahari di wajah Anda atau menjadi backlit. Pencahayaan rendah juga tidak menguntungkan. Jika Anda tidak bisa mendapatkan pencahayaan yang Anda butuhkan dari ruangan tempat Anda berada, bawalah sumber pencahayaan lain yang konsisten, seperti lampu ruang tamu Anda atau lampu cincin fluoresen yang baru dibeli jika Anda telah berinvestasi di kantor rumah yang lebih kokoh. mempersiapkan.

wanita melakukan panggilan video di ruangan yang terang benderang

7. Pastikan koneksi internet Anda cepat

Seperti halnya semua jenis streaming video, koneksi internet yang kuat dan andal sangat penting. Uji wifi Anda sebelumnya untuk memastikan bahwa jaringan Anda dapat mendukung konferensi video. Jika tidak bisa, pertimbangkan untuk menggunakan kabel ethernet untuk koneksi yang lebih stabil atau wifi extender jika wifi Anda tidak mencapai tempat yang dibutuhkan.

Jika Anda mengalami masalah internet, ingatlah bahwa Anda mungkin harus mematikan webcam untuk meningkatkan kinerja koneksi Anda secara keseluruhan. Jika benar-benar buruk, Anda mungkin harus keluar dari panggilan video sama sekali dan masuk menggunakan ponsel Anda.

8. Atur desktop Anda sebelum membagikan layar Anda

Tidak ada yang lebih memalukan daripada membagikan layar Anda kepada semua kolega Anda untuk mengetahui bahwa Anda lupa menutup percakapan pribadi di Slack atau tab yang meragukan dibiarkan terbuka. Bantulah diri Anda sendiri dan bersihkan semuanya sebelum Anda memulai rapat. Pastikan bahwa segala sesuatu yang perlu ditarik untuk rapat sudah siap, dan segala sesuatu yang tidak perlu ada tidak terlihat.

Baca Juga:  Cara Menciptakan Budaya Belajar di Tempat Kerja

9. Matikan notifikasi Anda

Sekarang desktop Anda sudah bersih dan siap untuk rapat, Anda harus mematikan notifikasi. Ini memastikan bahwa Anda tidak akan menerima peringatan yang mengganggu atau pesan pratinjau yang muncul saat Anda berbagi layar. Tidak ada yang lebih menyebalkan daripada ping konstan dari media sosial, pesan instan, atau perangkat lunak penskoran prospek Anda mati.

pria melakukan panggilan video di kantornya

10. Selalu bisu diri sendiri saat tidak berbicara

Bisukan diri Anda saat tidak berbicara. Ini adalah aturan utama etiket konferensi video. Aturan ini mudah diikuti dalam teori, tetapi mungkin tidak begitu mudah dalam praktiknya. Anda tidak akan percaya berapa banyak orang yang lupa untuk membisukan mikrofon mereka dan memaksa seluruh kelompok peserta rapat mereka untuk mendengarkan suara latar yang mengganggu, gonggongan anjing, umpan balik, dan entah apa lagi!

“Bisakah semua orang membisukan diri mereka sendiri?” adalah pertanyaan umum yang biasanya harus diulang-ulang sampai semua orang mendapatkan memo. Jangan menjadi salah satu dari orang-orang itu. Nonaktifkan suara Anda saat Anda mendengarkan, dan suarakan suara Anda saat Anda berbicara. Ini sesederhana itu.

11. Manfaatkan fitur konferensi video

Keuntungan terbesar dari konferensi video adalah semua fitur yang menyertainya. Ada kotak obrolan untuk digunakan jika Anda tidak ingin mengganggu percakapan yang sedang berlangsung, polling, berbagi layar, opsi rekaman, fitur branding, mode webinar, dan banyak lagi. Fitur-fitur ini menyempurnakan rapat Anda dengan cara yang tidak pernah bisa dilakukan secara langsung. Gunakan mereka untuk keuntungan Anda.

Setiap perangkat lunak konferensi video menawarkan fasilitas yang berbeda, jadi bandingkan semuanya untuk mengetahui mana yang tepat untuk Anda. Misalnya, Zoom dan Skype adalah dua solusi paling populer di pasar, tetapi mereka memiliki banyak perbedaan. Pastikan Anda melakukan riset yang memadai untuk memastikan bahwa solusi yang Anda pilih memiliki semua yang Anda dan tim Anda butuhkan.

Ke Anda

Bekerja dari jarak jauh memiliki banyak keuntungan, tetapi mungkin sulit untuk menyesuaikan diri saat Anda tidak lagi bertemu dengan siapa pun secara langsung. Gunakan 11 tip dan trik konferensi video ini untuk mengedepankan yang terbaik dalam rapat virtual Anda berikutnya. Dengan demikian, Anda akan tampil percaya diri saat menyampaikan pesan Anda dengan sempurna.

Tinggalkan komentar